Stb mandantenkommunikation bwa uebergabe quartal

Quartalsgespraech — BWA-Uebergabe mit dem Mandanten

Kernsachverhalt

Das Quartalsgespraech ist Standard fuer mittelstaendische Mandanten: BWA-Besprechung, steuerliche Themen, Investitionsplanung, Personalfragen, Liquiditaet. 1-2 Stunden pro Quartal. Bestaerkt die Mandantenbindung und reduziert spaetere Konflikte. Der Steuerberater bereitet sich systematisch vor, fuehrt das Gespraech strukturiert und dokumentiert die Ergebnisse.

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welche Themen sind im aktuellen Quartal relevant?
2. Welche BWA-Auffaelligkeiten?
3. Welche Steuerthemen anstehend (Vorauszahlungen, USt-Sonderpruefung)?
4. Welche Personalthemen (Eintritte, Austritte, Pruefungen)?
5. Welche Investitionsplaene des Mandanten?
6. Welche Liquiditaet aktuell?
7. Welche Eskalationsthemen (Krisensignale)?
8. Welche externen Stakeholder (Bank, Beirat)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

Paragraf 102 StaRUG: Die BWA-Übergabe löst die Norm nicht selbst aus; Jahresabschlussauftrag und weitere Tatbestandsmerkmale gesondert prüfen.

§ 5 RDG — Abgrenzung Rechtsberatung.

Workflow

Phase 1 — Vorbereitung (1 Woche vorher)

• BWA, SuSa, OPOS-Listen durchsehen.
• Vorquartal-Vergleich aufbereiten.
• Steuerliche Themen sammeln (vorausgezahlte Steuern, Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG, Sonder-AfA).
• Personalfragen erfassen (Lohnkostenquote, geplante Neueinstellungen, anstehende Tarifaenderungen).
• Agenda an Mandanten ca. 5 Werktage vor Termin per E-Mail senden.

Muster-E-Mail Terminvereinbarung:

Sehr geehrte Frau / Herr [Name],

zur Vorbereitung unseres Quartalsgespraechs am [Datum, Uhrzeit] in
[Ort: Ihre Geschaeftsraeume / unsere Kanzlei] erhalten Sie anbei:

- BWA Q[1-4]/[Jahr] mit Vorjahresvergleich
- Aktuelle SuSa und OPOS-Listen
- Vorlaeufige Steuerprognose [Jahr]

Vorgesehene Agenda (Dauer 1-2 Stunden):
1. Quartal in Zahlen
2. BWA-Auffaelligkeiten
3. Steuerliche Themen (inkl. Vorauszahlungs-Anpassung)
4. Liquiditaet, Bank, OPOS-Status
5. Personalthemen
6. Investitionen / Strategie
7. Naechste Schritte

Bitte teilen Sie uns mit, falls Sie weitere Themen aufnehmen moechten.

Mit freundlichen Gruessen
[StB-Kanzlei]

Phase 2 — Termin (1-2 Stunden)

• Teilnehmer: Geschaeftsfuehrung, ggf. kaufmaennische Leitung; auf StB-Seite Sachbearbeiter und Berufstraeger.
• Ort: bevorzugt beim Mandanten (Vor-Ort-Bezug staerkt die Beratungsbeziehung) oder StB-Buero.
• Bei Bewirtung im StB-Buero auf ordnungsgemaessen Bewirtungsbeleg (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) achten — geschaeftlicher Anlass, Bewirteten, Hoehe und Datum dokumentieren.
• Agenda-Punkte abarbeiten und Zeitfenster pro Punkt einhalten.

Phase 3 — Standard-Agenda

QUARTALSGESPRAECH AGENDA
Mandant: [Firma]
Quartal: [Q1/2026]
Termin: [Datum, Uhrzeit]

1. Quartal in Zahlen (10 Min)
   - Umsatz, EBIT, Ergebnis
   - Vergleich Plan/Vorquartal/Vorjahresquartal

2. BWA-Auffaelligkeiten (15 Min)
   - Wesentliche Abweichungen
   - Sondereffekte
   - Empfehlungen

3. Steuerliche Themen (15 Min)
   - Steuervorauszahlungen
   - USt-Voranmeldung Quartalsergebnis
   - Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG
   - Sonder-AfA Moeglichkeiten

4. Liquiditaet und Bank (10 Min)
   - Bankgespraeche
   - OPOS-Status
   - Liquiditaetsplan

5. Personal (10 Min)
   - Bestand
   - Anstehende Vertraegsaenderungen
   - Lohnerhoehungen, Sonderzahlungen
   - SV-Pruefung in Sicht?

