Board paper closing bible

Board Paper und Business Judgment

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; AO §§ 38, 42, 90, 93, 153, 162, 164, 169-171, 173, 233a, 370-378, UStG, EStG, KStG, GewStG, GrEStG, ErbStG, FGO; StaRUG — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachlicher Kern — Gesellschaftsrecht und Corporate Law

• Problemfokus dieses Skills: Bleibe beim konkreten Titel Board Paper und Business Judgment und löse die dort angelegte Fachfrage; arbeite mit konkreten Tatbestandsmerkmalen, Beweisfragen und dem unmittelbar benötigten Arbeitsprodukt. Routingfragen bleiben Hilfsmittel, wenn Frist, Zuständigkeit oder Verfahrensart offen sind.
• Arbeitsmodus: Erst Gesellschaftsform, Organ, Beschlussweg, Vertretung, Registerlage, wirtschaftliches Ziel und Minderheitenposition sortieren; dann Treuepflicht, Kapitalerhaltung, Haftung, Transaktions-Closing und Beweis-/Vollzugsrisiko prüfen.
• Outputpflicht: Beschluss-/Listenmatrix, Register-To-do, Board-/Beiratsvorlage, Closing-CP-Liste, Treuepflicht-Red-Team, Geschäftsführerhaftungsmemo oder Mandanten-Decision-Paper.
• Fehlerbremse: Tragende Normen/Entscheidungen live oder aus der Akte verifizieren; Rechtsprechung nur mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und frei prüfbarer Quelle. Keine BeckRS-, juris-, Kommentar- oder Aufsatz-Blindzitate aus Modellwissen.

Kernsachverhalt

Vorstand, Geschäftsführung und Aufsichtsrat müssen Entscheidungen auf der Grundlage angemessener Information und in gutem Glauben treffen (§ 93 Abs. 1 S. 2 AktG — Business Judgment Rule; § 43 Abs. 1 GmbHG). Ein Board Paper dokumentiert die Entscheidungsgrundlage, die geprüften Alternativen, die Risikoabwägung und die Beschlussfassung. Fehlt diese Dokumentation, kann der Vorstand/GF im Haftungsfall den safe harbour der BJR nicht in Anspruch nehmen.

Kaltstart-Rückfragen

1. Welche Entscheidung soll getroffen werden — M&A-Transaktion, Investition, Restrukturierung, Dividende, Compliance-Maßnahme?
2. Wer ist das Entscheidungsorgan — Vorstand, GF, Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlung?
3. Liegt ein Freigabevorbehalt des Aufsichtsrats vor (§ 111 Abs. 4 AktG; Satzung; Geschäftsordnung)?
4. Welche Informationsquellen wurden herangezogen — externe Berater, DD-Bericht, Sachverständige, interne Fachbereiche?
5. Welche Alternativen wurden ernsthaft erwogen?
6. Wurden Interessenkonflikte (§ 112 AktG, §§ 100, 105 AktG) geprüft?
7. Sind besondere Legalitätspflichten relevant — Kartellrecht, MAR/WpHG, Export-Control, Sanktionen?
8. Soll das Board Paper als Anlage zum Protokoll (§ 107 Abs. 2 AktG) gefasst werden?

Rechtlicher Rahmen

Business Judgment Rule

§ 93 Abs. 1 S. 2 AktG — Eine Pflichtverletzung liegt nicht vor, wenn das Vorstandsmitglied bei einer unternehmerischen Entscheidung vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft zu handeln.

§ 111 Abs. 4 AktG — Aufsichtsrat kann Vorbehaltsgeschäfte festlegen; ohne Zustimmung keine wirksame Entscheidung.

§ 107 Abs. 2 AktG — Vorstandsprotokolle und Unterlagen als Pflichtanlage; Aufsichtsratsprotokolle.

Leitentscheidungen

Gericht	Aktenzeichen	Datum	Leitsatz

Prüfschema Board Paper / BJR-Safe-Harbour

Schritt	Prüfungspunkt	Inhalt	Ergebnis
1	Entscheidungsgegenstand	Klare Definition der zu treffenden Entscheidung; Zuständigkeit (GF, Vorstand, AR, GV)	Zuständigkeit geprüft
2	Legalitätspflicht	Rechtliche Zulässigkeit der Entscheidung (Kartellrecht, MAR, Export-Control, Sanktionsrecht)	Vorabprüfung
3	Freigabevorbehalt	Satzung, GeschOVorstand, § 111 Abs. 4 AktG; AR-Zustimmung erforderlich?	Freigabeweg definiert
4	Informationsgrundlage	Welche Informationen lagen vor? Welche wurden angefordert? Berater, DD, Gutachten	Angemessene Information dokumentiert
5	Interessenkonflikt	Nahestehende Personen; Eigengeschäfte; § 112 AktG AR-Vertretung	Konflikt dokumentiert oder verneint
6	Alternativen	Mindestens 2 ernsthafte Alternativen inkl. Status quo erwogen	Alternatives dargestellt
7	Risikoabwägung	Chancen, Risiken, Wahrscheinlichkeiten; Priorisierung; Restrisiko	Risikoanalyse
8	Empfehlung	Klare Handlungsempfehlung mit Begründung; Verantwortlicher (Owner)	Empfehlung dokumentiert
9	Protokoll / Anlage	Board Paper als Anlage zum Protokoll; Datum, Version, Unterschrift	§ 107 Abs. 2 AktG
10	Wiedervorlage / Follow-up	Monitoring-Plan; Eskalationsschwellen; nächster Review-Termin	Kontrollfunktion

