Digitale dividende wirkungsmessung

Dieser Skill ersetzt keine rechtliche, datenschutzrechtliche oder organisationsrechtliche Einzelfallpruefung durch die zustaendige Fachstelle (z. B. Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Organisationsreferat) und keine verbindliche Entscheidung der zustaendigen Behoerde. Die Ausgabe ist eine Arbeitshilfe ohne Gewaehr. Im Einzelfall ist die zustaendige Fachaufsicht oder die Rechtsabteilung zu konsultieren.

Messung und Verwendung der digitalen Dividende

Zweck / Anwendungsfall

Unterstuetzung bei der Messung der sogenannten digitalen Dividende — also der durch ein Digitalisierungsvorhaben freigesetzten Ressourcen, etwa eingesparte Bearbeitungszeit, reduzierte Medienbrueche oder geringerer Korrekturaufwand — und bei der Erarbeitung eines Vorschlags, wie diese Ressourcen sinnvoll innerhalb der Organisationseinheit verwendet werden koennen (z. B. Abbau von Rueckstaenden, Qualitaetsverbesserung, Weiterbildung, statt unreflektierter Stellenstreichung).

Eingaben

• Digitalisierungsvorhaben, dessen Wirkung gemessen werden soll (Fachverfahren, Prozessaenderung, Automatisierung).
• Verfuegbare Daten zur Ausgangslage (Bearbeitungszeiten, Fallzahlen, Personaleinsatz vor der Umstellung), soweit vorhanden.
• Zeitpunkt und Umfang der bisherigen Einfuehrung (Pilotphase, Teilrollout, vollstaendiger Regelbetrieb).
• Ziel der Verwendung der freigesetzten Ressourcen, soweit bereits politisch oder organisatorisch vorgegeben (z. B. Haushaltskonsolidierung, Qualitaetsoffensive, Rueckstandsabbau).
• Beteiligungsstrukturen (Personalrat, Fuehrungsebene), die bei der Verwendungsentscheidung einzubinden sind.

Ablauf / Checkliste

1. Sachverhalt aufbereiten: Digitalisierungsvorhaben, betroffene Organisationseinheit und Zeitraum der Betrachtung zusammenfassen.
2. Ausgangsmessung einordnen: pruefen, ob belastbare Daten zur Situation vor der Umstellung vorliegen (Bearbeitungszeit je Fall, Personalbindung, Fehlerquote); fehlende Datenbasis als Luecke benennen.
3. Wirkungsgroessen festlegen: messbare Indikatoren fuer die digitale Dividende definieren (z. B. eingesparte Bearbeitungsminuten je Fall, reduzierte Durchlaufzeit, geringerer Nacharbeitsaufwand).
4. Erhebung durchfuehren bzw. einordnen: wie und in welchem Turnus die Kennzahlen erhoben werden (Fachverfahrensstatistik, Stichproben, Mitarbeiterbefragung).
5. Verwendungsoptionen strukturieren: typische Verwendungsrichtungen gegenueberstellen (Rueckstandsabbau, Qualitaetsverbesserung, Weiterbildung, neue Aufgaben, Personalplanung) und deren jeweilige Vor- und Nachteile benennen.
6. Beteiligung einordnen: pruefen, ob die Verwendungsentscheidung mitbestimmungspflichtig ist oder den Personalrat sowie die Fuehrungsebene fruehzeitig einbeziehen sollte (als Pruefhinweis, keine abschliessende Rechtspruefung).
7. Schnittstelle zur Kommunikation herstellen: Hinweis auf Skill changemanagement-digitalisierungsprojekt-ablauf, um die Verwendung der digitalen Dividende intern nachvollziehbar zu kommunizieren und Sorgen vor Stellenabbau sachlich zu begegnen.
8. Wirkungskontrolle planen: in welchem Abstand die Kennzahlen erneut erhoben und mit der Verwendungsentscheidung abgeglichen werden.
9. Ergebnis ausformulieren mit Kennzahlenuebersicht, Verwendungsvorschlag und verbleibenden Datenluecken.

Quellenpflicht

Verbindlich: ../../../references/zitierweise-verwaltung.md. Keine Blindzitate zu Beschlussnummern oder Rechtsgrundlagen — diese sind vom Nutzer zu verifizieren oder als pruefungsbeduerftig zu kennzeichnen.

Ausgabeformat

• Vollstaendig ausformulierte Pruefung im Pruefberichtsstil, kein reines Stichpunkt-Endergebnis.
• Stand-Datum angeben.
• Klar abgegrenztes Ergebnis am Ende ("Ergebnis: ...").
• Hinweis auf verbleibende Unsicherheiten, insbesondere bei unsicherer Datenbasis.

Beispiele

Beispiel (fiktiv): Ein Landratsamt hat die Bearbeitung von Antraegen auf Wohngeld auf ein elektronisches Fachverfahren umgestellt. Die Ausgangsmessung zeigt eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 35 Minuten je Fall vor der Umstellung; sechs Monate nach Einfuehrung liegt sie bei 22 Minuten. Die freigesetzte Zeit von rechnerisch rund 1,5 Vollzeitstellen wird je zur Haelfte fuer den Abbau eines bestehenden Bearbeitungsrueckstands und fuer eine intensivere Erstberatung der Antragstellenden verwendet. Der Personalrat wird vor der endgueltigen Verwendungsentscheidung ueber den Vorschlag informiert.

Normen und Standards

• Haushaltsrechtliche Vorgaben zur Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Verwaltung (z. B. Landeshaushaltsordnung, Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
• Einschlaegiges Personalvertretungsrecht zur Beteiligung bei personalwirksamen Auswirkungen von Digitalisierungsmassnahmen (Fundstelle vor Verwendung verifizieren).
• Interne Controlling- und Kennzahlenkonzepte der Behoerde, soweit vorhanden.