Erstgespraech mandatsannahme

Erstgespraech und Mandatsannahme im Steuerrecht (Beratung und Prozess)

Fachlicher Anker

• Normen: § 6a, §§ 10, § 3.
• Entscheidungs-/Quellenanker: Tragende Rechtsprechung nur mit Gericht, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle einsetzen; keine Entscheidung aus Modellwissen erzwingen.
• Quellenhygiene: references/quellenhygiene.md und references/zitierweise.md beachten.

Triage — kläre vor Mandatsannahme

1. Rechtsprechung: keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über offizielle oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
2. GwG-Pflicht: Mandant identifiziert (§§ 10 ff. GwG), wirtschaftlich Berechtigte (§ 3 GwG) erhoben?
3. Interessenkonflikt (§ 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA): Gegnerin oder Sachzusammenhang bekannt?
4. Streitwert grob abschätzbar? Stundenhonorar oder RVG (§ 3a RVG: schriftliche Vereinbarung zwingend)?
5. Ist die Steuersache beim FA, FG oder BFH anhängig — oder noch im Vorverfahren (Einspruchsphase)?

Wann dieser Arbeitsgang greift

• Neue Anfrage aus dem Bereich Steuerrecht (Beratung und Prozess) (Telefon, Mail, Empfehlung, Walk-in).
• Mandantin oder Mandant beschreibt Sachverhalt unstrukturiert; viele Anlagen ohne System.
• Vor jeder weiteren fachlichen Bearbeitung: erst Annahme klären, Konflikt- und GwG-Prüfung, Vollmacht, Streitwert/Vereinbarung, Fristen.

Phasen des Erstgespraechs

1. Aufnahme der Konstellation (10-15 Min.)

Standard-Fragenraster für Steuerrecht (Beratung und Prozess):

• Beteiligte (Vor-/Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Rolle: Klägerin/Beklagter, Antragsteller, Beschuldigter)
• Konflikt-Kern in einem Satz ("Was ist Ihr Ziel?")
• Konkrete fachliche Stossrichtung: Bescheid, Einspruch, AdV, Aussenpruefung, BFH-Revision, Selbstanzeige
• Bisherige Korrespondenz (Bescheide, Schreiben der Gegenseite, anwaltliche Vertretung der Gegenseite?)
• Fristenscreening sofort: anstehende Klage-/Widerspruchs-/Einspruchsfristen aus den vorgelegten Schreiben (z.B. Einspruch, Klage FG, Revision BFH, Stundungs-/Erlassantrag). Frist-Alarm an die Vorbereitung weitergeben.

2. Konflikt-Prüfung und GwG-Check (5 Min.)

• Konflikt-Check über Mandantsystem: Gegnerin, Streitgegenstand, frueherer Mandant?
• GwG-Identifizierung: amtlicher Lichtbildausweis (Ausweisscan), bei juristischer Person Handelsregister-/Transparenzregister-Auszug, ggf. wirtschaftlich Berechtigte/n.
• Risikobewertung (niedrig/mittel/hoch) abhaengig von Mandatscharakter, Bargeld, Auslandsbezug.
• Doku im Mandatsbogen (Pflicht nach §§ 10 ff. GwG i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG für RA-Mandate).

3. Vollmacht und Schweigepflichtentbindung

• Allgemeine Prozess-/Aussenvollmacht (BORA, ZPO, FamFG, je nach Fachgebiet).
• Spezielle Vollmachten: ggf. Akteneinsicht Strafakte, KV-Abrechnungsdaten, Sozialdaten (Schweigepflichtentbindung gegenueber Krankenkasse, Arzt, Behörde).
• Bei Eheleuten/GbR/GmbH: einzelvollmachtgebende Person und Vertretungsmacht klären.

4. Streitwert und Gebührenvereinbarung

Standard-Streitwerte im Bereich Steuerrecht (Beratung und Prozess):

• Skizze: Streitwert grob abschaetzen (z.B. Hauptforderung, ggf. + Zinsen, Nebenforderungen).
• RVG-Pauschalrechnung (Berechnungstool im Plugin) oder Stundenhonorarvereinbarung.
• Beratungshilfe-/Prozesskostenhilfe-Antrag prüfen, wenn wirtschaftlich angezeigt.
• Vorschussanforderung nach § 9 RVG.

5. Strategie-Erstskizze

Drei Weichen am Ende des Erstgespraechs:

• Mandat annehmen: vollstaendig (Prüfung + Schriftsatz) oder begrenzt (nur Prüfung/Gutachten).
• Verweisen: wenn Spezialgebiet ausserhalb der Fachanwaltschaft, oertlich unzuständig oder Konflikt.
• Ablehnen: offensichtlich aussichtslos, GwG-Hit, Bauchgefuehl-Vorsicht.

Pflicht-Output am Ende

1. Mandatsbogen mit Beteiligten, Konflikt-Check, GwG-Status, Streitwert.
2. Frist-Liste (Sofortfristen, Verjährung, Ausschlussfristen, Beweisanforderungs-Fristen).
3. Anlagenverzeichnis des uebergebenen Datenraums (Stand erstes Sortieren).
4. Naechster-Schritt-Plan: binnen 24/48/72 h, Owner, Output.
5. Honorarvereinbarung unterschrieben oder Vorbehalt notiert.