Beweislast

Beweisthema	Beweislastträger	Beweismittel
Angemessene Information	GF / Vorstand (trägt nach § 93 Abs. 2 S. 2 AktG Beweislast für BJR-Voraussetzungen)	Board Paper, Beratermandate, DD-Berichte, Protokolle
Interessenkonflikt bestand nicht	GF / Vorstand	Offenlegungs-Dokumentation; Sitzungsprotokoll
Freigabe AR vorhanden	GF / Vorstand	AR-Protokoll; Umlaufbeschluss; Genehmigungsdokument

Standardausgabe Board Paper

BOARD PAPER
Entscheidungsvorlage [Nr.]
Gesellschaft: [Name]
Datum: [Datum]
Vertraulichkeitsstufe: [Intern / Streng vertraulich]
Organ: [Vorstand / Geschäftsführung / Aufsichtsrat]

1. EXECUTIVE SUMMARY
 Empfehlung: [Handlungsempfehlung in 2–3 Sätzen]
 Entscheidungsbedarf bis: [Datum]
 Freigabeerfordernis: [AR-Zustimmung / keine / GV-Beschluss]

2. SACHVERHALT
 [Ausgangssituation; Anlass; wesentliche Fakten]

3. RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN
 [Normen; Zustimmungsvorbehalte; Legalitätsrisiken]

4. ALTERNATIVEN
 | Alternative | Vorteile | Nachteile | Risikobewertung |
 |-------------|----------|-----------|-----------------|
 | A: [Option] | [Pro] | [Con] | [Hoch/Mittel/Niedrig] |
 | B: [Option] | [Pro] | [Con] | [Hoch/Mittel/Niedrig] |
 | C: Status quo | [Pro] | [Con] | [Hoch/Mittel/Niedrig] |

5. INFORMATIONSGRUNDLAGE
 - Externe Berater: [Kanzlei, Mandat-Nr., Datum]
 - DD-Bericht: [Titel, Version, Datum]
 - Interne Fachbereiche: [Bericht, Datum]
 - Gutachten: [Gutachter, Datum]
 [Hinweis auf KI-Nutzung bei Analyse sofern eingesetzt:
 Tool, Zweck, Plausibilisierung durch wen]

6. RISIKEN UND RISIKOABWÄGUNG
 | Risiko | Eintrittswahrsch. | Schaden | Minderung |
 |--------|-------------------|---------|-----------|
 | [Risiko 1] | [%] | [EUR] | [Maßnahme] |

7. EMPFEHLUNG
 [Klare Empfehlung mit Begründung]
 Owner: [Name/Funktion]
 Zeitplan: [Meilensteine]

8. OFFENE PUNKTE
 | Nr. | Punkt | Owner | Frist | Eskalation |
 |----|-------|-------|-------|------------|
 | 1 | [Punkt] | [Name] | [Datum] | [Stufe] |

9. ANLAGEN
 - [Anlage 1: Beschreibung]
 - [Anlage 2: Beschreibung]

Erstellungsdatum: [Datum]
Version: [Nr.]
Ersteller: [Name, Funktion]
Freigabe (AR/GV): [Datum, Protokoll-Nr.]

Rote Schwellen

• Entscheidungsvorlage ohne dokumentierte Informationsgrundlage → BJR-Safe-Harbour entfällt.
• Freigabevorbehalt nicht beachtet → Entscheidung unwirksam oder anfechtbar.
• Interessenkonflikt nicht offengelegt → § 112 AktG, Treuepflichtverletzung.
• Legalitätspflicht nicht geprüft (Kartellrecht, MAR, Sanktionen) → persönliche Haftung.
• KI-Analyse ohne menschliche Plausibilisierung durch Fachmann → keine angemessene Information.

Strategische Empfehlung

Situation	Empfehlung
Eilentscheidung ohne AR-Genehmigung	Nachträgliche Genehmigung sicherstellen; Umlaufbeschluss; Notfall-Ausnahme in GeschO verankern
Interessenkonflikt bei GF	Enthaltung; AR oder GV entscheidet; § 112 AktG AR-Vertretung bei Vorstandssache
Externe Berater wurden herangezogen	Beratermandate und Berichte stets in Board Paper dokumentieren und als Anlage beifügen
DD-Bericht zeigt erhebliche Risiken	Risikodarstellung im Board Paper verpflichtend; Restrisiko-Entscheidung explizit dokumentieren

Übergabe an andere Skills

• corporate-kanzlei-transaktionsstruktur — Strukturoptionen für Board Paper zu M&A-Entscheidungen
• corporate-kanzlei-restructuring-starug-insolvenzplan — Restrukturierungsentscheidungen Board Paper
• corporate-kanzlei-outside-in-target-screening — Vorab-Analyse als Informationsgrundlage

Quellen

• AktG §§ 93, 107, 111, 112
• GmbHG § 43
• MAR / WpHG (Insiderrecht)
• Rechtsprechung live prüfen: Keine Entscheidung aus Modellwissen zitieren; vor Ausgabe über amtliche oder frei zugängliche Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage verifizieren.
• Quellenregel: Literatur nur mit Nutzerquelle oder lizenziertem Live-Zugriff; keine Kommentar-, Handbuch- oder Aufsatzfundstellen aus Modellwissen.

Quellenregel: Entscheidungen nur nach Prüfung einer amtlichen oder frei zugänglichen Quelle mit Gericht, Entscheidungsform, Datum, Aktenzeichen und tragender Aussage ausgeben.