Planning kickoff

Kickoff会议自动化

核心原则

1. 透明度即协作：会议议程、背景材料、行动项全员可见，确保信息同步
2. 风险前置：会前预识别潜在问题和风险，确保会议高效讨论关键议题
3. 自动化追踪：行动项提取、跟进提醒、完成状态自动追踪

交互模式

🤖 AI辅助（Kickoff需要人类主持）

• 会前：AI自动完成所有准备工作（Step 1-3）
• 会中：人类主持会议，AI提供实时辅助（如实时问答建议）
• 会后：AI自动完成纪要和跟进（Step 4-6）

---

输入

输入项	类型	必填	来源	说明
project_charter	object	是	output/pm-project/planning-project-charter/project_charter	项目宪章
resource_plan	object	是	output/pm-project/planning-resource/resource_plan	资源计划
meeting_attendees	string[]	是	用户提供	会议参与者名单
preferred_meeting_time	string	○	用户提供	首选会议时间

---

执行步骤

会前AI：准备阶段

Step 1: 议程自动生成

动作：

• 基于项目宪章和资源计划生成会议议程
• 分配每个议题的时间
• 标注每个议题的负责人
• 确保关键信息不被遗漏

输出：

{
  "agenda": {
    "meeting_title": "string",
    "duration_minutes": number,
    "items": [{
      "order": 1,
      "topic": "string",
      "duration_minutes": number,
      "presenter": "string",
      "key_points": ["string"],
      "decision_needed": boolean
    }],
    "buffer_minutes": number
  }
}

Step 2: 背景材料自动整理

动作：

• 汇总项目宪章核心内容为1页摘要
• 整理资源计划要点
• 收集相关文档链接
• 生成可视化的项目概览

输出：

{
  "background_materials": {
    "executive_summary": "string (< 500 words)",
    "project_overview": {
      "objectives": ["string"],
      "scope": ["string"],
      "timeline": "string",
      "team": ["string"]
    },
    "key_risks": ["string"],
    "success_criteria": ["string"],
    "document_links": [{
      "title": "string",
      "url": "string",
      "description": "string"
    }]
  }
}

Step 3: 问题清单预准备

动作：

• 基于项目背景识别常见问题
• 预测利益相关方可能关心的问题
• 预先准备答案要点
• 标记需要特定人回答的问题

输出：

{
  "prepared_questions": [{
    "question": "string",
    "likely_from": "string",
    "prepared_answer": "string",
    "answer_owner": "string",
    "priority": "high | medium | low"
  }]
}

会中人类：会议主持

人类主持要点：

• 按议程推进会议
• 确保每个关键决策有结论
• 记录会上提出的新问题
• 控制时间，避免超时

会后AI：跟进阶段

Step 4: 会议纪要自动生成

动作：

• 接收会议记录（或录音转写）
• 提取关键讨论点和结论
• 整理未解决的问题
• 生成格式化的会议纪要

输出：

{
  "minutes": {
    "meeting_info": {
      "title": "string",
      "date": "ISO date",
      "attendees": ["string"],
      "absentees": ["string"]
    },
    "key_decisions": [{
      "decision": "string",
      "decision_maker": "string",
      "date": "ISO date"
    }],
    "discussion_summary": "string",
    "unresolved_issues": ["string"],
    "next_steps": ["string"]
  }
}

Step 5: 行动项自动提取

动作：

• 从会议纪要中识别行动项
• 提取每个行动项的：负责人、内容、截止日期
• 分配行动项ID
• 建立行动项追踪

输出：

{
  "action_items": [{
    "id": "AI-001",
    "description": "string",
    "owner": "string",
    "due_date": "ISO date",
    "status": "open | in_progress | completed",
    "priority": "high | medium | low",
    "related_decision": "string | null"
  }]
}

Step 6: 后续跟进提醒设置

动作：

• 基于行动项截止日期设置提醒
• 为关键里程碑设置提醒
• 配置提醒接收人
• 生成跟进计划摘要

输出：

{
  "follow_up_reminders": [{
    "id": "REM-001",
    "type": "action_item | milestone | check_in",
    "title": "string",
    "due_date": "ISO date",
    "notify": ["string"],
    "reminder_timing": "1 day before | 3 days before | 1 week before",
    "auto_follow_up": boolean
  }],
  "follow_up_schedule": {
    "next_check_in": "ISO date",
    "next_status_review": "ISO date",
    "project_phase_end": "ISO date"
  }
}

