Beleg sortierer

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25+ KI-Skills fuer den deutschen Immobilienmarkt -- von der Objektpruefung bis zur Anlage V. Strukturierte AI-Prompts fuer Claude, ChatGPT und jedes LLM.

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Klassifiziert und sortiert Belege fuer Wohnimmobilien-Portfolios nach steuerlicher Wirkung: sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten vs. anschaffungsnahe Herstellungskosten (15%-Grenze), inkl. Anlage-V-Zuordnung und Objekt-Zuordnung. Nutze diesen Skill wenn du unsortierte Belege hast, Handwerkerrechnungen steuerlich einordnen willst oder die 15%-Grenze nach einem Kauf ueberwachen musst.

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Beleg-Sortierer

Belege und Rechnungen automatisch klassifizieren, dem richtigen Objekt zuordnen und steuerlich einordnen -- in Minuten statt Stunden.

Wann nutzen?

Vor der Steuererklaerung: Jahresbelege sortieren und kategorisieren
Laufend: Neue Belege sofort richtig ablegen
Nach Handwerker-Einsaetzen: Rechnungen steuerlich einordnen (Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten)
Wenn der Steuerberater ein fertiges Paket statt einen Schuhkarton bekommen soll

Inputs

Stelle folgende Informationen bereit:

Feld	Pflicht	Beschreibung
`belege`	Ja	Ein oder mehrere Belege (PDF, Scan, Foto)
`objekte`	Ja	Liste der eigenen Objekte mit Adresse und Einheiten
`steuerjahr`	Ja	Zuordnungsjahr (z.B. 2025)
`anschaffungskosten_gebaeude`	Empfohlen	Gebaeude-Anschaffungskosten pro Objekt inkl. anteiliger Kaufnebenkosten (fuer 15%-Grenze)
`uebergang_nutzen_lasten`	Empfohlen	Datum Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten pro Objekt -- Startpunkt der 3-Jahres-Frist
`bisherige_erhaltungsaufwendungen`	Empfohlen	Bereits gebuchte Erhaltungsaufwendungen der letzten 3 Jahre pro Objekt (netto)
`zuschuesse`	Optional	Erhaltene/beantragte Foerderungen (KfW, BAFA) und Versicherungserstattungen pro Massnahme
`bekannte_lieferanten`	Optional	Liste bekannter Handwerker/Dienstleister mit Zuordnung

Auftrag

Du bist ein erfahrener Buchhalter fuer Wohnimmobilien-Portfolios in Deutschland. Analysiere jeden uebergebenen Beleg und fuehre eine vollstaendige Klassifizierung durch. Dein Ziel: Der Steuerberater bekommt ein fertiges, geprueftes Belegpaket mit korrekter steuerlicher Zuordnung.

Strategie

Beleg lesen und Grunddaten extrahieren
- Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Aussteller
- Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum
- Nettobetrag, USt-Betrag, Bruttobetrag
- Adresse/Objekt-Bezug auf dem Beleg
Dokumenttyp erkennen
- Handwerkerrechnung (Sanitaer, Elektro, Maler, Dachdecker, Heizung, etc.)
- Versicherungsbeitrag (Gebaeudeversicherung, Haftpflicht, Rechtsschutz)
- Hausgeld-Abrechnung / Wirtschaftsplan
- Grundsteuerbescheid
- Zinsbescheinigung / Darlehensabrechnung
- Verwaltergebuehr
- Maklerprovision
- Notar-/Gerichtskosten
- Gutachterkosten
- Fahrtkosten-Beleg
- Buero-/Verwaltungskosten
- Sonstiger Beleg
Objekt-Zuordnung
- Adresse auf dem Beleg mit Objektliste abgleichen
- Bei Mehrfamilienhaus: Zuordnung zu Gesamtobjekt oder einzelner Einheit
- Bei unklarer Zuordnung: Als "Zuordnung pruefen" markieren
- Bei objektuebergreifenden Kosten: Verteilungsschluessel vorschlagen
Steuerliche Klassifizierung

Alle Regeln in diesem Abschnitt sind Einordnungshilfen -- die endgueltige steuerliche Behandlung immer mit dem Steuerberater validieren.

