Workflow mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich datenschutzrecht sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• Art. 5, 6, 9, 12-15, 24, 25, 28, 30, 32-35, 58, 77-79, 82, 83 DSGVO.
• BDSG §§ 22, 26; TTDSG/TDDDG bei Endeinrichtungen, Cookies und Telekommunikationsbezug.
• Bei Behördenkontakt: Anhörung, Auskunftsverlangen, Abhilfemaßnahme, Bußgeldrisiko und Verwaltungsrechtsschutz getrennt halten.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Mandantenkommunikation Datenschutz

• Anrede + Bezug: "In Sachen [Mandant] / Ihre datenschutzrechtliche Anfrage"
• Sachstand kurz: welche Daten, welche Rolle (Verantwortlich Art. 4 Nr. 7 / Auftragsverarbeiter Art. 4 Nr. 8), welche Rechtsgrundlage Art. 6/9 DSGVO einschlägig.
• Empfehlung: zentral umsetzbarer nächster Schritt (z. B. "DSFA durchführen, AVV nachverhandeln, Aufsichtsbehörde melden, Betroffene benachrichtigen").
• Risikoampel mit Bezug auf konkrete Bußgeldhöhe (Art. 83 Abs. 4: 10 Mio./2 %; Abs. 5: 20 Mio./4 %).
• Frist: insb. 72 Stunden (Art. 33), 1 Monat (Art. 12 Abs. 3), 13 Monate (Art. 17 Vergessen) konkret nennen.
• Kostenhinweis: RVG/Honorarvereinbarung.
• Datenschutz-Hinweis intern: keine Mandantendaten in unverschlüsselter E-Mail; bei Bedarf verschlüsselter Versand oder Datenraum.

Praxis-Tipp

Bei Betroffenenanfragen die Mandantschaft frühzeitig über die Antwortpflicht aufklären — der häufigste Fehler ist Ablehnung "wir geben keine Daten heraus" ohne Rechtsgrundlage. Das löst regelmäßig Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und Bußgeldverfahren aus. Antwortverweigerung nur nach Art. 12 Abs. 5 (Missbrauch) oder § 34 BDSG (gesetzliche Ausnahme).