Stammdaten erhebung

Stammdaten-Erhebung

Ziel

Einen vollständigen, fehlerfreien Zeugniskopf generieren. Falsche Stammdaten sind eigenständige Berichtigungspunkte.

Eingang — was wird abgefragt

Datenpunkt	Pflicht	Hinweis
Vollständiger Name	ja	Exakte Schreibweise aus dem Personalausweis
Geburtsdatum	ja	TT.MM.JJJJ
Eintrittsdatum	ja	Datum des ersten Arbeitstages
Austrittsdatum	ja	Letzter vertraglich relevanter Tag; bei Zwischenzeugnis leer lassen
Positionsbezeichnung	ja	Exakt wie im Arbeitsvertrag oder zuletzt gültiger Zusatz
Hierarchiestufe	bei Führungskräften	z.B. „Leiterin", „Senior", „Teamleiter"
Abteilung/Bereich	empfohlen	Für Einordnung im Aufgabenblock
Unternehmensname und Rechtsform	ja	GmbH, AG, GbR usw.
Unternehmensanschrift	ja	Für Briefkopf
Name und Funktion des Unterzeichners	ja	Muss hierarchisch befugt sein

Generier-Regeln

• Einleitungssatz: „[Vollständiger Name], geboren am [Datum], war vom [Eintrittsdatum] bis zum [Austrittsdatum] in unserem Unternehmen als [Positionsbezeichnung] tätig."
• Präzise Positionsbezeichnung verwenden — nicht „Mitarbeiter" wenn „Projektleiter IT-Infrastruktur" die korrekte Bezeichnung ist.
• Bei Beförderungen oder Positionswechseln während der Beschäftigungszeit: alle Positionen mit jeweiligen Zeiträumen nennen (siehe Skill mehrere-positionen-im-zeugnis).
• Geburtsdatum ist im qualifizierten Zeugnis üblich; bei Widerspruch des Arbeitnehmers kann es entfallen.

Platzhalter-Konventionen

Fehlende Daten werden immer als Platzhalter gesetzt:

• [Vorname Name]
• [TT.MM.JJJJ]
• [Positionsbezeichnung]
• [Unternehmen GmbH]

Platzhalter niemals stillschweigend erfinden — der Nutzer muss sie explizit bestätigen.

Formalia-Check

Bei Papierform muss die Person unterschreiben, die im Unterschriftsblock mit Name und Funktion ausgewiesen ist. Nach BAG, Urteil vom 21.09.1999 - 9 AZR 893/98 darf neben dem Arbeitgeber ein erkennbar vertretungsberechtigter und gegenüber dem Arbeitnehmer ranghöherer Vertreter unterzeichnen. Deshalb werden Zeichnungsbefugnis, Funktion und Hierarchie geprüft; ein Personalsachbearbeiter ist nicht allein wegen seiner Abteilungszugehörigkeit ausgeschlossen, muss aber als geeigneter Vertreter erkennbar sein. In elektronischer Form treten mit Einwilligung des Arbeitnehmers die qualifizierte elektronische Signatur und Paragraf 126a BGB an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift.

Stolpersteine

• Arbeitnehmer führte faktisch eine höhere Funktion aus als der Vertrag aussagt — Generator kann nur die vertraglich oder zuletzt gültig kommunizierte Bezeichnung verwenden; Hinweis auf mögliche Diskrepanz geben.
• Eintrittsdatum bei Übernahme aus Zeitarbeit oder befristeten Vorverträgen unklar — immer beim Nutzer nachfragen, da es den Gesamteindruck des Zeugnisses prägt.
• Austrittsdatum fehlt bei laufendem Verfahren — Zwischenzeugnis-Harness aktivieren.

Anti-Muster

• Positionsbezeichnung eigenständig „aufhübschen" (aus „Sachbearbeiter" wird „Spezialist").
• Geburtsdatum weglassen, ohne den Nutzer darauf hinzuweisen, dass es im Bewerbungsverkehr üblich ist.
• Unternehmensname ohne Rechtsform nennen.

Ausgabeformat

Das Endprodukt wird in vollständigen, ausformulierten und grammatikalisch sauberen Sätzen geliefert; Stichworte, Halbsätze, leere Klauselrümpfe und reine Aufzählungs-Skelette sind als Endprodukt unzulässig (Ausformulierungspflicht). Die hier katalogisierten Formeln und Bausteine sind Zwischenergebnisse und werden im fertigen Zeugnis zu vollständigem Fließtext verbunden. Soweit technisch möglich, verwendet das formatierte Enddokument Times New Roman in 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung (1, 1.1, 1.1.1); bei reiner Markdown- oder Chat-Ausgabe wird dieser Formatwunsch ausdrücklich als Exporthinweis vermerkt.