Lohn mandantenaufnahme onboarding

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⚠️ Experimentelle Skill-Sammlung für deutsches Recht (Arbeits-, Gesellschafts-, Insolvenz-, Datenschutz-, Prozessrecht u.a.) – inzwischen verbessert und im Alltag getestet, aber weiterhin Experiment. Bitte selber ausprobieren, Issues/PRs willkommen! Keine Rechtsberatung. Mandatsgeheimnis (§§ 203/204 StGB, § 43e BRAO), DSGVO, US-Transfer, KI-VO & Co

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Wenn es um Lohn-Mandantenaufnahme — Onboarding in Steuerrecht – Steuerberater und Anwälte geht: prüft Frist, Form, Zuständigkeit, Rechtsweg und Sofortmaßnahmen; liefert eine Fristen- und Risikoampel mit Sofortschritten.

SKILL.md

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Lohn-Mandantenaufnahme — Onboarding

Fachlicher Anker

Normen: § 6a, § 41a EStG, § 28a SGB IV.
Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
Quellenhygiene: references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.

Kernsachverhalt

Die Aufnahme eines neuen Lohn-Mandanten ist organisatorisch anspruchsvoll: Stammdaten zum Arbeitgeber und allen Arbeitnehmern, SV-Nummern, Steuer-IDs, ELStAM-Abruf, Berufsgenossenschaft, ggf. Versorgungswerk. Fehlende oder fehlerhafte Stammdaten fuehren zu später aufwendigen Korrekturen. Der Steuerberater nutzt eine Standard-Checkliste, die in DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder einem äquivalenten Programm zu hinterlegen ist.

Kaltstart-Rueckfragen

Welche Rechtsform und Branche des Mandanten?
Wie viele Arbeitnehmer (Stammbelegschaft, geringfuegig, Werkstudenten)?
Welches Vorprogramm bzw. Vorberater (Datenuebernahme möglich)?
Welcher Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum (monatlich, vierteljaehrlich, jaehrlich)?
Bestehen ueberbetriebliche Tarifvertraege?
Gibt es eine Betriebsvereinbarung zu Loehnen, Tantiemen, bAV?
Welche Berufsgenossenschaft ist zuständig?
Gibt es Sondervergueteungen (Sachbezuege, Dienstwagen, JobRad, bAV)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 41a EStG — Anmeldung und Abfuehrung Lohnsteuer.

§ 28a SGB IV — SV-Meldungen Arbeitgeber.

§ 14 SGB IV — Arbeitsentgelt-Definition.

§ 8 SGB IV — geringfuegige Beschäftigung.

§ 1 LStDV — Anwendungsbereich.

§ 19 EStG — Einkuenfte aus nichtselbstaendiger Arbeit.

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis (Lohnsteuer-Hilfeleistung).

§ 35 StBVV — Honorar Lohnbuchfuehrung.

Standards

DATEV-Stammdaten-Prüfliste.
DEUEV (Datenerfassungs- und -uebermittlungsverordnung).
Gemeinsame Rundschreiben Spitzenverbaende Krankenkassen.

Workflow

Phase 1 — Arbeitgeber-Stammdaten

Stammdaten-Feld	Quelle / Prüfung
Firma, Rechtsform, Sitz	Handelsregister-Auszug
Steuer-Nr und Steuer-Id	Finanzamtsbescheid
Betriebsstaetten-Nummer (BSN)	Bundesagentur für Arbeit
Berufsgenossenschaft + Mitgliedsnummer	BG-Bescheid
Krankenkassen-Schlüssel	Krankenkasse
Versorgungswerk (falls einschlaegig)	Berufsverband
Tarifvertrag	DGB / Verband
Lohnsteuer-Anmeldungs-Zeitraum	FA-Festlegung

Phase 2 — Arbeitnehmer-Stammdaten

Stammdaten je AN	Quelle
Vorname, Nachname, Geburtsdatum	Personalausweis-Kopie
Steuer-Id (11-stellig)	Mitteilung Bundeszentralamt
Sozialversicherungs-Nr	SV-Ausweis
Krankenkasse	KK-Wahl-Bescheid
Steuerklasse, Kinderfreibetrag	ELStAM-Abruf
Konfession (KiSt-Pflicht)	ELStAM
Adresse	Anmeldebescheinigung
Beschäftigungsbeginn / Eintrittsdatum	Arbeitsvertrag
Vereinbarte Arbeitszeit	Arbeitsvertrag
Brutto-Gehalt	Arbeitsvertrag
Sonderleistungen	Arbeitsvertrag, BV

Phase 3 — ELStAM-Abruf

ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale): zentraler Abruf der LSt-Merkmale beim BZSt (§ 39e EStG).
Voraussetzung: Steuer-Id (11-stellig) des AN.
Abrufschluessel: AG-Steuer-Nr (FA-Schlüssel + AG-Nr) und Geburtsdatum des AN.
Abruf-Zeitpunkt: vor der ersten Lohnabrechnung, in DATEV LODAS unter Mandant → Mitarbeiterverwaltung → ELStAM-Anmeldung; bei DATEV Lohn und Gehalt unter Stamm → ELStAM-Verfahren. Ruecklauf in der Regel binnen Sekunden.
Erst-Anmeldung mit Anlassgrund "Beginn der Beschäftigung"; Folgemonatlich automatische Aktualisierung bei Änderungen (Steuerklasse, KiFB, KKB).

Phase 4 — SV-Anmeldung

Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Krankenkasse (zugleich für RV und PV).
Meldung Beschäftigungsbeginn binnen 6 Wochen (§ 28a SGB IV).
Bei Minijob: Anmeldung bei Minijob-Zentrale (Knappschaft-Bahn-See).
Sofortmeldung in Sonderbranchen (§ 28a Abs. 4 SGB IV): Bau, Gaststaette, Fleischwirtschaft.

Phase 5 — Berufsgenossenschaft

Mitgliedsnummer BG.
Gefahrtarif und Beitragssatz.
Lohnnachweis erstmalig im Folgejahr (Februar).
Vorausabhebung BG-Beitrag im laufenden Jahr.

Phase 6 — Probelauf und Freigabe

Erste Lohnabrechnung als Probelauf erstellen.
Mit Mandant durchsprechen, Stammdaten bestaetigen.
Erste Lohnsteuer-Anmeldung und SV-Meldung.
Mandantenakte mit allen Unterlagen aufbauen.

Strategie und Praxis-Tipps

Onboarding-Checkliste konsequent durchgehen — vergessene Stammdaten kosten später erheblich Zeit.
ELStAM-Abruf rechtzeitig — bei Fehlern keine Abrechnung möglich.
Bei Konzern-Mandanten: zentrale Konsistenz prüfen (gleiche Konto-Nummern, Kostenstellen).
Mandantenvereinbarung schriftlich — Lohnbuchfuehrung StBVV § 35 separater Auftrag.
Erstes Lohn-Jahr immer mit Stichproben prüfen (Sachbezuege, Pauschalsteuer, SV-Klassifikation).
DATEV-Tipp: DATEV LODAS Mandanten-Anlage mit Prüfliste; bei Datenuebernahme aus Vorprogramm (z.B. Lexware) erweiterte Prüfung.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

EStG §§ 19, 41a; LStDV § 1.
SGB IV §§ 8, 14, 28a.
StBerG § 33, StBVV § 35.
DEUEV.
Gemeinsame Rundschreiben Spitzenverbaende KK.