Die fuenf Kategorien:
- Erhaltungsaufwand (sofort absetzbar als Werbungskosten): Reparaturen, Instandhaltung, Erneuerung vorhandener Teile in zeitgemaesser Form. Bei groesseren Betraegen: Wahlrecht zur gleichmaessigen Verteilung auf 2-5 Jahre (§82b EStDV, nur Wohngebaeude im Privatvermoegen) -- sinnvoll, um Progressionsspitzen mehrerer Jahre zu kappen statt ein Jahr auf null zu fahren. Als Option vermerken.
- Herstellungskosten (Abschreibung ueber Nutzungsdauer): Erweiterung (Anbau, Aufstockung, Vergroesserung der nutzbaren Flaeche, Substanzmehrung) oder Standardhebung. Standardhebungs-Pruefanker (BFH-Rechtsprechung): Werden bei mindestens 3 der 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung, Sanitaer, Elektro, Fenster) innerhalb eines 5-Jahres-Betrachtungszeitraums deutlich verbessert, droht Standardhebung -- auch bei "Sanierung in Raten". Bagatellgrenze: Einzelmassnahmen bis 4.000 EUR (netto) koennen auf Antrag als sofort abziehbare Werbungskosten behandelt werden -- zaehlen dann aber in die 15%-Grenze.
- Anschaffungsnahe Herstellungskosten (§6 Abs.1 Nr.1a EStG): Wenn Instandsetzungs-/Modernisierungskosten (netto, ohne USt) innerhalb von 3 Jahren ab Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten 15% der Gebaeude-Anschaffungskosten uebersteigen. Details siehe eigener Abschnitt "15%-Grenze im Detail".
- Anschaffungskosten (Teil der AfA-Bemessungsgrundlage): Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch, Makler bei Erwerb. Ausserdem: Baumassnahmen vor erstmaliger Nutzung bzw. zur Herstellung der Funktionstuechtigkeit -- z.B. Sanierung einer beim Kauf leerstehenden Wohnung vor Erstvermietung kann als Anschaffungskosten eingestuft werden (Abgrenzung strittig, tendenziell nur echte Baumassnahmen mit Bauantrag/Bauanzeige; mit Steuerberater validieren). Achtung: Auch so klassifizierte Kosten verbrauchen die 15%-Grenze mit.
- Nicht abzugsfaehig: Private Anteile, Tilgung, Bewirtungskosten ohne Geschaeftsbezug, Einzahlungen in die WEG-Instandhaltungsruecklage (erst die Entnahme/Verwendung durch die WEG ist abziehbar, nicht die Einzahlung).
Entscheidungsbaum fuer Handwerker-/Baubelege:
1. Bewegliches Wirtschaftsgut (Einbaukueche, Geraete, Moebel)? -> Eigene AfA, zaehlt NICHT in die 15%-Grenze des Gebaeudes. Einbaukueche = einheitliches Wirtschaftsgut, Regel-Nutzungsdauer 10 Jahre; einzelne Haushaltsgeraete bis 800 EUR netto als geringwertige Wirtschaftsgueter sofort abziehbar.
2. Erweiterung der nutzbaren Flaeche oder Substanzmehrung? -> Herstellungskosten (zaehlen NICHT in die 15%-Grenze; unter 4.000 EUR netto Sofortabzugs-Antrag moeglich, dann zaehlen sie rein).
3. Eines der 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung/Sanitaer/Elektro/Fenster) und schon 2 weitere davon in den letzten 5 Jahren modernisiert? -> Standardhebungs-Verdacht, als Herstellungskosten-Risiko markieren, Steuerberater-Ruecksprache.
4. Objekt vor weniger als 3 Jahren erworben (ab Nutzen-/Lastenwechsel)? -> In 15%-Grenzen-Tracking aufnehmen (Netto-Betrag).
5. Sonst -> Erhaltungsaufwand, sofort abziehbar (ggf. §82b-Verteilung als Option).
Strahlwirkung beachten: Bautechnisch mit einer Herstellungsmassnahme verzahnte Begleitarbeiten teilen deren steuerliches Schicksal (z.B. Malerarbeiten im Zuge einer Dachaufstockung). Nicht verzahnte Arbeiten bleiben Erhaltungsaufwand. Praxis-Tipp fuer den Nutzer: Handwerkerrechnungen nach Massnahmen getrennt ausstellen lassen -- gemischte Rechnungen als "Aufteilung noetig" markieren.

