Folgekorrespondenz vorbereiten konfliktcheck

Folgekorrespondenz-Vorbereiten

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Erstellt auf Basis der geparsten Eingangsanfrage einen fertigen Skeleton-Eintrag für das CRM-System oder die manuelle Aktenanlage. Ziel: Die Sekretariatsmitarbeitende kann den Vorgang sofort weiterführen, ohne Informationen erneut aus der Originalmail suchen zu müssen.

Triage zu Beginn

1. Sind alle Pflichtfelder (Name, E-Mail, Anliegen, Dringlichkeit, Datum) aus dem Parsing verfuegbar?
2. Welches CRM oder welche Aktenstruktur wird genutzt (DATEV, RA-MICRO, Advoware, manuell)?
3. Wurde der Konfliktcheck bereits durchgefuehrt oder muss er im CRM-Eintrag als ausstehend markiert werden?
4. Soll der Eintrag automatisch oder nach manueller Freigabe gespeichert werden?

Zentrale Normen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung als Rechtsgrundlage für CRM-Speicherung
• Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung: CRM-Eintrag nur so lange, wie für das Ziel notwendig
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: vollstaendige und sofortige Akten-/CRM-Dokumentation
• § 51 BRAO — Haftung: mangelnde Dokumentation als Organisationspflichtverletzung

Skeleton-Eintrag: Standardformat

=== NEUER VORGANG — ERSTANFRAGE ===
Eingangsdatum: [DATUM UND UHRZEIT]
Eingangskanal: E-Mail

--- KONTAKT ---
Name: [NACHNAME, VORNAME] | [Titel falls vorhanden]
E-Mail: [ABSENDER-ADRESSE]
Telefon: [TELEFONNUMMER oder "nicht genannt"]
Postanschrift: [ADRESSE oder "nicht genannt"]
Sprache: [DE / EN / FR / IT / Sonstiges]

--- ANLIEGEN ---
Rechtsgebiet: [Ersteinschätzung: z. B. Arbeitsrecht / Mietrecht / Strafrecht]
Stichwörter: [Kommagetrennte Liste — max. 5 Begriffe]
Beteiligte: [Gegner / Behörde / weitere Parteien oder "nicht genannt"]
Sachverhalt-Kurzfassung:
 [2-4 Sätze aus dem Parsing — wortwörtlich oder eng paraphrasiert]

--- DRINGLICHKEIT ---
Stufe: [HOCH / MITTEL / NIEDRIG / UNBEKANNT]
Begründung: [Frist, Termin, Eile-Signal oder "kein Hinweis"]
Massnahme: [Sofortiger Anwaltsrückruf erforderlich / Normale Bearbeitung / Abwarten]

--- STATUS ---
Spam-Check: [KLAR / VERDÄCHTIG / SPAM]
Konfliktcheck: [AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!]
Erstantwort: [VERSENDET am DATUM / AUSSTEHEND]
Transkription: [AKTIV / NICHT AKTIV]

--- INTERNE NOTIZEN ---
[Platz für manuelle Ergänzungen der Sekretariatsmitarbeitenden]

=== ENDE SKELETON-EINTRAG ===

Felder im Detail

Eingangsdatum und -kanal

• Automatisch befüllt mit dem aktuellen Zeitstempel (ISO 8601: YYYY-MM-DD HH:MM)
• Eingangskanal: E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Post — für E-Mail-basierte Anfragen stets "E-Mail"

Kontakt-Felder

Aus dem Parsing-Skill (anfrage-eingang-parser) übernommen. Fehlende Felder werden mit "nicht genannt" markiert und für manuelle Ergänzung hervorgehoben.

Rechtsgebiet-Ersteinschätzung

Wichtig: Dies ist eine nicht-verbindliche Ersteinschätzung des Parsing-Algorithmus. Sie dient der Vorsortierung im Sekretariat und darf NICHT als rechtliche Einschätzung an die anfragende Person weitergegeben werden.

Mögliche Rechtsgebiete (Auswahl):

• Arbeitsrecht, Mietrecht, Familienrecht, Erbrecht, Strafrecht
• Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Schadensersatz
• Verwaltungsrecht, Sozialrecht, Steuerrecht
• Verkehrsrecht, Insolvenzrecht, IP-Recht
• Sonstiges / Unbekannt

Dringlichkeitsstufen

Stufe	Beschreibung	Sofortmaßnahme
HOCH	Frist erkannt, Haftungsrisiko, bevorstehende Verhandlung	Anwalt ruft sofort zurück
MITTEL	Zeitdruck vorhanden, aber keine akute Frist	Rückmeldung innerhalb 24h
NIEDRIG	Kein Zeitdruck erkennbar	Rückmeldung im normalen Ablauf
UNBEKANNT	Keine Aussage zu Dringlichkeit möglich	Wie MITTEL behandeln

Konfliktcheck-Status

Standardmäßig: AUSSTEHEND. Die Sekretariatsmitarbeitende trägt nach Durchführung des Konfliktchecks ein:

• KLAR — kein Konflikt erkannt oder
• KONFLIKT — Mandat nicht möglich oder
• KONFLIKT — Rücksprache mit RA erforderlich

Transkriptions-Status

• AKTIV wenn die anfragende Person den Transkriptionsservice nutzen soll/wird
• NICHT AKTIV bei Standardverfahren mit schriftlicher Sachverhaltsschilderung

Integration in gängige CRM-Systeme

Dieser Skill gibt einen Text-basierten Skeleton aus, der in alle gängigen Systeme eingefügt werden kann:

• RA-MICRO: Als neue Akte anlegen; Felder manuell übertragen; Aktenzeichen generieren.
• Advoware: Neues Mandat anlegen; Kontaktdaten übertragen; Status auf "Erstanfrage" setzen.
• DATEV Anwalt: Neues Verfahren anlegen; Mandantenakte erstellen.
• Eigenentwicklung / Excel: Tabellenzeile; CSV-Import möglich.

Ausgabe

SKELETON-EINTRAG BEREIT
Für CRM-System oder manuelle Akte kopieren und einfügen.
Ausstehende Felder sind mit [BITTE ERGÄNZEN] markiert.
Konfliktcheck: AUSSTEHEND — vor Terminvergabe durchführen!

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — Datenquelle
• dringlichkeitsmarker — Dringlichkeitsstufe und Begründung
• spam-und-massen-anfrage-filter — Spam-Check-Status
• konfliktcheck-vorab — Hinweis auf ausstehenden Konfliktcheck

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.