---

输出

存储路径：output/pm-project/planning-kickoff/

输出文件：kickoff.json、metadata.json

输出Schema：

{
  "type": "object",
  "required": ["kickoff", "metadata"],
  "properties": {
    "kickoff": {"type": "object", "description": "启动会数据，包含议程、背景材料、预判问题和会议纪要"},
    "metadata": {"type": "object", "description": "元数据，包含会议安排和准备状态"}
  }
}

输出校验规则

字段路径	类型	必填	说明
kickoff.agenda.meeting_title	string	是	会议标题，须包含项目名称
kickoff.agenda.duration_minutes	number	是	会议时长（分钟），须>0
kickoff.agenda.items	array	是	议程项列表，每项须含order、topic、duration_minutes
kickoff.agenda.items[].decision_needed	boolean	是	是否需要决策
kickoff.background_materials.executive_summary	string	是	项目摘要，须<500字
kickoff.background_materials.project_overview.objectives	array	是	项目目标列表，至少1项
kickoff.background_materials.key_risks	array	否	关键风险列表
kickoff.background_materials.success_criteria	array	是	成功标准列表，至少1项
kickoff.prepared_questions[].priority	string	是	问题优先级，枚举值high/medium/low
kickoff.minutes.meeting_info.date	string	是	会议日期，ISO 8601格式
kickoff.minutes.key_decisions	array	是	关键决策列表，每项须含decision、decision_maker、date
kickoff.action_items[].owner	string	是	行动项负责人
kickoff.action_items[].due_date	string	是	行动项截止日期，ISO 8601格式
kickoff.action_items[].status	string	是	行动项状态，枚举值open/in_progress/completed
kickoff.follow_up_reminders[].type	string	是	提醒类型，枚举值action_item/milestone/check_in
metadata.meeting_scheduled	boolean	是	会议是否已安排
metadata.preparation_completed_at	string	是	准备完成时间，ISO 8601格式

{
  "kickoff": {
    "agenda": {
      "meeting_title": "在线课堂互动功能项目启动会",
      "duration_minutes": 90,
      "items": [
        {
          "order": 1,
          "topic": "项目背景与目标",
          "duration_minutes": 15,
          "presenter": "张明（产品负责人）",
          "key_points": ["提升课堂互动率至60%", "支持实时问答和投票功能"],
          "decision_needed": false
        }
      ],
      "buffer_minutes": 10
    },
    "background_materials": {
      "executive_summary": "本项目旨在为在线教育平台增加实时课堂互动功能，包括学生举手提问、实时投票和弹幕互动，以提升学员参与度和课程完课率。",
      "project_overview": {
        "objectives": ["课堂互动率提升至60%", "课程完课率提升15%"],
        "scope": ["实时问答模块", "课堂投票模块", "弹幕互动模块"],
        "timeline": "2024-Q2（10周）",
        "team": ["张明（PM）", "李伟（前端Lead）", "王芳（后端Lead）", "陈刚（QA Lead）"]
      },
      "key_risks": ["WebSocket并发性能风险", "与现有播放器集成复杂度"],
      "success_criteria": ["互动功能上线后课堂互动率≥60%", "P0缺陷数=0"],
      "document_links": [
        {
          "title": "课堂互动PRD",
          "url": "https://wiki.example.com/class-interaction-prd",
          "description": "课堂互动功能产品需求文档"
        }
      ]
    },
    "prepared_questions": [
      {
        "question": "互动功能是否需要支持回放场景？",
        "likely_from": "李伟（前端Lead）",
        "prepared_answer": "一期仅支持直播场景，回放场景列入二期规划",
        "answer_owner": "张明",
        "priority": "high"
      }
    ],
    "minutes": {
      "meeting_info": {
        "title": "在线课堂互动功能项目启动会",
        "date": "2024-04-01",
        "attendees": ["张明", "李伟", "王芳", "陈刚"],
        "absentees": []
      },
      "key_decisions": [
        {
          "decision": "一期仅支持直播场景互动，回放互动列入二期",
          "decision_maker": "张明",
          "date": "2024-04-01"
        }
      ],
      "discussion_summary": "团队对课堂互动功能目标达成一致，确认一期聚焦直播场景，技术方案采用WebSocket+Redis架构",
      "unresolved_issues": ["弹幕消息的审核机制待确认"],
      "next_steps": ["李伟完成技术方案设计", "王芳完成接口定义", "陈刚准备测试环境"]
    },
    "action_items": [
      {
        "id": "AI-001",
        "description": "完成课堂互动技术方案设计文档",
        "owner": "李伟",
        "due_date": "2024-04-08",
        "status": "open",
        "priority": "high",
        "related_decision": null
      }
    ],
    "follow_up_reminders": [
      {
        "id": "REM-001",
        "type": "action_item",
        "title": "技术方案设计文档截止提醒",
        "due_date": "2024-04-08",
        "notify": ["李伟", "张明"],
        "reminder_timing": "1 day before",
        "auto_follow_up": true
      }
    ]
  },
  "metadata": {
    "meeting_scheduled": true,
    "meeting_date": "2024-04-01",
    "attendees_confirmed": ["张明", "李伟", "王芳", "陈刚"],
    "preparation_completed_at": "2024-03-31T18:00:00+08:00",
    "follow_up_enabled": true
  }
}