6. Investitionen / Strategie (15 Min)
   - Geplante Investitionen
   - Steuerliche Optimierung
   - Bankfinanzierung

7. Naechste Schritte (5 Min)
   - Termine
   - Aktionspunkte

Phase 4 — Krisengespraech (Sonderfall)

• Bei Krisensignalen: BWA mit Hervorhebung der negativen Kennzahlen vorbereiten (drohende Zahlungsunfaehigkeit, Ueberschuldung, sinkendes Eigenkapital).
• Bei konkreten Insolvenzindizien den Warnbedarf schriftlich dokumentieren. Nur bei erfülltem Tatbestand als Hinweis nach Paragraf 102 StaRUG bezeichnen; Antragspflicht und spezialisierte Prüfung sachgerecht ansprechen.
• Anwalt (Insolvenz- bzw. Sanierungsspezialist) empfehlen — die StB-Hinweispflicht erfuellt keine insolvenzrechtliche Beratung iSv § 5 RDG.
• Dokumentation: Aktenvermerk mit Datum, Inhalt des Hinweises, anwesende Personen; ggf. zusaetzliches Bestaetigungsschreiben an Mandant.

Phase 5 — Dokumentation (1 Woche nach Termin)

GESPRAECHSPROTOKOLL
Datum: [Datum]
Teilnehmer: [Namen, Funktionen]

Behandelte Themen:
1. [Thema] - [Diskussion] - [Vereinbarung]
2. ...

Aktionspunkte:
| Punkt | Verantwortlich | Termin |
| ... | ... | ... |

Naechste Schritte:
- ...

Phase 6 — Wiedervorlage

• DATEV-Kanzleiplaner mit Aktionspunkten.
• Naechster Termin Quartalsgespraech bereits in Kalender.
• Mandant-Verbindlichkeit der Protokoll-Bestaetigung.

Output

• Gespraechs-Protokoll.
• Aktionspunkte-Liste.
• Wiedervorlage in DATEV-Kanzleiplaner.

<!-- BEGIN ausformulierungspflicht (autogen) -->

Ausformulierungspflicht und Formatstandard. Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten Sätzen geliefert — keine Stichwortskelette, keine leeren Klauselrümpfe, keine reinen Aufzählungen. Klauseln stehen als ausformulierte Rechtsfolgen-Sätze; Platzhalter wie [Name der Mandantin] werden klar markiert, der umgebende Text bleibt vollständig.

Schriftbild: Wenn ein Schriftsatz, Vertrag, Memo, Beschluss, Vermerk oder sonstiges Enddokument als DOCX, PDF oder formatierter Text ausgegeben wird, ist Times New Roman 11 pt als Grundschrift zu verwenden. Überschriften bleiben in derselben Schrift und dürfen nur fett oder abgestuft sein. Bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch als Exporthinweis aufgenommen.

Nummerierung: Gliederung ausschließlich dezimal (1, 1.1, 1.1.1 und so weiter). Keine römischen Ziffern, keine Buchstaben- oder Mischgliederung.

<!-- END ausformulierungspflicht (autogen) -->

Strategie und Praxis-Tipps

• Quartalsgespraech ist Mandantenbindungs-Instrument — staerkstes verfuegbares Mittel.
• Bei Krisensignalen: Persoenliches Gespraech zwingend, nicht Telefon.
• Vor-Ort-Gespraech beim Mandanten staerker als StB-Buero.
• Bei Familienmandanten: einer der Familie zu jedem Quartal einbinden.
• StBVV: in Pauschalvereinbarung oder separater Auftrag (Beratungs-Honorar).
• Bei Mandanten ohne Quartalsgespraechs-Vereinbarung: anbieten.

Querverweise

• stb-bwa-mandantengespraech-uebergabe — BWA-Uebergabe.
• stb-jahresgespraech-mandant-bwa-basis — Jahresgespraech.
• stb-bwa-mandantenreport-monatlich — Monatsreport.
• stb-bwa-fehlerquellen-haeufig — Krisensignale und Fehlerquellen.
• stb-mandantenrechnung-honorar-stbvv — StBVV-Honorar.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57.
• StaRUG § 102.
• RDG § 5.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenkommunikation.

Qualitäts-Hardening

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• Keine Rechtsprechung aus Modellwissen zitieren. Jede Entscheidung vor Ausgabe mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei oder amtlich prüfbarer Quelle absichern.
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• Wenn eine Quelle, Randnummer, Behördenpraxis oder Frist nicht sicher geprüft ist, sichtbar als Prüfpunkt markieren und keine Scheinpräzision erzeugen.
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