Mandanten onboarding checkliste vollservice

Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: AO §§ 38, 42, 90, 93, 153, 162, 164, 169-171, 173, 233a, 370-378, UStG, EStG, KStG, GewStG, GrEStG, ErbStG, FGO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachlicher Kern — Steuerrecht

• Problemfokus dieses Skills: Bleibe beim konkreten Titel Mandanten-Onboarding-Checkliste Vollservice und löse die dort angelegte Fachfrage; arbeite mit konkreten Tatbestandsmerkmalen, Beweisfragen und dem unmittelbar benötigten Arbeitsprodukt. Routingfragen bleiben Hilfsmittel, wenn Frist, Zuständigkeit oder Verfahrensart offen sind.
• Arbeitsmodus: Erst Steuerart, Zeitraum, Verwaltungsstand, Frist/Festsetzung, Zuständigkeit, Form/Portal und Beleglage klären; dann BMF-Verwaltungslinie von BFH-Rechtsprechung und Gesetz trennen.
• Outputpflicht: Steuerartenmatrix, BMF-Radar, Einspruchsbaustein, ELSTER-/Portal-To-do, Risikoampel, DBA-/GrESt-/USt-Tabelle oder Mandantenmemo.
• Fehlerbremse: Tragende Normen/Entscheidungen live oder aus der Akte verifizieren; Rechtsprechung nur mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle. Keine BeckRS-, juris-, Kommentar- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen.

Kernsachverhalt

Bei der Mandatsannahme sind zahlreiche Dokumente, Vollmachten, Vereinbarungen und Stammdaten zu erfassen. Eine standardisierte Checkliste sichert, dass nichts vergessen wird — und schuetzt den Steuerberater vor Haftungsrisiken (z.B. unklare Auftragsumfang).

Kaltstart-Rueckfragen

1. Welcher Mandantentyp — Einzelunternehmer, Personengesellschaft, GmbH, Konzern?
2. Welcher Leistungsumfang — Buchfuehrung, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklaerungen, Beratung?
3. Welcher Vorberater (Datenuebernahme)?
4. Welche Software-Schnittstellen (DATEV Unternehmen Online)?
5. Welche Vollmachten brauchen es (Finanzamt, DRV, Krankenkasse, BG)?
6. Welche AVV / DSGVO-Vereinbarungen?
7. Welche Mandatsvereinbarung (Pauschal, Zeithonorar, Mischmodell)?
8. Welche Mandantenkontakte (Buchhaltung, GF, Personalleitung)?

Rechtlicher Rahmen

Primaernormen

§ 33 StBerG — StB-Aufgabenkreis.

§ 57 StBerG — Gewissenhaftigkeit.

§ 4 StBVV — Auftrag erteilt.

§ 80 AO — Vollmacht.

DSGVO Art. 28 — Auftragsverarbeitung (AVV).

§ 67 StBerG — Berufshaftpflicht.

Workflow

Phase 1 — Mandatsannahme

ONBOARDING-CHECKLISTE
Mandant: [Firma / Person]
Mandatsbeginn: [Datum]

A. MANDATSDOKUMENTE
[ ] Mandatsvereinbarung unterzeichnet
[ ] Honorarvereinbarung (Pauschal, Zeit, Gegenstandswert)
[ ] Allgemeine Auftragsbedingungen mitgegeben
[ ] AVV nach DSGVO Art. 28
[ ] Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO ausgehaendigt

B. VOLLMACHTEN
[ ] Vollmacht Finanzamt (§ 80 AO) - alle relevanten Steuerarten
[ ] Vollmacht DRV (SV-Pruefung)
[ ] Vollmacht Krankenkassen
[ ] Vollmacht BG
[ ] Vollmacht IHK/lizenzpflichtige Literaturquelle (Veroeffentlichung)
[ ] Bestellung Empfangsbevollmaechtigter beim FA

