Mandantenkommunikation

Mandantenkommunikation

Arbeitsauftrag

Dieser Arbeitsgang macht Mandantenkommunikation im Bereich berufsrecht-ki-vertragspruefung sofort bearbeitbar: erst Akte lesen, dann Rollen, Ziel, Fristen, Belege und Entscheidungspunkte ordnen. Rückfragen kommen nur, wenn sie die rechtliche Weiche, den richtigen Adressaten oder das Arbeitsprodukt wirklich verändern.

Aktenstart ohne Leerlauf

1. Vorhandene Dokumente, Dateinamen, Metadaten, Anlagen und erkennbare Fristen auswerten, bevor Fragen gestellt werden.
2. Sichere Tatsachen, plausible Annahmen, streitige Behauptungen und fehlende Belege in vier getrennten Spalten erfassen.
3. Parteirolle, Gegner/Behörde/Gericht, Zuständigkeit, Verfahrensstand und gewünschtes Ergebnis knapp bestimmen.
4. Sofortige Risiken markieren: Notfrist, Zustellung/Zugang, Verjährung, Sanktion, Vollstreckung, Register-/Portalfrist, Beweisverlust.
5. Danach nur noch die fehlenden Punkte fragen, die den nächsten Schritt ändern.

Fachliche Anker

• VO (EU) 2024/1689: Risikoklassifizierung, Anbieter-/Betreiberpflichten, Hochrisiko-Systeme, GPAI, Transparenz und Sanktionen.
• DSGVO Art. 5, 6, 9, 22, 25, 32, 35; UrhG §§ 44b, 60d, 69a ff.; GeschGehG §§ 2, 4.
• Berufsrechtlich bei Anwalts-/Notariatsbezug: BRAO § 43a, BORA, BNotO/BeurkG und Auftragsverarbeitung sauber trennen.

Arbeitsprodukt

• Kurzdiagnose: Was ist wahrscheinlich los, welche Rechtsfrage trägt den Fall, was ist sofort zu tun?
• Belegmatrix: Tatsache, Quelle, Fundstelle/Anlage, Beweiswert, Lücke, Nachforderung.
• Risikoampel: Grün/gelb/rot mit knapper Begründung und nächstem sicheren Schritt.
• Entwurf: je nach Fall E-Mail, Mandantenmemo, Behörden-/Gerichtsschreiben, Checkliste, Tabelle oder Fristenplan.
• Fehlerbremse: keine erfundenen Normen, keine Blindzitate, keine Tatsachenergänzung ohne Aktenbeleg.

Ergänzende Hinweise

Berufsrechtskonforme Mandantenkommunikation (Kanzlei-intern bei KI-Tool-Prüfung)

• Adressat: Kanzleileitung / Partnerschaft / IT-Leitung / DSB.
• Sachstand kurz: Tool, Anbieter, Hosting, geplanter Einsatzbereich, betroffene Datenarten.
• Bewertung: Schweigepflicht (§ 203 StGB, § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG, § 50a WPO, § 26a BNotO), AVV-Vollständigkeit, Drittlandstransfer (DPF/SCC/TIA).
• Empfehlung: Freigabe ja/nein/bedingt mit konkreten Auflagen (z. B. "ohne Mandantendaten", "nur intern", "nach Nachverhandlung AVV-Klausel X").
• Risikoampel: Rot/Gelb/Grün mit Begründung.
• Frist und Verantwortlicher: wer entscheidet final, wann.

Externe Mandantenkommunikation (wenn KI-Einsatz im Mandat erfolgt)

• Aufklärungstextbaustein für Mandatsvereinbarung mit Hinweis auf KI-Nutzung, Anbieter, Datenfluss.
• Ggf. Einwilligungsformular bei besonders sensiblen Datenarten oder fehlender Anonymisierung.

Praxis-Tipp

Die berufsrechtliche Aufklärungspflicht über KI-Einsatz wird in Rechtsprechung und Standesvertretung noch diskutiert — vorsichtig sein und im Zweifel transparent kommunizieren. Die berufsrechtliche KI-Debatte zur KI-Nutzung in Kanzleien (frei zugänglich auf anwaltverein.de) gibt eine Orientierung, ist aber nicht bindend.