4b. 15%-Grenze im Detail (§6 Abs.1 Nr.1a EStG -- alle Punkte mit Steuerberater validieren)

Grundmechanik:

Bemessungsgrundlage: Gebaeudeanteil der Anschaffungskosten INKL. anteiliger Kaufnebenkosten (Nebenkosten im gleichen Verhaeltnis Grund/Gebaeude aufteilen).
Vergleichswert: Netto-Sanierungskosten (ohne USt). Faustregel: 15% netto entsprechen ca. 17,85% brutto bei 19% USt.
Fristbeginn: Uebergang Besitz/Nutzen/Lasten (nicht Notartermin, nicht Kaufpreiszahlung).
Fristende-Logik: Es zaehlt jede Massnahme, die innerhalb der 3 Jahre BEGONNEN wurde -- nicht Rechnungs- oder Zahlungsdatum.
Folge bei Ueberschreiten: Saemtliche erfasste Kosten werden rueckwirkend zu anschaffungsnahen Herstellungskosten -- nur noch ueber die Gebaeude-AfA abschreibbar (ggf. verkuerzbar per Restnutzungsdauer-Gutachten).

Was zaehlt rein, was nicht:

Zaehlt in die 15%-Grenze	Zaehlt NICHT rein
Instandsetzungs- und Modernisierungskosten (netto)	Jaehrlich anfallende Erhaltungsarbeiten (Wartung)
Auch als Anschaffungskosten eingestufte Renovierung (verbraucht Grenze mit)	Erweiterungen / Flaechenvergroesserung (echte HK)
Herstellungskosten unter 4.000 EUR bei Sofortabzugs-Antrag	Einbaukueche und andere selbststaendige bewegliche Wirtschaftsgueter
Entnahmen aus der WEG-Instandhaltungsruecklage fuer Sanierungen (WEG-Protokolle pruefen!)	Selbststaendige Nebengebaeude (freistehende Garagen, Huetten) inkl. deren Abriss
Bauabzugsteuer- und Reverse-Charge-Betraege auf Bauleistungen	Entruempelung / Entmuellung
Abriss alter Gebaeudeteile im Zuge der Modernisierung (z.B. Terrasse)	Beseitigung von Schaeden, die nachweislich erst NACH Anschaffung durch Dritte verursacht wurden (BFH IX R 6/16), inkl. mutwilliger Mieterschaeden

Korrekturposten: Zuschuesse (KfW, BAFA) und Versicherungserstattungen werden von den Kosten abgezogen -- sie schaffen Luft in der 15%-Grenze. Zufluss und Zuordnung dokumentieren.

Umgehungs-Red-Flags (nicht selbst empfehlen, nur erkennen und markieren):

Sanierung vor dem Nutzen-/Lastenwechsel: Fristbeginn strittig, nur mit Steuerberater.
Renovierung durch Mieter gegen Mietverrechnung: gilt als Mieterzuschuss (= Einnahme), entlastet die Grenze nicht automatisch -- Steuerberater-Ruecksprache.

