Fristen risikoampel mandantenkommunikation

Fristen- und Risikoampel

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Fristen- und Risikoampel im Bereich ki-governance sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• Rechtsgrundlage, Zuständigkeit, Frist, Form, Beweislast und Rechtsfolge aus dem jeweiligen Fachgebiet ausdrücklich benennen.
• Spezialnormen aus den angrenzenden Fachskills dieses Plugins vor Ausgabe gegen Gesetzestext oder amtliche Quelle prüfen.
• Keine Rechtsprechung oder Literatur aus Modellwissen erzwingen; nur verifizierte, frei prüfbare Fundstellen verwenden.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

KI-Governance-typische Fristen

• Datenpanne: Art. 33 Abs. 1 DSGVO – Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden ab Kenntnis.
• Betroffenenbenachrichtigung: Art. 34 DSGVO – unverzüglich bei hohem Risiko.
• KI-VO-Vorfall (Hochrisiko): Art. 73 KI-VO – Meldung an Marktüberwachungsbehörde innerhalb von 15 Tagen, bei schwerwiegenden Vorfällen oder breit angelegten Verstößen innerhalb von 2 Tagen, bei Tod sofort.
• Geltungsbeginn KI-VO: Art. 5 (Verbote) seit 02.02.2025, Art. 51 ff. (GPAI) seit 02.08.2025, Art. 6 ff. (Hochrisiko) ab 02.08.2026.

Ampelkriterien

• Rot: laufende Frist < 72h, Aufsichtsbehörde involviert, mögliche Verbotene-Praktik-Lage (Art. 5 KI-VO), § 203 StGB-Berührung.
• Gelb: Klassifizierung offen (Hochrisiko vs. Begrenzt), AVV/Drittlandstransfer ungeklärt, Dokumentationslücken.
• Grün: gesicherte Klassifizierung, Doku vollständig, Schulung erfolgt, AVV/SCC vorhanden.