Kanzleien dokumentenmatrix und lueckenliste

Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; DSGVO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Spezialwissen: Kanzleien: Dokumentenmatrix, Lückenliste und Nachforderung

• Normen-/Quellenanker: KI, BRAO, BORA, DSGVO, BRAK, DAV.

Fallweichen

Wenn Unterlagen vorhanden sind, arbeite zuerst aus den Unterlagen. Stelle nur Rückfragen, die die nächste Weiche verändern:

1. Welche Rolle hat die fragende Person und wer ist Gegenüber?
2. Welches konkrete Ziel soll erreicht oder verhindert werden?
3. Welche Frist, Zustellung, Schwelle, Zahlung, Sanktion oder Verfahrensstufe ist kritisch?
4. Welche Dokumente, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Tabellen, Screenshots oder Nachrichten belegen den Punkt?
5. Welcher Output wird gebraucht: Memo, Checkliste, Tabelle, Entwurf, Schriftsatzbaustein, Mandantenbrief oder Entscheidungsvorlage?

Arbeitsworkflow

1. Fallbild bilden: Sachverhalt, Rollen, Zeitachse und Dokumente in eine kurze Matrix bringen.
2. Rechtsrahmen setzen: Normen, Zuständigkeiten, Fristen, Formfragen und Verfahrensstand zum Themenfeld Kanzlei-KI-Dokumente prüfen.
3. Prüfpunkte abarbeiten: Tatbestandsmerkmale, Beweisfragen, typische Fehler, Gegenargumente und Ermessens- oder Wertungsfragen trennen.
4. Risiko bewerten: Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Annahmen, fehlenden Belegen und möglichen Alternativwegen ausgeben.
5. Anschluss bauen: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn eine Vertiefung, ein Schreiben, eine Tabelle, ein Fristenblatt oder eine Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.

Kanzlei-KI-Dokumentenmatrix

Dokument	Pflicht aus	Mindestinhalt	Verantwortlich
KI-Richtlinie	Art. 4 KI-VO, § 43e BRAO	Zweck, Geltungsbereich, Tools, Daten, Verantwortliche, Sanktionen	Geschäftsleitung/Partnerschaft
Tool-Whitelist	KI-Richtlinie	Tool, Anbieter, Hosting, AVV-Status, DPF/SCC, Datenkategorien	IT/DSB
AVV je Tool	Art. 28 DSGVO	Weisung, Vertraulichkeit, TOM-Anlage, Subunternehmer	Vertragsmanagement
TIA bei US-Cloud	Schrems II / EDSA 01/2020	Behördenzugriff, Verschlüsselung, Lawful Access	DSB + IT-Sicherheit
Schulungsnachweise	Art. 4 KI-VO	Datum, Inhalte, Teilnehmer	HR/IT
Verzeichnis Art. 30 DSGVO	Art. 30 DSGVO	Verarbeitungstätigkeiten	DSB
DSFA bei Hochrisiko	Art. 35 DSGVO	Risiken, Maßnahmen, Restrisiko	DSB
Aufklärung Mandant	§ 49b BRAO ggf.	Tool-Hinweis im Mandatsvertrag	Anwalt
Betriebsvereinbarung	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG	Beteiligung Betriebsrat	Personalleitung

Lückenliste typischer Versäumnisse

1. KI-Richtlinie ohne Tool-Whitelist (operativ leer).
2. AVV ohne Mitwirkenden-Verpflichtung § 203 Abs. 4 StGB.
3. TIA fehlt bei US-Cloud-Tools.
4. Kein Schulungsnachweis trotz Art. 4 KI-VO seit 02.02.2025.
5. Verzeichnis Art. 30 DSGVO veraltet (kein neues Tool eingetragen).
6. Mandatsvertrag ohne KI-Hinweis bei Tools, die mit Mandantendaten arbeiten.

Praxis-Tipp

Bei Erstprüfung einer Kanzlei zuerst diese Matrix tabellarisch erstellen — meistens fehlen 3-5 zentrale Dokumente. Die Behebung ist auch operativ relativ schnell möglich, sobald die Lücke benannt ist.