Dfg sachbeihilfe elan formalia

Sachbeihilfe und elan-Formalia

Worum geht es

Die Sachbeihilfe ist das Brot-und-Butter-Programm der DFG. Mache den Antrag formal einreichungsreif: elan-Portal, Vordrucke, Modulmix, Anlagen, Fachzuordnung. Inhaltliche Stärke macht der Antrag erst dann aus, wenn formal nichts mehr verloren gehen kann.

Alte-Hasen-Faustregel: Drei Viertel aller formalen Mängelmeldungen entstehen in den letzten 48 Stunden vor Einreichung. Wer die letzten zwei Werktage nur noch für PDF-Konvertierung, Anlagen-Sortierung und Vordruck-Aktualität reserviert, hat schon halb gewonnen.

Wann dieses Modul hilft / Kaltstart-Fragen

Dieser Skill kommt zum Einsatz, wenn die Programmschiene Sachbeihilfe feststeht, der inhaltliche Antrag (Projektbeschreibung) Reife hat oder gerade entsteht, und der formale Einreichungsweg gebaut werden muss.

Kaltstartfragen:

1. Wer stellt den Antrag (eine Person oder mehrere) und an welcher Institution?
2. Ist die wissenschaftliche Ausbildung abgeschlossen (regelmäßig Promotion)?
3. Welche Module werden konkret gebraucht?
4. Neuantrag, Fortsetzungsantrag oder Ergänzungsantrag?
5. Welche Vordruckversion ist im elan-Portal aktuell hinterlegt?
6. Welche Anlagen sind vorhanden, welche fehlen noch (CV, Publikationsverzeichnis, Arbeitsprogramm, Finanzplan, Angebote, Kooperationsschreiben, Ethikvotum, Datenmanagementplan)?

Programm- bzw. Sachrahmen

Antragsberechtigung Sachbeihilfe. Promovierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler an einer deutschen Forschungseinrichtung — Universitäten, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, fachlich einschlägige Institute. Nicht antragsberechtigt: Personen ohne abgeschlossene wissenschaftliche Ausbildung, Personen ohne institutionelle Verankerung. Bei Wechsel der Institution während der Antragsphase: Klärung mit der Geschäftsstelle vor Einreichung.

Vordrucke. Die DFG nutzt nummerierte Vordrucke (z. B. 53.01 für die Sachbeihilfe-Antragsvorlage, 53.21 oder 53.22 für Anlagen — Nummerierung ändert sich, vor Einreichung am Tag X auf der DFG-Formularseite verifizieren). Form folgt Vordruck — wer eigene Vorlagen mitbringt, riskiert Nachfrage durch die Geschäftsstelle.

Module der Sachbeihilfe (Auswahl, je nach Bedarf kombinierbar):

Modul	Zweck	Sinnvoll wenn...
Basismodul	Personal, Sachmittel, Reisen	Standard für jeden Antrag
Eigene Stelle	Stelle für den Antragsteller selbst	keine Dauerstelle vorhanden
Vertretung	Vertretung für Lehre / Verwaltung	Befreiung für Forschungsphase nötig
Rotationsstelle	klinische Forschende	spezifisch medizinisch
Workshop	wissenschaftliche Tagung im Projekt	Output planbar, nicht nur Networking
Mercator Fellow	internationale Gastwissenschaftler	konkrete Rolle im Projekt
Öffentlichkeitsarbeit	Wissenschaftskommunikation	passender Bürger-Nutzen identifizierbar
Internationale Wissenschaftskooperation	konkrete Auslandskooperation	belastbare Partnerinstitution mit Schreiben
Chancengleichheit	Maßnahmen zur Gleichstellung	begründbarer Bedarf, nicht pauschal
Postdoc-Phase	nach Promotion eigene Stelle	konkrete Person mit Plan
Projektpauschale	institutionelle Pauschale (Universitäten)	wird automatisch ergänzt

Trade-off Modulwahl. Jedes zusätzliche Modul erhöht den Begutachtungsaufwand. Wer fünf Module beantragt, muss jedes einzeln rechtfertigen. Wer zwei Module nimmt, hat einen lesbareren Antrag.

