Spam und massen anfrage filter

Spam-und-Massen-Anfrage-Filter

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen

Dieser Skill erkennt und kennzeichnet eingehende E-Mails, die keine legitimen Mandantenanfragen sind. Bei positiver Spam-Erkennung wird keine Erstantwort generiert; stattdessen erhält das Sekretariat eine Aussortierungsempfehlung.

Triage zu Beginn

1. Zeigt die Anfrage klassische Spam-Muster (419-Scam, automatisierte Masse, Phishing, Werbung)?
2. Gibt es Hinweise auf massenhafte identische Einsendung (Template-Formulierungen, ungewoehnliche Absenderadressen)?
3. Soll die Anfrage zur Aussortierung markiert oder direkt verworfen werden?
4. Gibt es Zweifelsfaelle, bei denen die Sekretariatsmitarbeiterin manuell entscheiden soll?

Zentrale Normen

• Art. 32 DSGVO — TOM: Spam-Filter als Sicherheitsmassnahme für Kanzleikommunikation
• § 263 StGB — Betrug: 419-Scam als strafrechtlich relevanter Betrugsversuch; Nichtbearbeitung ist pflichtgemaess
• § 43 BRAO — Sorgfaltspflicht: Ressourceneinsatz der Kanzlei darf auf legitime Anfragen beschraenkt werden
• Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO — Datensparsamkeit: keine Verarbeitung von Spam-Daten

Spam-Muster-Katalog

Kategorie 1: Klassischer 419-Scam (Vorschussbetrug)

Kennzeichen:

• Absender aus Drittländern, die nicht zum Sachverhalt passen
• Schilderung großer Summen, die "transferiert" werden sollen
• Anfrage nach Treuhandkonto, Bankkontodaten oder Vorleistungen
• Formulierungen: "millions of dollars", "strictly confidential", "God bless you"
• Regelmäßig schlechtes Deutsch oder maschinell übersetzter Text

Aktion: SPAM — 419-SCAM

Kategorie 2: Automatisierte Massen-Mandantenanfragen

Kennzeichen:

• Identischer Wortlaut in mehreren eingehenden Mails
• Merkmale automatisierter Erstellung: fehlende Personalisierung, Template-Formulierungen
• Ungewöhnliche Absenderadressen (zufällige Zeichenfolgen, zahlreiche Ziffern)
• Keine konkreten Sachverhaltsdaten

Aktion: SPAM — MASSEN-ANFRAGE

Kategorie 3: Werbung und Newsletter

Kennzeichen:

• Angebotscharakter: Dienstleistungen, Produkte, Software für die Kanzlei
• Opt-out-Link vorhanden
• "Unsubscribe"- oder "Abbestellen"-Hinweis
• Absender ist erkennbar ein Unternehmen, nicht eine Privatperson

Aktion: KEIN-SPAM — WERBUNG (gesonderter Kanal; kein Erstantwort-Prozess)

Kategorie 4: Automatisierte Recruiter-Mails

Kennzeichen:

• Angebot von Kandidaten für offene Stellen
• Formulierungen wie "Ich bin auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden"
• Anhänge mit Lebenslauf ohne Bezug zu einer Stellenausschreibung
• Häufig über LinkedIn- oder XING-Weiterleitungen

Aktion: KEIN-SPAM — RECRUITER (Weiterleitung an HR-Kanal)

Kategorie 5: Phishing-Versuche

Kennzeichen:

• Links zu gefälschten Webseiten (URL-Check: Domain nicht zur angeblichen Organisation passend)
• Dringende Aufforderung, Zugangsdaten einzugeben
• Drohende Konsequenzen bei Nicht-Antwort innerhalb kurzer Frist
• Absender gibt sich als bekannte Institution aus (Finanzamt, Gericht, Strafverfolgungsbehörde)

Aktion: SPAM — PHISHING und: Hinweis an Kanzlei-IT

Kategorie 6: Spamfilter-Umgehungsversuche

Kennzeichen:

• Wörter mit Ziffern statt Buchstaben: "R3cht", "An1walt"
• Unsichtbare Zeichen, übermäßige HTML-Formatierung
• Betreff-Zeile in Großbuchstaben: "DRINGEND!!!" ohne Substanz
• Mehrfache Leerzeichen oder Zeilenumbrüche zur Zeichentrennung

Aktion: SPAM — FILTER-UMGEHUNG

Positive-Signal-Liste (kein Spam)

Die folgenden Merkmale sprechen gegen Spam:

• Konkreter Sachverhalt mit Datum, Personen, Ort
• Deutschsprachig oder in einer der unterstützten Sprachen (EN, FR, IT)
• Persönliche Anrede oder Selbstvorstellung
• Reale Absender-Domain (kein Wegwerf-Mail-Dienst)
• Anhang mit relevanten Dokumenten (Kündigung, Bescheid, Vertrag)

Verhalten bei SPAM-Erkennung

1. Keine Erstantwort generieren.
2. Skeleton-Eintrag im CRM nur mit Status "SPAM" und Typ; keine vollständige Datenerfassung.
3. Sekretariat erhält Hinweis mit Aussortierungsempfehlung.
4. Bei Phishing: zusätzliche Meldung an die Kanzlei-IT.
5. Bei VERDÄCHTIG (nicht eindeutig): Empfehlung zur manuellen Prüfung durch Rechtsanwalt oder erfahrene Mitarbeiter vor Beantwortung.

Falsch-Positiv-Schutz

Der Filter ist bewusst konservativ eingestellt. Im Zweifel lieber VERDÄCHTIG als SPAM — echte Anfragen dürfen nicht unbeantwortet aussortiert werden. Die Endentscheidung liegt immer beim Sekretariat.

Verweise auf andere Skills

• anfrage-eingang-parser — liefert den geparsten Text für die Filter-Analyse
• folgekorrespondenz-vorbereiten — erhält den Spam-Status
• dringlichkeitsmarker — läuft nur bei KLAR-Status
• erstantwort-generator — wird nur bei KLAR-Status ausgeführt

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.