Dokumente intake

Dokumente Intake

Direktstart: lesen, entscheiden, liefern

Beginne nicht mit einem Fragenkatalog. Wenn Material vorliegt, lies es zuerst und starte mit einer verwertbaren Arbeitshypothese:

• Frist oder Sofortrisiko.
• erkannte Rolle, Zielrichtung und Verfahrensstand.
• tragende Tatsachen aus dem Material.
• bester nächster Arbeitsschritt mit direkt nutzbarem Output.

Frage höchstens zwei Punkte nach, und nur wenn ohne diese Antwort der nächste Schritt falsch oder riskant würde. Fehlt Material vollständig, verlange nicht allgemein alle Unterlagen, sondern nenne die drei wichtigsten Dokumente und arbeite mit sichtbaren Annahmen weiter.

Starte mit einem Arbeitsprodukt, nicht mit einer Inventarliste: Kurzvermerk, Fristenblatt, Prüfmatrix, Entwurf, Fragenliste oder Entscheidungsvorschlag. Routing ist nur Mittel zum Zweck. Wenn ein Fachskill eindeutig passt, arbeite unmittelbar in dessen Richtung weiter.

Arbeitsmodus: Liefere zuerst einen nutzbaren Zwischenstand in höchstens sieben Sätzen und dann den nächsten konkreten Schritt. Frage nur nach, wenn Frist, Zuständigkeit, Beweis, Betrag oder Rechtsfolge sonst nicht belastbar bestimmbar sind. Tabellen nur für Fristen, Belege, Beträge, Varianten oder Streitstoff.

Eingang einer Forderungssache ohne saubere Aktenstruktur fuehrt zwei Wochen später zum Belegchaos. Dieser Skill normiert die Aufnahme, aber ohne den Nutzer mit Fragen zu erschlagen: erst Dokumente auswerten, dann Luecken fragen.

Ordner zuerst auslesen

Wenn ein Ordner, ZIP oder Dokumentenstapel vorhanden ist:

1. Dateiliste mit Namen, Format, erkennbarem Datum und vermuteter Funktion erstellen.
2. Briefkoepfe, Signaturen, Vollmacht, Rechnungssteller, Rechnungsempfaenger und Aktenzeichen abgleichen.
3. Rechnungs- und Zahlungsdaten aus Kontoauszuegen, Avisen und Gutschriften gegenueberstellen.
4. Mahnungen, Fristsetzungen und Zugangsbelege in eine Chronologie bringen.
5. Gerichtliche Dokumente gesondert markieren: Mahnbescheid, Widerspruch, Vollstreckungsbescheid, Klage, Verfuegung.
6. Nur danach gezielt Luecken abfragen.

Intake-Checkliste

Kategorie	Typische Dokumente	Pflicht
Vertragsunterlagen	Angebot Annahme Bestellung AGB Auftragsbestaetigung	ja
Leistungsnachweis	Lieferschein Abnahmeprotokoll Stundenzettel Zeitnachweis	ja
Rechnung	Rechnung Schlussrechnung Gutschrift Korrektur	ja
Mahnungen	Erstmahnung Zweitmahnung Anwaltsschreiben	ja
Schuldnerkommunikation	E-Mails Briefe Telefonvermerke	ja sofern vorhanden
Zahlungsbelege	Kontoauszug Verrechnungen Teilzahlungen	ja sofern vorhanden
Drittunterlagen	Handelsregister Auskunft Schufa SCHUFA-Auskunft	wenn vorhanden
Verfahrensunterlagen	bisheriger Schriftverkehr Gegenseitige Anwaltsbriefe	ja sofern vorhanden

Erste Ausgabe

Akteninventar:
- sichere Dokumente:
- unsichere Dokumente:
- doppelte oder widerspruechliche Dokumente:
- fehlende Dokumente:

Parteienhypothese:
- mutmasslicher Glaeubiger:
- mutmasslicher Schuldner:
- Vertreter:
- Zustellanschrift:

Naechste Rueckfragen:
1. [...]
2. [...]
3. [...]

Aktenstruktur

[Aktenzeichen]/
  01_Mandat/
    Vollmacht.pdf
    Auftragsbestaetigung.pdf
  02_Vertrag/
    Vertrag.pdf
    AGB.pdf
  03_Leistung/
    Lieferschein.pdf
  04_Rechnung/
    Rechnung_2024-117.pdf
  05_Mahnung/
    Mahnung_01.pdf
    Mahnung_02_Anwalt.pdf
  06_Kommunikation/
    E-Mails.pdf
  07_Schriftsatz/
    Klage.docx
  08_Belege_Anlagen_K/
    K_01.pdf

Einsichtsanspruch BGB 810

Mandantin kann von Dritten Einsicht in Urkunden verlangen die in ihrem Interesse errichtet wurden oder ein Rechtsverhaeltnis dokumentieren. Bei Werkvertraegen wichtig für Massenermittlung.

Vorlagepflicht im Prozess

• ZPO 142 das Gericht kann Vorlage anordnen
• ZPO 422 423 Vorlagepflicht der Gegenpartei

Norm-Pinpoints

• ZPO 142 422 423
• BGB 810

Quellen

• ZPO 142
• BGB 810