---

会议时长建议

项目规模	建议时长
小型项目（< 5人，< 4周）	30-45分钟
中型项目（5-15人，1-3月）	60-90分钟
大型项目（> 15人，> 3月）	90-120分钟

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决策规则

条件	动作
关键利益相关方无法参加	升级至人类协调时间
会议中产生重大范围变更	触发宪章更新流程（Pipeline 1）
行动项无法分配负责人	升级至项目经理决策
会议未能按计划召开	重新调度，发送通知

质量检查

• 议程覆盖项目目标、范围、角色、时间线
• 关键利益相关方确认参会
• 行动项有明确负责人和截止日期
• 会议材料提前发送至参会者

降级策略

上游文件缺失降级方案

缺失的上游输入	降级方案	输出影响
项目宪章	用户描述项目目标和范围，AI基于描述生成Kickoff议程	基于用户描述生成Kickoff议程，缺少结构化宪章数据支撑
资源规划	跳过资源配置讨论环节，议程中标注"资源规划待确认"	Kickoff材料含待确认资源项，需会后补充
会议参与者	用户提供参会人员名单，AI据此调整议程和问题准备	基于用户输入的参会配置，议程和问题预准备可能不完整
首选会议时间	若用户未提供首选会议时间，提示用户提供或跳过该输入相关步骤	会议安排缺少时间信息，需人工补充

数据获取说明

当上游文件缺失时，通过以下方式获取必要数据：

1. 项目宪章缺失：请用户描述项目目标、范围和关键里程碑，AI将基于描述生成Kickoff议程和背景材料摘要
2. 资源规划缺失：Kickoff议程中跳过资源配置讨论环节，标注"资源规划待确认"，建议在会议中增加资源讨论议题
3. 会议参与者缺失：请用户提供参会人员名单和角色，AI将据此调整议程时间分配和问题预准备

上游变更响应

上游变更影响表

上游变更	影响范围	响应策略
项目宪章变更（目标/范围/成功标准调整）	议程内容、背景材料、问题预准备	重新生成议程和背景材料，更新问题清单
资源规划变更（人员/预算调整）	资源配置讨论环节、团队信息	更新背景材料中的资源要点，调整议程相关环节
参会人员变更（增减/角色变化）	议程时间分配、问题预准备、提醒配置	重新调整议程和问题准备，更新提醒接收人

下游通知机制表

变更类型	影响范围	通知方式
会议议程变更	所有参会者、会议安排	更新kickoff.json，发送议程变更通知
行动项变更（新增/修改/完成）	行动项负责人、项目经理	更新kickoff.json，通知相关责任人和项目经理
关键决策变更	项目宪章、后续规划Pipeline	更新kickoff.json，通知planning-project-charter