Schatten ki und team policy

Schatten-KI und Kanzlei-Team-Policy

Arbeitsbereich

Schatten-KI in der Kanzlei verhindern: private Accounts, Smartphones, Übersetzungstools, Diktat, Recherche und Dokumenten-Uploads erfassen; § 43 BRAO, § 43a BRAO, § 2 BORA, § 203 StGB, Art. 4 KI-VO und Team-Policy verbinden. Arbeite entlang dieser konkreten Prüfungslinie und trenne Rolle, Frist, Zuständigkeit, Beweislast und gewünschten Output.

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Fachkern: Schatten-KI und Kanzlei-Team-Policy

• Normen-/Quellenanker: BRAO, BORA, FAO, RVG, RDG, GwG, beA, Verschwiegenheit, Interessenkollision und Anwaltsgerichtsbarkeit.
• Entscheidende Weiche: Pflichtnorm, Mandatsrolle, Verschulden, Kammerverfahren, Reputationsrisiko, Rechtsbehelf und milderes Organisationsmittel trennen.
• Arbeitsprodukt: Liefere eine fallbezogene Norm / Tatsache / Beleg / Wertung / Gegenargument / nächster Schritt-Matrix und einen direkt nutzbaren Textbaustein, wenn der Nutzer einen Entwurf braucht.

Warum dieser Skill wichtig ist

Das größte Risiko entsteht selten im offiziellen Rollout, sondern im Alltag: ein Associate übersetzt schnell eine Zeugenaussage, das Sekretariat lädt einen Schriftsatz in ein PDF-Tool, die Partnerin nutzt einen privaten Chatbot auf dem Handy. Die berufsrechtliche Frage lautet dann nicht nur: "War das Tool erlaubt?", sondern auch: "Warum hatte die Kanzlei keine praxistaugliche Alternative?"

Erfassung

Frage knapp ab:

• Welche Teams nutzen KI, Übersetzer, Diktat, Recherche, OCR, PDF-Analyse oder Meeting-Transkription?
• Welche Accounts sind privat, welche zentral freigegeben?
• Gibt es Mandatsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten, Geschäftsgeheimnisse oder Berufsgeheimnisse?
• Wer darf Tools freigeben, wer sperrt sie, wer dokumentiert Vorfälle?
• Welche Schulung existiert zu Art. 4 KI-VO, Halluzinationen, Geheimnisschutz und Prompt-Injection?

Risikofelder

Feld	Typisches Problem	Kanzleimaßnahme
Private Chatbots	Mandatsdaten verlassen unkontrolliert die Kanzlei	Verbot plus freigegebene Alternative; keine bloße Papierregel.
Übersetzungs- und Diktattools	Akteninhalt wird als Trainings-/Telemetriedatum verarbeitet	Anbieterprüfung, No-Training, EU/EWR, Löschfristen.
Meeting-Transkription	Drittpersonen, Mandanten oder Gegner werden unbemerkt erfasst	Einwilligungs-/Hinweislogik, Mandatsfreigabe, Speicherorte.
PDF/OCR/Scan-Dienste	Dokumente werden in unbekannte Cloud geladen	Toolinventar und technische Sperren, wenn nötig.
Research-Agenten	Prompt-Injection und Quellenhalluzinationen	Quellenprüfung, keine automatische Aktenentscheidung.

Policy-Bausteine

1. Freigabeliste: Nur benannte Tools mit dokumentierter Datenklasse.
2. Sperrliste: Public Tools für Mandatsgeheimnisse, Tools mit Training an Eingaben, unklare Subunternehmer.
3. Datenklassen: öffentlich, anonymisiert, interne Kanzleidaten, Mandatsdaten, besondere Schutzklasse.
4. Menschliche Kontrolle: Kein Schriftsatz, keine Frist, kein Vergleichsvorschlag ohne Berufsträgerprüfung.
5. Vorfälle: Meldeschiene an IT, Datenschutz, Berufsrecht, Mandatsverantwortliche; Sofortstopp bei Geheimnisabfluss.
6. KI-Kompetenz: Schulung nicht als Folienfriedhof, sondern mit echten Kanzleifällen: falsches Zitat, Prompt-Injection, versehentlicher Upload, Drittstaatfrage.