Ropa fuer ki anwendungen besonderheiten

RoPA für KI-Anwendungen – Besonderheiten

Zweck

Behandelt die zusaetzlichen Pflichtinhalte und Risiko-Markierungen, die das Verzeichnis von Verarbeitungstaetigkeiten bei KI-Anwendungen abbilden muss. Die DSGVO-Vorgaben in Art. 30 DSGVO werden nicht ersetzt, aber durch KI-spezifische Fragestellungen erweitert: Trainingsdaten, Modellzweck, Vector Stores, Prompt- und Output-Logs, Drittlandtransfer über LLM-Anbieter, automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO, sowie das Zusammenspiel mit der KI-Verordnung (KI-VO, VO (EU) 2024/1689).

Wann dieses Modul hilft

• Mandant fuehrt LLM-API (z. B. für interne Assistenten, Chatbots, Code-Generierung) ein.
• HR setzt KI-Tools zur Vorauswahl ein.
• Fachabteilung nutzt RAG-Architektur mit unternehmenseigenen Daten.
• KI-Modelle werden auf personenbezogenen Daten trainiert oder feinabgestimmt.
• Vector-Datenbank mit Embeddings personenbezogener Dokumente.
• Prüfung: greift Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidung)?

Rechtlicher Rahmen

DSGVO

• Art. 30 DSGVO bleibt Pflicht; zusaetzliche Inhalte ergeben sich aus DSFA und Transparenzpflichten.
• Art. 22 DSGVO: Verbot ausschließlich automatisierter Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung; Ausnahmen Abs. 2; Schutzmassnahmen Abs. 3.
• Art. 35 DSGVO: DSFA-Pflicht bei systematischer und umfassender Bewertung (Profiling), bei neuen Technologien.
• Art. 13/14 DSGVO: Informationspflichten zu Logik, Tragweite und Auswirkungen automatisierter Entscheidungen.
• Art. 32 DSGVO: TOMs an KI-Risiken anpassen (Model Theft, Prompt Injection, Data Leakage).
• Art. 5 DSGVO: Datenminimierung, Speicherbegrenzung – besonders kritisch bei Trainingsdaten.

KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689)

• Gilt seit 02.08.2024 stufenweise. Verbote greifen seit 02.02.2025, GPAI-Pflichten seit 02.08.2025, Transparenzpflichten nach Art. 50 ab 02.08.2026. Für Hochrisiko-Systeme ist der Digital-Omnibus-Zeitstrahl gesondert zu sichern: Anhang III spätestens ab 02.12.2027, Anhang I spätestens ab 02.08.2028.
• HR-KI (Bewerberauswahl, Leistungsbewertung) ist nach Annex III Nr. 4 hochrisikobehaftet.
• Anbieter und Betreiber müssen Dokumentationspflichten (Art. 11, Art. 26 KI-VO) erfuellen – das ergaenzt das DSGVO-RoPA.

EDSA-Leitlinien und EU-KI-Büro

• EDPB Opinion 28/2024 on certain data protection aspects related to the processing of personal data in the context of AI models (verabschiedet 17.12.2024) – referenzieren, nicht aus Modellwissen zitieren.

Ablauf / Checkliste

1. KI-Inventur: Welche KI-Funktionen sind im Einsatz? Anbieter, Modell, Hostingort.
2. Datentyp-Mapping: Sind personenbezogene Daten in Eingaben, Trainingsdaten, Embeddings, Logs oder Outputs?
3. Rolle prüfen: Verantwortlicher für welche Daten? Auftragsverarbeiter? Joint Controllership mit KI-Anbieter?
4. Rechtsgrundlage: Art. 6 DSGVO; bei besonderen Datenkategorien Art. 9; bei Beschäftigten § 26 BDSG; bei Webdaten-Auslesen kritisch zu prüfen.
5. Drittlandtransfer: Hosting in USA/UK? DPF-Listing, SCC, TIA.
6. Art. 22 DSGVO: Trifft das System Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung?
7. DSFA: typischerweise Pflicht; in RoPA verlinken.
8. TOM-Erweiterung: Prompt-Filterung, Output-Filter, Logging-Limits, Model-Isolation, kein Training auf Mandantendaten.
9. KI-VO-Bezug: Falls Hochrisiko, KI-VO-Dokumentation referenzieren.
10. Loeschfristen: insbesondere für Prompt-Logs und Vector-Embeddings.

