Workflow mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich regulatorisches-recht sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• Rechtsgrundlage, Zuständigkeit, Frist, Form, Beweislast und Rechtsfolge aus dem jeweiligen Fachgebiet ausdrücklich benennen.
• Spezialnormen aus den angrenzenden Fachskills dieses Plugins vor Ausgabe gegen Gesetzestext oder amtliche Quelle prüfen.
• Keine Rechtsprechung oder Literatur aus Modellwissen erzwingen; nur verifizierte, frei prüfbare Fundstellen verwenden.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

Regulatorische Mandantenkommunikation — Spezifika

• C-Suite-Adressaten: Vorstand, Compliance, Datenschutzbeauftragte, Geschäftsführung; jede Rolle braucht andere Tiefe — Executive-Summary plus Anlagen mit Detail.
• Eskalationsstufen abstufen: Bei BaFin/BSI/BfDI-Anfragen geht es zuerst um Frist und Tonart; Behörde nicht mit unaufgefordertem Mehrmaterial überladen, aber Anhörungspflicht (§ 28 VwVfG) wahrnehmen.
• Pflicht zur unverzüglichen Meldung vs. anwaltliche Beratung: DSGVO Art. 33 (72h Datenpanne), NIS-2 (24h Initial), GwG § 43 ("unverzüglich") — interne Beratung darf Meldepflicht nicht unzulässig verzögern.
• Reputation und Veröffentlichung: Sanktionsbescheide werden regelmäßig veröffentlicht (z. B. BaFin §§ 60a, 60b KWG; BfDI im Tätigkeitsbericht). Kommunikationsstrategie mit PR/Investor Relations koordinieren.
• Verfahrensrechte sichern: Anhörung, Akteneinsicht (§ 29 VwVfG), Rechtsmittel (§§ 68 ff., 80 ff. VwGO bzw. § 71 GWB für Kartellbescheide); Rechtsbehelfsbelehrungen genau prüfen.
• Sie-Form, sachlich; keine spekulativen Garantien: Pflicht zur Information über Risiken (§ 49b BRAO, § 11 BORA); RVG-Hinweis Pflicht.