Praxisleitfaden

elan-Portal Schritt für Schritt. Anmeldung mit DFG-Account (vom Antragsteller, nicht von Hilfskräften — die Verantwortlichkeit muss klar sein). Programmauswahl: "Einzelförderung" → "Sachbeihilfe". Fachliche Zuordnung: zwei Fachkollegien-Codes vergeben, Hauptkollegium und Nebenkollegium. Diese Zuordnung steuert mittelbar die Reviewer-Wahl — strategisch wichtig. Antragstellerprofil aktualisieren (Publikationsliste, frühere DFG-Projekte). Modulauswahl. Hochladen der Antragsdatei und Anlagen. Institutionelle Bestätigung anfordern (das macht die Verwaltung der Heimatinstitution — Vorlauf 5 bis 10 Werktage einplanen!). Einreichen.

Was schnelle Genehmigung produziert (formal).

• Aktuelle Vordrucke — die DFG-Formularseite ändert sich. Am Einreichtag (nicht eine Woche vorher!) die aktuelle Version ziehen.
• Konsistente Seitenzählung — Projektbeschreibung typisch maximal 20 Seiten ohne Verzeichnisse (Vordruck 53.01 prüfen), Schrift 11 oder 12 pt, Zeilenabstand 1.15 bis 1.5.
• Klare Anlagenliste auf der ersten Seite der Projektbeschreibung — Anlage 1: CV, Anlage 2: Publikationsverzeichnis usw. Reviewer suchen sich daran zurecht.
• Fachzuordnung sauber — wer sich falsch einordnet, landet bei Reviewern, die das Thema nicht lesen können.
• Institutionelle Bestätigung früh angefordert — die kommt sonst nicht rechtzeitig.

Was Reviewer und Geschäftsstelle triggert.

• Veraltete Vordrucke — sofortige Nachforderung, Verzug von Wochen.
• Anlagen ohne Bezug zum Antragsumfang (z. B. CV in Englisch, restlicher Antrag deutsch — wirkt unsauber).
• "Sonstige Anlagen" als Müllhalde am Ende — Geschäftsstelle fragt nach.
• Kooperationsschreiben älter als drei Monate vor Einreichung — wirken aufgewärmt, Reviewer notieren das. Faustregel: Kooperationsschreiben mit Datum aus dem letzten Quartal vor Einreichung.
• Publikationsverzeichnis ohne "im Druck"-Markierung für noch nicht erschienene, aber akzeptierte Arbeiten — verschenkter Eindruck.

CV-Falle. Mehrere CVs (bei mehreren Antragstellern) müssen formatgleich sein. Stark abweichende Detaillierung lässt Reviewer Hierarchiekonflikte vermuten ("der eine ist der eigentliche Antragsteller, die andere ist Dekoration"). Faustregel: gleiche Länge, gleicher Aufbau, gleiches Datum.

Trade-off-Matrix

Trade-off	Pfad A	Pfad B	Empfehlung
Wenige Module vs. viele	2-3 Module	5+ Module	Wenige Module, jedes klar begründet
Eine Antragstellerin vs. Team	Einzelantrag	Zwei oder drei Antragsteller	Team nur bei klarer Aufgabenverteilung
Fortsetzungsantrag vs. Neuantrag	Fortsetzung mit Vorprojektbericht	Neuantrag mit eigener Linie	Fortsetzung nur bei sichtbarem Output des Erstprojekts
Anhang knapp vs. ausführlich	Knapp, fokussiert	Vollständige Belege	Knapp, aber jede Behauptung im Antrag mit Anlage belegbar
Englisch vs. Deutsch	Englisch (international gut lesbar)	Deutsch (Standard)	Je nach Fachkollegium — Geisteswissenschaften meist Deutsch, Lebenswissenschaften oft Englisch

Schritt für Schritt

1. Programmseite und Vordruckseite öffnen, aktuelle Vordrucke ziehen.
2. elan-Programmauswahl klären, Fachkollegien-Zuordnung notieren (Hauptkollegium plus Nebenkollegium).
3. Modulmix festlegen (mit Trade-off-Matrix).
4. Seitenumfang und Gliederung gegen aktuellen Leitfaden prüfen.
5. Anlagenmatrix bauen (Tabelle: Anlage — Status — verantwortlich — Datum).
6. Institutionelle Bestätigung anfordern (Verwaltung Universität / Forschungsinstitut).
7. Kooperationsschreiben anfragen mit Bitte um Datum aus dem aktuellen Quartal.
8. 10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung (siehe unten).
9. Einreichen, Bestätigung speichern, Antragsnummer notieren.