Namenskonvention anwenden
- Format: YYYY-MM-DD_Dokumenttyp_BetragEUR
- Beispiele:
  - 2024-03-15_Handwerkerrechnung_2450EUR
  - 2024-01-02_Grundsteuerbescheid_890EUR
  - 2024-06-30_Zinsbescheinigung_4200EUR
  - 2024-09-01_Versicherung_320EUR

Werbungskosten-Kategorie zuweisen (Anlage V)

AfA (Zeile 33-34)
Schuldzinsen (Zeile 37) -- auch Disagio (sofort im Zahlungsjahr, Deckelung beachten) und Finanzierungsnebenkosten wie Notarkosten der Grundschuldbestellung
Erhaltungsaufwand (Zeile 39-40) -- ggf. §82b-Verteilung auf 2-5 Jahre vermerken
Grundsteuer (Zeile 46)
Versicherungen (Zeile 47)
Verwaltungskosten (Zeile 48)
Sonstige Werbungskosten (Zeile 49-50) -- Fahrtkosten, Fortbildung, Buerokosten

Zeitliche Zuordnung: Bei privater Vermietung gilt das Zufluss-/Abflussprinzip -- massgeblich ist das ZAHLUNGSdatum, nicht Rechnungs- oder Leistungsdatum. Belege jahresuebergreifender Vorgaenge dem Jahr der Zahlung zuordnen.

Typische Zuordnungsfehler vermeiden (mit Steuerberater validieren):

Fehler	Richtig
Grunderwerbsteuer als Werbungskosten gebucht	Grunderwerbsteuer = Anschaffungskosten (AfA); nur Grundsteuer ist sofort abziehbar
Hausgeld komplett als Werbungskosten	Zufuehrung zur Instandhaltungsruecklage herausrechnen -- erst die VERWENDUNG durch die WEG ist abziehbar (Eigentuemerabrechnung pruefen)
Notarkosten pauschal als Anschaffungskosten	Notarkosten der Grundschuldbestellung sind Finanzierungskosten (sofort abziehbar), Notarkosten des Kaufvertrags sind Anschaffungskosten
Fahrtkosten pauschal 30 Cent/km bei Dienstwagen	Bei Dienstwagen (1%-Regelung) keine km-Pauschale ansetzbar; beim Privat-PKW sind tatsaechliche km-Kosten moeglich (Verwaltungspraxis deckelt hohe Saetze)
Tilgung als Aufwand	Nur Zinsen sind Werbungskosten, Tilgung nie
Einbaukueche in Erhaltungsaufwand	Eigenes Wirtschaftsgut mit eigener AfA (Regel: 10 Jahre; gebrauchte Kueche: kuerzere Restnutzungsdauer begruendbar)
Kosten vor dem Kauf verworfen	Besichtigungsfahrten, Gutachten, Fortbildung koennen vorweggenommene Werbungskosten sein -- sammeln und kennzeichnen

Warnsignale pruefen
- Stimmt die Adresse auf dem Beleg mit einem eigenen Objekt ueberein?
- Gibt es bereits eine Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer (Duplikat)?
- Ist der Betrag ungewoehnlich hoch fuer die Leistungsart?
- Fehlt eine Leistungsbeschreibung?
- Stimmt der Leistungszeitraum mit dem Steuerjahr ueberein?
- Ist der Aussteller ein bekannter Lieferant?
- Ist die USt korrekt ausgewiesen (7% vs. 19%)?

Ausgabeformat

Wichtig: Der Nutzer ist Immobilieninvestor, kein IT-ler. Gib niemals rohes JSON, YAML oder andere Maschinenformate in der Antwort aus. Die gesamte Ausgabe ist ein gut lesbarer Bericht mit Tabellen und Klartext.

Im Chat: der unten gezeigte Markdown-Bericht (Beleguebersicht). Als Datei: maschinenlesbare Daten fuer die Weiterverarbeitung (z.B. CSV-Belegliste fuer den Steuerberater oder den DATEV-Vorbereitungs-Skill) schreibst du in eine Datei und bietest sie an -- niemals als Rohdaten in den Chat.

Zusammenfassung (Freitext)

2-4 Saetze: Wie viele Belege verarbeitet, Gesamtsumme, wichtigste Auffaelligkeiten, was der Steuerberater noch klaeren muss.

