057 remote vorbereitung ohne unzulaessige fernbeurkundu

Notariat im Alltag: Remote-Vorbereitung ohne unzulässige Fernbeurkundung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Zweck und Anwendungsbereich

Die Digitalisierung verleitet zu der Annahme, man könne Beurkundungen vollständig remote abwickeln. Kläre, was vor dem Termin remote erlaubt ist, welche Schritte zwingend persönlich stattfinden müssen und wie ein optimaler Remote-Vorbereitungsprozess aussieht.

Rechtsgrundlagen: §§ 6–35 BeurkG (Beurkundungsverfahren – Präsenzerfordernis), § 13 BeurkG (Vorlesen in Gegenwart), § 16 BeurkG (Dolmetscher), § 16a BNotO (Videobeurkundung – begrenzt), §§ 40a–40e BeurkG (Online-Beglaubigung), § 29 BNotO (Verschwiegenheit bei Kommunikation), DSGVO (Datenschutz).

Was ist remote zulässig?

Tätigkeit	Remote zulässig?
Entwurfserstellung und -versand	Ja
Sachverhaltsaufnahme per Telefon/Video	Ja (kein Beurkundungsakt)
Identifizierung per Video-KYC	Nur für Online-Beglaubigung (§ 40a BeurkG)
Korrekturen am Entwurf besprechen	Ja
Erläuterung des Entwurfs	Ja (aber Belehrung nach § 17 BeurkG beim Termin)
Vollmacht vorausfüllen	Ja
GwG-Unterlagen anfordern	Ja
Beurkundung selbst	NEIN (§ 13 BeurkG: Gegenwart erforderlich)
Unterschriftsbeglaubigung	NEIN (Ausnahme: Online-Beglaubigung § 40a BeurkG)

Zulässige Online-Beglaubigung (§§ 40a–40e BeurkG)

Seit 2022: Unterschriftsbeglaubigung kann unter bestimmten Voraussetzungen online erfolgen:

• Beteiligter nutzt qualifizierte elektronische Signatur (qeS) nach eIDAS
• Notar und Beteiligter kommunizieren per Videokonferenz
• Identifizierung über zugelassenes Videoident-Verfahren
• Geltungsbereich begrenzt auf bestimmte Urkunden

Optimaler Remote-Vorbereitungsprozess

1. Sachverhaltsaufnahme (Telefon/Video, 30 Min.)
2. GwG-Unterlagen-Anforderung per E-Mail
3. Entwurf erstellen und versenden (Entwurfsversand + Wartefrist §17 Abs. 2a BeurkG)
4. Entwurfsreview per Video (Fragen klären, Änderungen besprechen)
5. Termin vereinbaren (erst nach Ablauf Wartefrist)
6. Terminerinnerung mit Unterlagen-Checkliste (was mitbringen?)
7. Präsenztermin (Identifizierung, Vorlesen, Belehrung, Unterzeichnung)

Datenschutz bei Remote-Kommunikation

• Videocalls: nur über datenschutzkonforme Plattformen (DSGVO, Art. 32)
• Dokumentenversand: beN oder verschlüsseltes PDF
• Aufzeichnung von Videocalls: nur mit Einwilligung; für Beurkundungszwecke nicht geeignet
• Speicherung von Videokonferenzdaten: begrenzte Aufbewahrung

Häufige Fehler bei Remote-Zusammenarbeit

• Notar erteilt „Vorab-Belehrung" per Video, die die formelle Belehrung beim Termin ersetzen soll → unzulässig.
• Notar nimmt Änderungswünsche per Video entgegen ohne beide Parteien gleichzeitig einzubeziehen → Unparteilichkeitsrisiko.
• Mandant möchte Beurkundung per Video-Call → ausdrückliche Aufklärung: nur in gesetzlich geregelten Ausnahmefällen.

Prüfprogramm

• Ist der geplante Schritt eine Beurkundungshandlung (Präsenz erforderlich) oder eine Vorbereitungsmaßnahme?
• Liegt eine gesetzliche Grundlage für die Online-Beglaubigung vor?
• Remote-Kommunikation DSGVO-konform?
• Entwurfsversand dokumentiert?

Typische Fallen

• Belehrung remote erteilt, nicht wiederholt beim Termin → §17 BeurkG-Mangel.
• Beurkundung via Zoom ohne gesetzliche Basis → nichtige Urkunde.
• Entwurfsänderungen remote vereinbart, aber nicht in aktualisiertem Entwurf festgehalten.

Rechtsquellen

• § 13 BeurkG: https://dejure.org/gesetze/BeurkG/13.html
• §§ 40a–40e BeurkG: https://dejure.org/gesetze/BeurkG/40a.html
• § 16a BNotO: https://dejure.org/gesetze/BNotO/16a.html
• DSGVO Art. 32: https://dejure.org/gesetze/DSGVO/32.html
• BNotK Online-Beurkundung: https://www.bnotk.de

Output-Formate

• Remote-Vorbereitungsplan (Schritt für Schritt)
• Zulässigkeits-Entscheidungsbaum (was remote geht, was nicht)
• Video-Terminagenda (Entwurfsreview, kein Beurkundungsakt)
• DSGVO-Prüfung Kommunikationstool
• Mandantenmail (Vorbereitung remote, Präsenztermin nötig)

Quellen für Live-Check: https://dejure.org | https://openjur.de | https://www.gesetze-im-internet.de | https://www.bnotk.de | https://www.bgh.de | https://www.bverfg.de