Mustertexte / Vorlagen

Anlagenmatrix (Vorlage):

Nr.	Anlage	Vordruck-Nr.	Status	Verantwortlich	Datum
1	Lebenslauf Antragsteller	n/a	im Entwurf	Antragsteller	TT.MM.JJJJ
2	Publikationsverzeichnis	n/a	final	Antragsteller	TT.MM.JJJJ
3	Projektbeschreibung	53.01	im Entwurf	Antragsteller + Skill	TT.MM.JJJJ
4	Finanzplan	n/a	im Entwurf	Antragsteller + Skill	TT.MM.JJJJ
5	Angebot Gerät [X]	n/a	offen	Hersteller	TT.MM.JJJJ
6	Kooperationsschreiben [Partner Y]	n/a	offen	Partner	TT.MM.JJJJ
7	Ethikvotum	n/a	nicht erforderlich / beantragt	Ethikkomm.	TT.MM.JJJJ
8	Datenmanagementplan	1.10	im Entwurf	Antragsteller	TT.MM.JJJJ

10-Minuten-Letztcheck vor Einreichung (Vorlage):

• Aktueller Vordruck heute geprüft und geladen?
• PDF/A oder PDF konvertiert, Lesbarkeit auf Bildschirm und Druck getestet?
• Seitenzahl unter Limit?
• Schriftart und -größe konform mit Vordruck?
• Anlagen alle bei der Hand und durchnummeriert?
• Kooperationsschreiben mit aktuellem Datum?
• Institutionelle Bestätigung eingegangen?
• Fachkollegien-Zuordnung passt zum Reviewer-Cluster?
• Antrag in elan hochgeladen, alle Hochlade-Schritte abgeschlossen?
• Antragsnummer notiert, Bestätigungs-E-Mail im Mandantenordner?

Modulbegründung (Vorlage):

"Das Modul Eigene Stelle wird beantragt, weil [Antragsteller] derzeit über keine unbefristete Stelle verfügt. Die Eigene Stelle wird für die volle Laufzeit von [X] Monaten beantragt und ist zur Durchführung der Arbeitspakete AP[Nr.] bis AP[Nr.] unverzichtbar, da [konkrete Aufgabe]. Eine institutionelle Lösung wurde geprüft und ist nicht verfügbar [kurze Begründung]."

Typische Fehler

• Vordrucke eine Woche vor Einreichung gezogen — am Einreichtag ist eine neue Version online.
• Anlagen-Wildwuchs: 15 Anlagen ohne klare Nummerierung — Reviewer findet nichts.
• Fachzuordnung nach Bauchgefühl — Reviewer aus falschem Fach finden die Methodik exotisch.
• Institutionelle Bestätigung vergessen — Antrag landet "im Status offen", DFG mahnt nach.
• Mehrfachantragsteller ohne Klärung der Federführung — Geschäftsstelle fragt nach.
• Kooperationsschreiben aus Vorjahr — Reviewer notiert "Kooperation alt".
• Publikationsverzeichnis 30 Seiten — fokussiert wirkt 5 bis 10 Seiten mit relevanten Treffern.

Regelungs- und Quellenanker

Arbeitsfokus: Sachbeihilfe und elan-Formalia. Prüfe diese Anker am Sachverhalt; ergänze nur Normen, die denselben Output, dieselbe Frist oder dieselbe Beweisfrage tragen:

• Art. 5 Abs. 3 Satz 1 GG — Wissenschaftsfreiheit.
• Art. 91b Abs. 1 GG — Forschungsförderung im Bund-Länder-System.
• § 23 BHO — Zuwendungsvoraussetzungen.
• § 44 Abs. 1 BHO — Bewilligung, Nachweis und Prüfung.
• § 7 Abs. 1 BHO — Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
• § 48 Abs. 1 VwVfG — Rücknahme rechtswidriger Bewilligungen.
• § 49 Abs. 1 VwVfG — Widerruf rechtmäßiger Bewilligungen.
• DFG-Kodex Leitlinie 1 — Redlichkeit.
• DFG-Kodex Leitlinie 7 — Qualitätssicherung.
• DFG-Kodex Leitlinie 14 — Autorschaft.

Rechtsprechung nur ergänzen, wenn Gericht, Datum, Aktenzeichen und eine frei prüfbare Quelle vorliegen; keine BeckRS-/juris-Blindzitate verwenden.

Quellen Stand 05/2026

• DFG-Sachbeihilfe-Programmseite: dfg.de
• DFG-Formulare und Merkblätter Sachbeihilfe: dfg.de (Vordrucknummern am Einreichtag prüfen)
• elan-Portal: elan.dfg.de
• DFG-Hinweise Antragstellung: dfg.de
• DFG-FAQ Begutachtung: dfg.de

Vordrucknummern (z. B. 53.01) ändern sich periodisch — vor jeder Einreichung live verifizieren.