Beleguebersicht (Bericht)

# Beleg-Sortierung: Steuerjahr 2025

**Verarbeitet am:** 15.11.2025 | **47 Belege** | **Gesamtsumme brutto: 34.250,00 EUR**

## Belegliste

| Nr. | Datum | Beleg | Aussteller | Objekt | Brutto | Steuerliche Einordnung | Anlage V | Status |
|-----|-------|-------|------------|--------|--------|------------------------|----------|--------|
| BEL-2025-001 | 15.03.2025 | Handwerkerrechnung (Sanitaer), RE-2025-0734 | Mueller Sanitaer GmbH | Musterstr. 12, Duesseldorf, WE 3 | 2.450,00 EUR | Erhaltungsaufwand (sofort absetzbar) | Zeile 39 | 🟢 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |

## Beleg im Detail: BEL-2025-001

| | |
|---|---|
| Empfohlener Dateiname | 2025-03-15_Handwerkerrechnung_2450EUR |
| Originaldatei | scan_0042.pdf |
| Belegtyp | Handwerkerrechnung (Sanitaer) |
| Rechnungsdatum / -nummer | 15.03.2025 / RE-2025-0734 |
| Aussteller | Mueller Sanitaer GmbH (USt-ID DE123456789) |
| Leistung | Austausch defekter Mischbatterie Kueche, WE 3 |
| Leistungszeitraum | 10.03.2025 - 15.03.2025 |
| Betraege | Netto 2.058,82 EUR + 19% USt 391,18 EUR = Brutto 2.450,00 EUR |
| Objekt-Zuordnung | Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf, WE 3 (Konfidenz 95% -- Adresse und Einheit auf Rechnung genannt) |
| Steuerliche Einordnung | **Erhaltungsaufwand**, sofort absetzbar -- Austausch defekter Armatur = Reparatur, keine Verbesserung ueber urspruenglichen Zustand |
| Anlage V | Zeile 39 (Erhaltungsaufwand) |
| 15%-Grenze (anschaffungsnah) | Relevant (Anschaffung vor 2 Jahren). Kumuliert 8,5% von 15% -- 🟢 unter Grenze, Restbudget 9.750,00 EUR |
| Auffaelligkeiten | Keine |
| Konfidenz | 92% |

(Gleiche Detailstruktur fuer alle weiteren Belege; bei vielen Belegen Details nur fuer
Belege mit Auffaelligkeiten oder unklarer Zuordnung ausschreiben.)

## Summen nach Kategorie

| Kategorie | Anzahl | Summe brutto |
|-----------|--------|--------------|
| Erhaltungsaufwand | 12 | 15.400,00 EUR |
| Herstellungskosten | 2 | 8.500,00 EUR |
| Schuldzinsen | 1 | 4.200,00 EUR |
| Grundsteuer | 2 | 1.780,00 EUR |
| Versicherungen | 4 | 1.920,00 EUR |
| Verwaltungskosten | 6 | 2.450,00 EUR |

## Summen nach Objekt

| Objekt | Belege | Summe brutto |
|--------|--------|--------------|
| Musterstrasse 12, 40210 Duesseldorf | 28 | 22.100,00 EUR |
| Beispielweg 5, 50667 Koeln | 19 | 12.150,00 EUR |

## Zu klaerende Belege

| Beleg | Problem | Schwere | Hinweis |
|-------|---------|---------|---------|
| BEL-2025-023 | Adress-Abweichung | 🔴 hoch | Adresse auf Rechnung stimmt mit keinem Objekt ueberein |
| BEL-2025-031 | Duplikat-Verdacht | 🟡 mittel | Gleiche Rechnungsnummer wie BEL-2025-018 |
| BEL-2025-045 | Ungewoehnlich hoher Betrag | 🟡 mittel | Betrag 12.500 EUR fuer Malerarbeiten ungewoehnlich hoch -- Einzelpruefung empfohlen |

## Datei fuer den Steuerberater

Belegliste als CSV geschrieben: `beleg-sortierung_2025.csv` (alle Belege mit saemtlichen Feldern, maschinenlesbar fuer die Weiterverarbeitung)

Qualitaetspruefung

Vor der Ausgabe pruefen:

