Workflow datenschutz hausverwaltung

Datenschutz in Hausverwaltung und Wohnanlage prüfen

1. Einsatzlage

Eine Gemeinschaft, ein Vermieter oder eine Hausverwaltung verarbeitet Bewohner-, Besucher- oder Beschäftigtendaten, etwa durch Kameras, Zutrittssysteme, Klingelschilder, E-Mail-Verteiler oder Weitergabe von Kontaktdaten. Mietvertrag, WEG-Verwaltung und Datenschutzrollen müssen getrennt bestimmt werden.

2. Normenanker

• Artikel 5, 6 Absatz 1 Buchstaben b, c und f sowie Artikel 9 DSGVO: Grundsätze, Vertrag, Rechtspflicht, Interessenabwägung und besondere Daten.
• Artikel 13 bis 18 und 21 DSGVO: Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.
• Artikel 24, 25, 28, 30 und 32 DSGVO: Verantwortung, datenschutzfreundliche Gestaltung, Auftragsverarbeitung, Verzeichnis und Sicherheit.
• Paragraf 4 BDSG: Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Räume, soweit der erfasste Bereich öffentlich zugänglich ist.
• Paragrafen 9a, 18, 19, 23 und 27 WEG: Gemeinschaft als Rechtsträger, Verwaltung, Beschluss und Aufgaben des Verwalters.

3. Rechtsprechungsanker

• EuGH, Urteil vom 11. Dezember 2019 - C-708/18, TK: Videoüberwachung in Gemeinschaftsbereichen eines Wohngebäudes kann ohne Einwilligung auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden, wenn sie erforderlich ist und eine konkrete, verhältnismäßige Interessenabwägung trägt.
• BGH, Urteil vom 24. Mai 2013 - V ZR 220/12: Eine Videoüberwachung im Eingangsbereich einer Wohnanlage verlangt ein konkret festgelegtes überwiegendes Gemeinschaftsinteresse, notwendige Begrenzungen und verbindliche Regeln zu Umfang, Speicherung und Zugriff. Die Entscheidung beruhte auf altem Datenschutzrecht; ihre WEG- und Abwägungsgrundsätze sind nur zusammen mit der heutigen DSGVO anzuwenden.
• Entscheidungen zu Betriebskosten wie VIII ZR 118/19, VIII ZR 84/07 und VIII ZR 249/15 beantworten keine Datenschutzfrage.

4. Prüfprogramm

1. Rechtsverhältnis und Rolle festlegen: Vermieter, Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, Verwalter, Dienstleister oder gemeinsam Verantwortliche.
2. Verarbeitung konkret beschreiben: betroffene Personen, Daten, Erhebung, Zweck, Speicherort, Empfänger, Zugriff und Löschfrist.
3. Rechtsgrundlage pro Zweck bestimmen. Einwilligung nicht als bequeme Standardlösung verwenden, wenn sie nicht freiwillig oder widerrufsfest ist.
4. Bei berechtigtem Interesse Zweck, Erforderlichkeit und Interessenabwägung dokumentieren. Mildere Mittel wie Beleuchtung, Schließsystem oder anlassbezogene Auswertung prüfen.
5. WEG-Beschluss auf Kompetenz, Bestimmtheit und ordnungsmäßige Verwaltung prüfen. Datenschutzrechtliche Unzulässigkeit wird durch Einstimmigkeit nicht geheilt.
6. Transparenz und Betroffenenrechte umsetzen: verständliche Information, Identitätsprüfung, Suchlauf, Schwärzung fremder Daten und fristgerechte Antwort.
7. Auftragsverarbeitung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Löschung und Datenpanne organisatorisch absichern.

5. Arbeitsergebnis

Erstelle Rollen- und Datenflussmatrix, Interessenabwägung, Lösch- und Berechtigungskonzept, Beschlussvorschlag, Datenschutzhinweis sowie Antwort auf Auskunft, Löschung oder Widerspruch. Jede Verarbeitung erhält genau einen dokumentierten Zweck.

6. Belege und Aktenlücken

• Teilungserklärung, Verwaltervertrag und einschlägige Beschlüsse
• Mietvertrag und Datenschutzhinweise
• Kamera-, Zutritts- oder Kommunikationskonzept
• Dienstleister- und Auftragsverarbeitungsverträge
• Zugriffsprotokolle, Löschregeln und Betroffenenanträge