Workflow mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich ki-governance sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• Rechtsgrundlage, Zuständigkeit, Frist, Form, Beweislast und Rechtsfolge aus dem jeweiligen Fachgebiet ausdrücklich benennen.
• Spezialnormen aus den angrenzenden Fachskills dieses Plugins vor Ausgabe gegen Gesetzestext oder amtliche Quelle prüfen.
• Keine Rechtsprechung oder Literatur aus Modellwissen erzwingen; nur verifizierte, frei prüfbare Fundstellen verwenden.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

Mandantenkommunikation KI-Governance

• Anrede + Bezug: "In Sachen [Mandant] / Ihre KI-Compliance"
• Sachstand kurz: welche KI-Systeme erfasst, welche Risiken erkannt, welche Klassifizierung.
• Empfehlung in 2-3 Sätzen: zentral umsetzbarer nächster Schritt (z. B. "AVV mit Anbieter X nachverhandeln, US-Transfer-TIA dokumentieren, Schulungsnachweis Art. 4 KI-VO erbringen").
• Risikoampel: Rot/Gelb/Grün mit knapper Begründung.
• Nächste Schritte mit Frist und Verantwortlichkeit: wer macht was bis wann.
• Kostenhinweis: RVG/Honorarvereinbarung.
• Schweigepflicht-Hinweis bei externer KI-Nutzung: falls Mandantendaten verarbeitet werden, Information über § 203 StGB-Aspekte (transparent, ohne Verharmlosung).

Praxis-Tipp

Vermeiden Sie technische Doppelbegriffe ohne Erklärung ("DPF", "SCC", "GPAI"). Erläutern Sie die Begriffe in einer Fußnote oder kurz im Text — sonst entsteht der Eindruck eines abgehobenen Berichts, der nicht entschieden werden kann.