Relevante Rechtsgrundlagen und Standards

• BORA, BRAO, FAO für Fachanwaltschaft Steuerrecht (Beratung und Prozess).
• GwG, GwGMeldV, Identifizierungsleitfaden BRAK.
• AO, FGO, EStG, KStG, UStG, GewStG, ErbStG, BewG (für fachliche Erstpruefung).
• DSGVO und BDSG für den Umgang mit Mandantendaten (Art. 6 DSGVO als Rechtsgrundlage, Art. 9 ggf. Gesundheitsdaten).

Typische Fehler im Erstgespraech

• Frist uebersehen, weil Mandantin sie nicht selber genannt hat (immer aus jedem Schreiben Frist herausziehen).
• Konflikt-Check nur nach Personennamen, nicht nach Sachzusammenhang (gleiche Liegenschaft, gleicher Sachverhalt).
• Vollmachtsumfang unklar -> später Streit mit Mandantin über Befugnisse.
• Honorarvereinbarung muendlich -> Beweisnot bei Streitwert-/Honorar-Streit.
• GwG: kein Lichtbildausweis erfasst, kein Aktenvermerk über Risikobewertung.

Praxis-Checkliste

• Personalien und Rolle aller Beteiligten erfasst
• Konflikt-Check durchgefuehrt
• GwG: Identifizierung + Risikobewertung notiert
• Allgemeine Vollmacht unterschrieben
• Speziale Vollmacht / Entbindungserklaerung (wo noetig) unterschrieben
• Streitwert geschaetzt
• Honorarvereinbarung unterschrieben oder ausdruecklich auf RVG verwiesen
• Fristenliste angelegt und in Kalender eingetragen
• Mandatsbogen vollstaendig
• Naechster-Schritt-Plan dem Mandanten kommuniziert (E-Mail-Zusammenfassung)

Konkrete Praxis-Konstellationen

Konstellation A: Eilbeduerftigkeit

Mandantin kommt am Donnerstag, Frist laeuft am Montag (Klage- oder Widerspruchsfrist im Bereich Steuerrecht (Beratung und Prozess)). Handlungs-Sequenz:

1. Sofort-Vollmacht und Sofort-Akteneinsicht (per beA, ELSTER, Behördenportal).
2. Antrag auf Wiedereinsetzung (§ 233 ZPO, § 60 VwGO, § 110 AO) als Reserve dokumentieren.
3. Spaeteste-Stunde-Versand-Plan: beA bevorzugt, mit qualifizierter Signatur und Empfangsbekenntnis.
4. Honorarvereinbarung NICHT auf Eilzuschlag verzichten - aber transparent kommunizieren.

Konstellation B: Komplexer Sachverhalt, Datenraum unsortiert

Mandant uebergibt 200+ Dateien (PDF-Scans, E-Mails, Excel-Listen). Vor jeder fachlichen Bewertung:

1. Datenraum-Index in Excel: Datum, Absender, Empfaenger, Aktenzeichen, kurze Inhaltszeile.
2. Chronologischer Verlauf als Zeitstrahl - Spielraum für Verjährungs- und Ausschlussfristen identifizieren.
3. Loecher im Datenraum gezielt anfordern (Mandantenfragen-Katalog).

Konstellation C: Interessenkonflikt-Naehe

Frueheres Mandat mit derselben Gegnerin oder gleichem Sachzusammenhang. Prüfung:

1. § 43a Abs. 4 BRAO und § 3 BORA - Sachzusammenhang, nicht nur Personenidentitaet.
2. Einwilligung beider Mandanten in Textform (mit konkreter Beschreibung).
3. Bei Zweifel: Mandat ablehnen und an Kanzleikollegium ueberweisen.

Mandanten-Erwartungsmanagement

• Realistische Erfolgs- und Kostenprognose (nicht "Wir gewinnen sicher").
• Verfahrensdauer im Bereich Steuerrecht (Beratung und Prozess): Erfahrungswerte nach Instanz.
• Vergleichschance vs. streitiges Urteil als Option offen halten.
• Schriftliche Zusammenfassung des Erstgespraechs binnen 48 h.

Honorarvereinbarung - Best Practices

• RVG-Basis als Default, Stundenhonorar nur mit gesondertem Hinweis nach § 3a RVG.
• Erfolgshonorar nur in den engen Grenzen § 4a RVG.
• Vorschuss in Höhe der voraussichtlichen 1. Instanz.
• Klarstellung: Auslagen-Pauschale, USt, Reisekosten, Sachverstaendigenkosten gesondert.
• Bei PKH/Beratungshilfe-Mandant: schriftliche Belehrung, dass eigene Beitraege möglich sind.

Mandatsbogen-Muster (Mindestinhalt)

• Mandant (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail)
• Gegner (Name, Anschrift, ggf. anwaltliche Vertretung)
• Kurzbeschreibung Sachverhalt (5-10 Saetze)
• Ziel des Mandats (eine Zeile)
• Strittige Fragen (bullet)
• Geprueft: Konflikt - GwG - Vollmacht
• Streitwert (Schaetzung)
• Honorarvereinbarung (RVG/Stunde/Pauschale)
• Frist-Liste
• Aktenanlage Datum
• Naechster-Schritt

Cross-Refs

• vergleichsverhandlung-strategie (im selben Plugin) für den Fall, dass aussergerichtliche Loesung angestrebt wird.
• schriftsatzkern-substantiierung (im selben Plugin) für den Schriftsatzaufbau, wenn Klage/Widerspruch eingereicht wird.
• Kanzlei-Allgemein-Plugin kanzlei-allgemein für Konflikt-, GwG- und PEP-Prüfroutinen.