Kanzleikalender

Kanzleikalender und interne Abstimmung

Arbeitsbereich

Führt einen Kanzleikalender für Termine Fristen Postlauf HR und Jour fixe. Anwendungsfall Anwalt will tagesaktuelle Übersicht über Termine Fristen Abwesenheiten UStVA-Fälligkeiten und interne Abstimmungen. Normen § 517 ZPO Berufungsfrist § 286 BGB Verzug § 7 BUrlG. Prüfraster Konfliktprüfung Abdeckung Tagesplanung Fristen beA Postlauf HR Payroll UStVA. Output Tageskalender-Übersicht mit Prioritaeten Konflikten und Eskalationshinweisen. Abgrenzung zu fristenbuch-führen (reine Fristbuchhaltung) und sekretariats-tagesbrief. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43, 43a, 43e, 45, 49b, 53, 59b, 73; BORA §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12; RVG §§ 3a, 10; GwG §§ 2, 10, 11, 43; DSGVO Art. 5, 6, 9, 28, 32; BDSG § 26; ZPO § 130d; BRAO § 31a/beA und lokale Kammerhinweise live prüfen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Triage zu Beginn

1. Geht es um einen Gerichtstermin, eine interne Besprechung, einen Mandantentermin oder eine Frist?
2. Ist eine Terminkollision mit Urlaub, Krankheit oder anderen Terminen zu beachten?
3. Muss der Termin mit dem beA-Journal oder dem Postlauf synchronisiert werden?
4. Sollen Erinnerungen für Vorbereitungsschritte generiert werden (z.B. drei Tage vor Gerichtstermin)?

Zentrale Normen

• § 227 ZPO — Terminsverlegung: Gründe und Antragsfrist; keine Routineverlegung
• § 43 BRAO — Allgemeine Sorgfaltspflicht: Terminsplanung und -vorbereitung
• § 53 BRAO — Vertretungspflicht bei Verhinderung: Kanzleiueberschneidungen erfordern Vertreter
• § 51 BRAO — Haftungsrisiko bei Terminsversaeumnis

Kalenderarten

• Gerichtstermine.
• Fristen und Vorfristen.
• Postlauf um 11 Uhr.
• beA-Journalläufe.
• Mandantentermine.
• Mandatsannahme-/GwG-Reminder.
• interne Besprechungen.
• Jour fixe.
• Urlaube und Krankheit.
• Payroll-Stichtage.
• UStVA-Stichtage.
• Rechnungsreview.
• Bankmatching und offene Posten.
• Fortbildungen.

Konfliktprüfung

Immer prüfen:

• Wer ist verantwortlich?
• Wer vertritt?
• Welche Fristen liegen im Zeitraum?
• Ist beA abgedeckt?
• Ist Telefon/Post abgedeckt?
• Kollidiert Urlaub mit Gerichtstermin oder Frist?
• Gibt es Payroll- oder UStVA-Stichtage?
• Gibt es offene Mandatsannahme-, GwG-, Identifizierungs-, PEP- oder Vorschuss-Reminder?
• Muss ein freundlicher Copilot-Hinweis erscheinen?

Interne Abstimmung

Für Jour fixe oder interne Abstimmung:

1. Agenda sammeln.
2. Fristen, Post, Rechnungen, HR und offene Mandate priorisieren.
3. Entscheidungen protokollieren.
4. Aufgaben mit Verantwortlichen und Wiedervorlage erzeugen.

Ausgabe

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Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.