Workflow mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich fachanwalt-handels-gesellschaftsrecht sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• BGB §§ 21 ff., 705 ff.; HGB; GmbHG; AktG; UmwG; FamFG/Registerrecht; PartG/Vereinsrecht je nach Organisation.
• Organ, Vertretung, Beschluss, Ladung, Mehrheit, Registervollzug, Treuepflicht und Haftung getrennt prüfen.
• Cap Table, Gesellschafterliste, Satzung, Protokoll, Registerstand und Nebenabreden nie vermischen.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

Berufsrechtliche Pflichten der Mandantenkommunikation

Pflicht	Norm	Praxis
Belehrungspflicht und Aufklärungspflicht	§ 43a Abs. 3 BRAO i.V.m. § 4 BORA; BGH ständige Rechtsprechung zur Haftung der Anwälte	über Chancen, Risiken, Kosten und Alternativen aufklären; insbesondere bei Vergleichsentscheidungen schriftlich dokumentieren
Verschwiegenheit	§ 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB	KEIN Mandantengeheimnis-Inhalt in unverschlüsselte E-Mails ohne AVV; bei US-Cloud-Mail nur mit DSGVO-konformer Lösung
Geldwäschegesetz	§§ 11, 12 GwG (Kanzlei als Verpflichteter bei Kataloggeschäften)	Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten, PEP-Check
Interessenkollision	§ 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA	jede Doppelvertretung gegen Erstmandanten ausgeschlossen, auch nachvertraglich (BGH ständige Rechtsprechung)
Vergütungsvereinbarung	§ 3a RVG	Textform, Hinweis auf gesetzliche Mindestvergütung, ohne unangemessene Klauseln
Werbung und Außenauftritt	§§ 6, 7 BORA	sachlich, kein Erfolgsversprechen
Datenschutz	DSGVO, BDSG	Verarbeitungsverzeichnis, AVV mit Tools, Informationspflichten Art. 13 DSGVO

Strukturmuster Mandantenbrief (Standardform)

1. Bezugnahme ("In dem Mandat … / In der Sache …")
2. Sachstand (Was ist seit letzter Kommunikation passiert?)
3. Rechtliche Einordnung (knapp, keine Lehrbuch-Erklärungen)
4. Empfehlung (zwei oder drei Optionen, mit Trade-off und Empfehlung)
5. Nächste Schritte mit Frist (klare Verantwortlichkeiten)
6. Kostenhinweis (RVG-Schätzung, ggf. Verweis auf Vergütungsvereinbarung § 3a RVG)
7. Unterschrift mit Berufsbezeichnung
8. Mandantenbestätigung erforderlich? (ggf. Einverständnis schriftlich einholen)

Trade-off-Hinweis

• Schriftlich versus mündlich: Schriftliche Belehrung schützt Anwalt im Haftungsprozess; aber bei sensiblen Themen Telefonat oder persönliches Gespräch oft besser.
• Vergleichsdruck und Anwaltspflicht: Bei Vergleichsempfehlung muss Anwalt schriftlich Vor- und Nachteile darstellen; "stillschweigender Vergleichsdruck" durch unklare Risiko-Darstellung haftungsrelevant.
• Mandantengeheimnis und KI-Tools: ChatGPT/Claude im offenen Web ist ohne AVV nicht DSGVO-konform für Mandantendaten. Lieber lokale Lösungen oder Tools mit AVV.