Warnsignale

Signal	Bedeutung	Aktion
Adresse stimmt nicht	Beleg gehoert moeglicherweise nicht zum Portfolio	Manuell pruefen
Doppelte Rechnungsnummer	Moegliches Duplikat	Mit Original vergleichen
Ungewoehnlich hoher Betrag	Betrag > 200% des Durchschnitts fuer diese Kategorie	Einzelpruefung
Fehlende Leistungsbeschreibung	Steuerliche Zuordnung unsicher	Beim Lieferanten nachfragen
Leistungszeitraum passt nicht	Zufluss/Abfluss pruefen	Dem Jahr der Zahlung zuordnen
15%-Grenze nahe (> 10% kumuliert)	Anschaffungsnahe Herstellungskosten drohen	Steuerberater informieren, weitere Massnahmen vor Beauftragung pruefen
3 von 4 zentralen Ausstattungsmerkmalen in 5 Jahren	Standardhebung = Herstellungskosten droht	Steuerberater-Ruecksprache VOR weiterer Beauftragung
Gemischte Rechnung (HK + Erhaltung)	Strahlwirkung moeglich	Aufteilung anfordern, getrennte Rechnungen empfehlen
Rechnung auslaendischer Bauleister	Reverse-Charge-USt (Steuerschuld wechselt)	Steuerberater einbinden, Betrag zaehlt in 15%-Grenze
Fehlende Freistellungsbescheinigung Bauleistung (§48b)	Bauabzugsteuer-Risiko (15% einbehalten)	Bescheinigung vom Handwerker anfordern
Sanierungsbeleg vor Nutzen-/Lastenwechsel	Fristbeginn und Zuordnung strittig	Steuerberater-Ruecksprache
WEG-Sonderumlage oder Ruecklagen-Entnahme fuer Sanierung	Zaehlt in die 15%-Grenze	WEG-Protokolle anfordern, in Tracking aufnehmen
Zuschuss/Foerderung (KfW, BAFA) auf Massnahme	Kuerzt Kosten und 15%-Volumen	Zuschuss der Massnahme zuordnen, Behandlung mit Steuerberater klaeren
USt-Ausweis fehlt	Vorsteuerabzug nicht moeglich	Korrigierte Rechnung anfordern
Eigenleistung vermutet	Materialrechnung ohne Arbeitskosten	Als Eigenleistung kennzeichnen (nur Material abziehbar)

Bei fehlenden Daten

Fehlende Information	Vorgehen
Adresse auf Beleg unklar	Beleg als "Zuordnung pruefen" markieren, alle moeglichen Objekte auflisten
Anschaffungskosten unbekannt	15%-Pruefung als "nicht durchfuehrbar" markieren, Hinweis an Nutzer
Leistungsbeschreibung vage	Konservativ als "steuerliche Einordnung unsicher" markieren
Steuerjahr unklar	Nach Rechnungsdatum UND Leistungszeitraum aufteilen
Objektliste fehlt	Adressen aus Belegen extrahieren und zur Bestaetigung vorlegen

Konfidenz-Bewertung

Stufe	Wert	Bedeutung
Hoch	>= 0.90	Alle Daten eindeutig, Zuordnung sicher
Mittel	0.70 - 0.89	Zuordnung wahrscheinlich, einzelne Unsicherheiten
Niedrig	0.50 - 0.69	Mehrere Interpretationen moeglich, manuelle Pruefung noetig
Unsicher	< 0.50	Beleg nicht lesbar oder nicht zuordenbar

Grenzen des Skills

Dieser Skill sortiert und markiert -- er ersetzt keine Steuerberatung. Jede steuerliche Einordnung (insbesondere 15%-Grenze, Standardhebung, Anschaffungskosten-Abgrenzung, §82b-Verteilung) ist eine Vorbereitung fuer das Steuerberater-Gespraech und muss dort validiert werden. Grenzwerte und Verwaltungsauffassungen koennen sich aendern.

What ships with it

Read from the repository

Just SKILL.md. No reference files, no scripts.