Workflow mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation im gewerblichen Rechtsschutz: Mandantenbriefe, Entscheidungsvorlagen, Statusberichte, Kostenaufklärung, Beratungsprotokoll, Tonalität und BRAO-Informationspflichten

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: die im Plugin-Kontext einschlägigen Normen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, eur-lex.europa.eu und die amtlichen Bundes-/Landesportale live prüfen — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fokus: Mandantenkommunikation im gewerblichen Rechtsschutz: Mandantenbriefe, Entscheidungsvorlagen, Statusberichte, Kostenaufklärung, Beratungsprotokoll, Tonalität und BRAO-Informationspflichten. Mustertexte für alle Phasen des Mandats.

Mandantenkommunikation

BRAO-Informationspflichten

Pflicht	Norm	Inhalt
Aufklärung über Kosten	§ 49b BRAO; § 10 RVG	Vor der Mandatsübernahme; Vergütungshinweis
Interessenkonflikte	§ 43a BRAO	Keine Vertretung widerstreitender Interessen
Sachgerechte Information	§ 11 BORA	Aktuelle, zutreffende Informationen zum Stand
Fristmitteilung	Allgemeine Sorgfaltspflicht	Fristen proaktiv mitteilen
Keine irreführende Darstellung	BRAO allg.	Erfolgschancen nicht übertreiben

Kommunikationsphasen

Phase 1: Erstberatung

Inhalt:

• Kurzer Sachverhaltsüberblick (was der Mandant schildert).
• Einschätzung (Risikoampel: Grün / Gelb / Rot).
• Handlungsoptionen mit Vor-/Nachteilen.
• Kostenaufklärung (Streitwert-Schätzung, Gebühren, Gerichtskosten, Risiko).
• Klare Frage: Mandat erteilt? Welche Option?

Tonalität: Ruhig, klar, keine Panik; realistische Einschätzung.

Phase 2: Laufende Bearbeitung

Statusbericht (Muster):

Statusbericht Mandat [Aktenzeichen]
Stand: [Datum]

I. Sachstand
[1–2 Sätze: Wo stehen wir]

II. Letzte Aktivitäten
- [Datum]: [Maßnahme] → Ergebnis: [...]
- [Datum]: [Maßnahme] → Ergebnis: [...]

III. Nächste Schritte
- [Maßnahme] bis [Datum]: Verantwortlich: [Name]

IV. Offene Punkte (Ihre Mithilfe benötigt)
- [Bitte um Unterlagen / Entscheidung / Freigabe]

V. Kosten aktuell
Bislang entstanden: EUR [Betrag]
Voraussichtlich gesamt: EUR [Schätzung]

Phase 3: Entscheidungsvorlagen

Bei jeder wichtigen Weichenstellung:

Entscheidungsvorlage – [Thema]
Mandat: [Aktenzeichen] – Datum: [Datum]

Sachverhalt: [2 Sätze]

Option A: [Beschreibung]
 Vorteil: ...
 Nachteil / Risiko: ...
 Kosten: ca. EUR [Betrag]

Option B: [Beschreibung]
 Vorteil: ...
 Nachteil / Risiko: ...
 Kosten: ca. EUR [Betrag]

Unsere Empfehlung: Option [A/B], weil [Begründung in 2 Sätzen].

Bitte geben Sie uns bis [Datum, Uhrzeit] Ihre Entscheidung bekannt.

Phase 4: Mandatsabschluss

Abschlussbrief (Muster):

Abschlussbrief Mandat [Aktenzeichen]

Sehr geehrte/r [Mandant],

das Mandat ist abgeschlossen. Zusammenfassung:

Ergebnis: [Kurze Beschreibung: Unterlassung / Vergleich / Urteil / Einigung]
Kosten gesamt: EUR [Betrag] (davon Ihr Anteil: EUR [Betrag])
Zahlungseingang: [Datum]

Hinweise für die Zukunft:
- [z.B. Benutzungsnachweis der Marke weiterführen]
- [z.B. Portfoliopflege – nächste Verlängerung am ...]

Wir danken für das Vertrauen und stehen für künftige Mandate gerne zur Verfügung.

[Kanzlei]

Tonalitäts-Leitfaden

Situation	Tonalität
Erste Kontaktaufnahme	Professionell, offen, keine Panik
Eilsituation (Frist läuft)	Klar, direkt, handlungsorientiert
Schlechte Nachricht (Klage abgewiesen)	Ehrlich, ruhig, Alternativen aufzeigen
Gute Nachricht (EV erwirkt)	Positiv, aber nüchtern; nächste Schritte sofort
Kostenüberschreitung	Frühzeitig informieren; Gründe erläutern

Checkliste Mandantenkommunikation

Schritt	Erledigt?
Kostenaufklärung vor Mandatsübernahme	☐
Interessenkonflikt-Check	☐
Erstbewertung (Risikoampel) kommuniziert	☐
Fristen proaktiv mitgeteilt	☐
Entscheidungsvorlagen bei Weichenstellungen	☐
Statusberichte in regelmäßigen Abständen	☐
Abschlussbrief versandt	☐
Originalunterlagen zurückgegeben / archiviert	☐

Einstieg

1. In welcher Phase des Mandats befindet sich die Kommunikation?
2. Welche Botschaft soll übermittelt werden (Sachstand / Entscheidungsvorlage / Kosten)?
3. Welche Tonalität ist angemessen (neutral / dringend / positiv / kritisch)?
4. Liegt Material vor, das in den Brief eingearbeitet werden soll?
5. Output: Mandantenbrief, Statusbericht, Entscheidungsvorlage, Abschlussbrief?

Anschluss-Skills

• spezial-einstweilige-mandantenkommunikation-entscheidungsvorlage – EV-Entscheidungsvorlage.
• spezial-schadensersatz-abschlussprodukt-und-uebergabe – Abschluss-Memo.
• spezial-bezuege-zahlen-schwellen-und-berechnung – Kostenabschätzung.

Was dieser Arbeitsgang nicht macht

• Keine inhaltliche Rechtsprüfung (das machen die Fachmodule).
• Kein Ersatz für vollständige Mandantenberatung und individuelle Aufklärung.