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Notariat im Alltag: Checkliste Tagesstart im Notariat

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Anwendungsbereich

Ein strukturierter Tagesstart vermeidet Fehler, verhindert Fristversäumnisse und stellt sicher, dass keine Vollzugsblockaden übersehen werden. Dieser Skill beschreibt eine vollständige Morgenroutine für das Notariat.

Rechtsgrundlagen: § 14 BNotO (Amtspflichten), § 26 BNotO (Kanzleiaufsicht), DONot §§ 1–56 (Kanzleibetrieb), §§ 186–193 BGB (Fristberechnung), GBO § 17 (Rangprinzip Fristen), BNotO § 19 (Haftung).

Tagesstart-Checkliste: 8 Blöcke

Block 1: Fristenkalender prüfen (täglich, 09:00 Uhr)

• Welche Fristen enden heute?
• Welche Fristen enden in den nächsten 3 Werktagen?
• Gibt es Rote-Ampel-Vorgänge? (Sofortmaßnahme nötig)
• Gibt es Gelbe-Ampel-Vorgänge? (Mandant heute kontaktieren)

Block 2: Eingangspost und beN-Postfach prüfen

• beN-Eingänge: Zwischenverfügungen, Eintragungsnachrichten, Gerichtsbeschlüsse
• Post: Löschungsunterlagen, Genehmigungsbeschlüsse, Unbedenklichkeitsbescheinigungen
• E-Mails: Mandantenanfragen, Nachrichten von Parteien
• Alle Eingänge unverzüglich in Vollzugsmonitor eintragen

Block 3: Vollzugsmonitor aktualisieren

• Neu eingegangene Unterlagen in Vorgänge einpflegen
• Vollzugsvoraussetzungen: welche sind jetzt erfüllt?
• Fälligkeitsmitteilungen: Ist jetzt eine Fälligkeitsmitteilung auszulösen?
• Wiedervorlagen auf morgen setzen, wenn kein Handlungsbedarf

Block 4: Heutige Beurkundungstermine vorbereiten

• Urkunden-Entwürfe ausdrucken / elektronisch vorbereiten
• Identifizierungsunterlagen bereit (Personalausweis-Prüfliste)
• GwG: Risikoklassifizierung und PEP-Screening vorbereitet?
• Wartefrist abgelaufen? (§ 17 Abs. 2a BeurkG)
• Dolmetscher bestätigt?

Block 5: Offene Zwischenverfügungen

• Welche ZV-Fristen laufen heute oder morgen ab?
• Nachreichungen fertiggestellt?
• Fristverlängerungsanträge nötig?

Block 6: GwG-Tagesreview

• Neue Vorgänge: GwG-Erstprüfung durchgeführt?
• Hochrisiko-Vorgänge: verstärkte Sorgfalt dokumentiert?
• Offene Transparenzregister-Abfragen: erledigt?

Block 7: Kostennoten

• Welche Vorgänge sind abgeschlossen? → Kostenrechnung stellen
• Offene Kostenforderungen: Wiedervorlage gesetzt?
• Vier-Augen-Prüfung für heute zu versendende Kostennoten?

Block 8: Interne Kommunikation

• Mitarbeiter über aktuelle Prioritäten informiert?
• Eskalationen: Notar über kritische Vorgänge informiert?
• Vertretungsregelungen (falls Notar abwesend): klar kommuniziert?

Tagesabschluss-Check (optional, 17:00 Uhr)

• Vollzugsmonitor: alle Tagesaktionen eingetragen?
• Fristen für morgen gesetzt?
• Mandantenmails erledigt?
• beN-Postfach geleert?

Prüfprogramm

• Werden alle 8 Blöcke täglich abgearbeitet?
• Gibt es schriftliche Aufzeichnungen des Tagesstarts (Protokollpflicht bei kritischen Vorgängen)?
• Werden Eskalationen zeitnah an den Notar weitergegeben?

Typische Fallen

• Block 1 übersprungen → Frist wird übersehen.
• Block 2 verspätet → Löschungsunterlagen liegen schon da, Fälligkeit wurde nicht ausgelöst.
• Keine Terminvorbereitung → Identifizierungsunterlagen fehlen beim Termin.
• GwG-Block übersprungen → Compliance-Lücke.

Rechtsquellen

• § 14 BNotO: https://dejure.org/gesetze/BNotO/14.html
• § 26 BNotO: https://dejure.org/gesetze/BNotO/26.html
• DONot: https://www.bnotk.de/notare/berufsrecht/dienstordnung/
• §§ 186–193 BGB (Fristberechnung): https://dejure.org/gesetze/BGB/186.html
• BNotK Kanzleiführung: https://www.bnotk.de

Output-Formate

• Tagesstart-Checkliste (druckbar, alle 8 Blöcke)
• Vollzugsmonitor-Tagesupdate (Tabelle)
• Eskalationsprotokoll (Muster für kritische Vorgänge)
• Terminvorbereitungs-Kurzblatt (je Beurkundungstyp)
• Fristenampel-Übersicht (Tagessicht)

Quellen für Live-Check: https://dejure.org | https://openjur.de | https://www.gesetze-im-internet.de | https://www.bnotk.de | https://www.bgh.de | https://www.bverfg.de