Mustertext / Template

Erweiterte RoPA-Zeilen für KI-Anwendungen

Nr.	KI-Anwendung	Zweck	Rechtsgrundlage	Datenkategorien (Input/Training/Output)	Anbieter / Hosting	Drittland / Garantie	Art. 22 DSGVO einschlaegig?	DSFA-Verweis	KI-VO-Status	Spezifische TOMs	Loeschfristen Logs
1	Interner Chat-Assistent (LLM-API)	Mitarbeitersupport, Wissensabfragen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	Input: Prompts (kann pers. Daten enthalten); Training: keines; Output: Antworten	[Anbieter] US-Region	USA – DPF aktiv (Anhang); zusaetzlich SCC Modul 2 + TIA	nein	DSFA-Ziff. 4	nicht Hochrisiko	Prompt-Filter, kein Training-Opt-in, Logging 30 Tage	30 Tage
2	RAG-System Mandantendokumente	Anwaltliche Recherche	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; § 50 BRAO	Input: Mandantenakten (Vector-DB); Output: Zitatpassagen	On-Premises / private Cloud DE	nein	nein	DSFA-Ziff. 5	nicht Hochrisiko	Mandanten-Mandant-Trennung, Verschluesselung, Berufsgeheimnis-Schutz	Loeschung mit Mandatsende
3	HR-Vorauswahl Bewerber	Sichtung Bewerbungsdokumente	Art. 6 Abs. 1 lit. b + § 26 BDSG; menschliche Letztentscheidung	Input: Bewerbungsunterlagen; Output: Empfehlung	[Anbieter] DE	nein	Ja mit menschlicher Letztentscheidung (Art. 22 Abs. 2 lit. b)	DSFA-Ziff. 8	Hochrisiko (Annex III Nr. 4)	Bias-Tests, Logging, Erklaerbarkeit, Beschwerdeweg	Loeschung 6 Monate nach Absage
4	Feinabstimmung Modell auf Branchendaten	Verbesserung Produktantworten	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	Training: pseudonymisierte Branchendaten	DE	nein	nein	DSFA-Ziff. 9	GPAI-Bezug	Pseudonymisierung vor Training, Loeschanfragen-Prozess	Modellversion 2 Jahre

Anhang: KI-spezifische TOMs

• Prompt-Klassifikation (PII-Erkennung) vor Versand an LLM.
• Output-Filter gegen Re-Identifizierung.
• Verbot Training-Opt-out durchsetzen (Auswahl entsprechender Tarife).
• Modell-Isolation (kein Cross-Tenant-Training).
• Logging-Limit; rollenbasierter Zugriff auf Logs.
• Vector-Store-Verschluesselung at-rest; Loeschmechanismus für Embeddings.
• Schulung Mitarbeiter zu Prompt-Hygiene.

Typische Fehler

• "KI-Nutzung" als eine Zeile pauschal eingetragen – fehlende Differenzierung Input / Training / Output.
• Drittlandtransfer über LLM-Anbieter uebersehen, weil "kein Datenexport" gedacht wurde.
• Art. 22 DSGVO uebersehen, weil "der Mensch entscheidet final" behauptet wird, ohne dass dies tatsaechlich nachweisbar ist (Stichwort: rubber stamp).
• DSFA fehlt; nur Art. 30 RoPA gepflegt.
• Prompt-Logs unbegrenzt aufbewahrt.
• KI-VO-Hochrisiko-Status nicht festgehalten.
• Trainingsdaten aus Mandantenakten – Berufsgeheimnis (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB) verletzt.
• Webdaten-Auslesen-Trainingsdaten ohne Rechtsgrundlage.

Quellen Stand 06/2026

• VO (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 6, 9, 13, 14, 22, 30, 32, 35.
• VO (EU) 2024/1689 (KI-VO / AI Act).
• BDSG, § 26.
• BRAO § 43a Abs. 2; § 50; StGB § 203.
• EDPB Opinion 28/2024 on certain data protection aspects related to the processing of personal data in the context of AI models (verabschiedet 17.12.2024).
• DSK: Hambacher Erklaerung zur Kuenstlichen Intelligenz (03.04.2019) und Folgepapiere.