Telefon konfiguration

Telefon-Konfiguration

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Dieser Skill verwaltet die Kanzlei-spezifischen Kontaktdaten — insbesondere Telefonnummern — und stellt sicher, dass alle Antwort-Templates mit den aktuellen Daten befüllt werden.

Triage zu Beginn

1. Sind alle Pflicht-Felder in kanzlei.json bereits konfiguriert (Kanzleiname, Telefon, E-Mail, Unterzeichnende-RA)?
2. Hat sich eine Telefonnummer oder ein Kanzlei-Datum geaendert, das in allen Templates aktualisiert werden muss?
3. Gibt es mehrere Kanzlei-Standorte mit unterschiedlichen Telefonnummern, die getrennt gepflegt werden müssen?
4. Sollen die Konfigurationsdaten verschluesselt gespeichert werden (Datenschutzanforderungen)?

Zentrale Normen

• § 5 TMG — Impressumspflicht: vollstaendige Kanzlei-Kontaktdaten für elektronische Kommunikation
• Art. 4 Nr. 7 DSGVO — Verantwortlicher: muss mit aktuellen Kontaktdaten erreichbar sein
• Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO — Informationspflicht: Kontaktdaten des Verantwortlichen bei Ersterhebung
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: korrekte und aktuelle Kanzlei-Stammdaten in aller Kommunikation

Platzhalter-Konfiguration: kanzlei.json

Die Kanzlei hinterlegt ihre Kontaktdaten in einer Datei kanzlei.json. Das Beispiel-Format:

{
 "kanzlei": {
 "name": "[KANZLEI-NAME]",
 "adresse": {
 "strasse": "[STRASSE UND HAUSNUMMER]",
 "plz": "[POSTLEITZAHL]",
 "ort": "[ORT]"
 },
 "telefon_sekretariat": "[SEKRETARIATS-TELEFON]",
 "telefon_transkription": "[TRANSKRIPTIONS-TELEFON]",
 "erreichbarkeit": "[Z.B. Mo-Fr 09:00-17:00 Uhr]",
 "email_kanzlei": "[KANZLEI-E-MAIL]",
 "unterzeichnende_ra": "[VORNAME NACHNAME, Rechtsanwalt/Rechtsanwaeltin]",
 "rechtsanwaltsgesellschaft": "[FALLS ZUTREFFEND]"
 }
}

Felder und Verwendung

Feld	Beschreibung	Verwendung in
name	Vollständiger Kanzleiname	Briefkopf, Schlussformel, Fußzeile
adresse	Postanschrift der Kanzlei	Briefkopf, Fußzeile
telefon_sekretariat	Hauptnummer für Terminvergabe	Erstantwort-Body, Dringlichkeits-Hinweis
telefon_transkription	Nummer des Transkriptionsservices	Transkriptions-Abschnitt
erreichbarkeit	Bürozeiten	Erstantwort-Body
email_kanzlei	Haupt-E-Mail-Adresse	Briefkopf, Fußzeile
unterzeichnende_ra	Name der unterzeichnenden Anwältin/des Anwalts	Schlussformel
rechtsanwaltsgesellschaft	Partnerschaftsgesellschaft, GmbH o. ä.	Briefkopf, Fußzeile (optional)

Platzhalter-Ersetzung

Beim Aufruf des erstantwort-generator-Skills werden alle Platzhalter in doppelten eckigen Klammern [...] durch die Werte aus kanzlei.json ersetzt.

Beispiel-Ersetzung:

• [SEKRETARIATS-TELEFON] → +49 89 12345-0
• [TRANSKRIPTIONS-TELEFON] → +49 89 12345-99
• [KANZLEI-NAME] → Müller & Partner Rechtsanwälte
• [ERREICHBARKEITSZEITEN] → Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr

Validierung

Bevor die kanzlei.json für die Produktion verwendet wird:

1. Telefonnummer-Format: Deutsche Nummern im Format +49 [ORTSVORWAHL] [NUMMER] oder 0[ORTSVORWAHL] [NUMMER]. Internationale Nummern im E.164-Format.
2. Vollständigkeit: Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Fehlende Pflichtfelder → Warnung und Verwendung des Platzhalter-Textes.
3. E-Mail: Grundlegendes Format [name]@[domain].[tld] prüfen.
4. Transkriptions-Nummer: Gesondert prüfen — dies ist die Nummer, die im DSGVO-Einwilligungshinweis erscheint. Fehlende oder ungültige Nummer → Transkriptions-Abschnitt deaktivieren und Warnung ausgeben.

Fehlerfallbehandlung

Fehlerfall	Verhalten
kanzlei.json nicht vorhanden	Platzhalter-Text [KANZLEI-NAME] etc. in der Antwort belassen; interne Warnung
Telefonnummer fehlt	Abschnitt mit dieser Nummer aus der Antwort entfernen; Warnung
Transkriptions-Nummer fehlt	Transkriptions-Abschnitt vollständig deaktivieren
Ungültiges JSON	Fehler melden; keine Antwort generieren bis korrigiert

Anpassung für verschiedene Kanzlei-Konstellationen

Einzelanwalt / Einzelanwältin

{
 "kanzlei": {
 "name": "Rechtsanwältin Dr. Lena Hoffmann",
 "telefon_sekretariat": "+49 30 98765-0",
 "telefon_transkription": "+49 30 98765-10",
 "unterzeichnende_ra": "Dr. Lena Hoffmann, Rechtsanwältin"
 }
}

Große Kanzlei mit Empfang

{
 "kanzlei": {
 "name": "Steinacker Lichtenberg Partnerschaftsgesellschaft mbB",
 "telefon_sekretariat": "+49 89 12345-0",
 "telefon_transkription": "+49 800 123456-99",
 "erreichbarkeit": "Mo-Do 08:30-18:00 Uhr, Fr 08:30-16:00 Uhr"
 }
}

Kanzlei mit mehreren Standorten

Für jeden Standort eine separate kanzlei-[standort].json anlegen und beim Abruf den Standort angeben.

Verweise auf andere Skills

• erstantwort-generator — Hauptabnehmer der Konfigurationsdaten
• transkriptionsdienst-erklaerung — benötigt telefon_transkription
• muster-erstantwort — Platzhalter werden durch diesen Skill befüllt

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.