C. STAMMDATEN
[ ] Handelsregister-Auszug
[ ] Gesellschaftsvertrag (GmbH)
[ ] Eintrittsdatum aller Gesellschafter
[ ] Steuer-Nr und Steuer-Id
[ ] Bankkonten-Liste
[ ] Adressen, Telefonnummern, Mailadressen
[ ] Ansprechpartner Funktionen

D. SCHNITTSTELLEN
[ ] DATEV Unternehmen Online Konto eingerichtet
[ ] Bank-Online-Banking-Schnittstelle
[ ] eRechnungsempfang konfiguriert
[ ] Lohnprogramm-Schnittstelle (LODAS, externes Lohn)
[ ] BG/Krankenkasse-Zertifikate

E. BUCHFUEHRUNG
[ ] Kontenrahmen festgelegt (SKR 03 / SKR 04)
[ ] BWA-Form ausgewaehlt
[ ] Belegtransfer-Verfahren vereinbart
[ ] Zuständigkeiten Sachbearbeiter

F. LOHN (falls vereinbart)
[ ] AN-Liste komplett
[ ] ELStAM-Abruf erfolgreich
[ ] SV-Anmeldungen
[ ] Lohnsteuer-Anmelde-Zeitraum
[ ] Berufsgenossenschaft

G. STEUERN
[ ] USt-Voranmelde-Zeitraum
[ ] Steuervorauszahlungen
[ ] Belegabgabe-Routine
[ ] Fristenkalender

H. ESKALATION
[ ] Krisenmandat-Status?
[ ] Jahresabschlussauftrag und gegebenenfalls vollständiger Tatbestand des Paragrafen 102 StaRUG
[ ] BHV-Anzeige falls relevant

Phase 2 — Vorberater-Wechsel

• Vorberater um Datenuebernahme bitten.
• Mandantenakte vom Vorberater erhalten.
• Vorperioden-Daten in DATEV uebernehmen.

Phase 3 — Risikoanalyse

• Krisensignale-Prüfung (Eigenkapital, SV-Rueckstaende).
• Steuerliche Auffaelligkeiten (laufende BP, anhaengige Einspruchsverfahren).
• Vor-Prüfung der Stammdaten.

Phase 4 — Mandanten-Information

• Erstgespraech mit Mandant über Prozesse.
• DATEV Unternehmen Online Einfuehrung.
• Belegabgabe-Routine erläutern.

Phase 5 — DSGVO-Compliance

• Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO.
• AVV mit allen Auftragsverarbeitern.
• Sicherheits-Vorkehrungen (verschluesselte Datenuebertragung).

Phase 6 — Mandantenakte aufbauen

• Papier-Akte (falls noch verwendet) oder digital.
• Strukturierte Ordner (Vertrag, Vollmachten, Stamm, Korrespondenz).
• Wiedervorlage für Folgejahr.

Strategie und Praxis-Tipps

• Standardisierte Onboarding-Checkliste reduziert die Fehlerquote erheblich und schuetzt vor Haftungsfaellen (§ 67 StBerG).
• Bei Mandanten mit Konzernstruktur: zentrale Datenkonsolidierung, Konzern-Vollmachten gebearbeitet erfassen.
• Mandatsvereinbarung klar formulieren — definierter Leistungsumfang schuetzt beide Seiten und ist Voraussetzung für eine rechtssichere Honorarabrechnung nach StBVV.
• BHV-Anzeige bei erkennbaren Risiken zeitnah (Haftungs-Praeventiv).
• StBVV: Onboarding wahlweise als separater Auftrag nach § 13 StBVV (Beratungstaetigkeit), Pauschalvereinbarung nach § 14 StBVV oder als Teil der laufenden Buchfuehrungspauschale.
• DATEV-Tipp: DATEV Mandanten-Onboarding-Modul mit Checklistensystem; alternative kanzleieigene Checkliste im DMS.

Quellen und Updates

Stand: 05/2026.

• StBerG §§ 33, 57, 67.
• StBVV § 4.
• AO § 80.
• DSGVO Art. 13, 28.
• DStV-Praxisleitfaden Mandantenaufnahme.