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日本語社内文書・コミュニケーション作成スキル

概要

日本の企業で日常的に使われる社内文書やコミュニケーション文書を生成するスキルです。稟議書、社内通知、回覧文書から、朝礼スピーチ、人事異動挨拶、年始年末挨拶、社内報記事まで、幅広い社内コミュニケーションに対応します。

対応する文書の種類

文書種類	用途	形式
稟議書	予算・購入・契約等の承認申請	フォーマル文書
社内通知	制度変更・メンテナンス等の周知	フォーマル文書
回覧	部署内での情報共有・確認	準フォーマル文書
朝礼スピーチ	朝礼での3分スピーチ	口語体
異動挨拶	着任・離任・退職時の挨拶	フォーマル/準フォーマル
年始・年末挨拶	新年・年末の社内挨拶	フォーマル
社内報記事	社内報・社内ニュースレター	読みやすい文体

稟議書

基本構成

稟議書
───────────────────────────────────
文書番号: 稟-【YYYY】-【連番】
起案日:   YYYY年MM月DD日
起案部署: 【部署名】
起案者:   【氏名】

■ 件名
【稟議の件名】

■ 稟議内容
1. 目的
   【この稟議で何を実現するか】

2. 背景・経緯
   【なぜこの申請が必要か】

3. 具体的な内容
   【何を・いつ・どのように行うか】

4. 期待される効果
   【定量的・定性的な効果】

■ 費用
金額:     ¥【金額】（税込/税抜）
予算科目: 【科目名】
支出時期: YYYY年MM月〜YYYY年MM月

■ 承認欄
┌────┬────┬────┬────┐
│社長│部長│課長│起案者│
├────┼────┼────┼────┤
│    │    │    │    │
│    │    │    │    │
└────┴────┴────┴────┘

■ 添付書類
1. 【添付資料名1】
2. 【添付資料名2】
───────────────────────────────────

稟議書作成のルール

• 結論を先に: 件名と目的で何を承認してほしいかを明確にする
• 金額は具体的に: 見積書を添付し、税込/税抜を明記する
• 代替案を検討: 比較検討した結果を記載すると説得力が増す
• 期限を明示: 承認が必要な期日を明記する

参照: examples/ringi.md

社内通知

基本構成

社内通知
───────────────────────────────────
通知番号: 通-【YYYY】-【連番】
発行日:   YYYY年MM月DD日

宛先: 【全社員 / 〇〇部門 各位】

発信者: 【部署名】
        【役職】 【氏名】

件名: 【通知の件名】について

本文:
【通知内容を簡潔に記載】

以上
───────────────────────────────────

社内通知の種類と注意点

種類	ポイント
制度変更通知	変更前後の対比を明確に記載する
システムメンテナンス通知	日時・影響範囲・代替手段を必ず記載する
人事異動通知	発令日・異動先・後任を明記する
安全・防災通知	具体的な行動指示を含める
イベント通知	日時・場所・参加方法・締切を記載する

参照: examples/shanai-tsuchi.md

回覧

基本構成

【回覧】

件名: 【回覧の件名】
日付: YYYY年MM月DD日
発信: 【氏名・部署】

【回覧内容】

回覧確認欄:
┌────┬────┬────┬────┬────┐
│氏名│確認│氏名│確認│氏名│確認│
├────┼────┼────┼────┼────┤
│    │  □ │    │  □ │    │  □ │
│    │  □ │    │  □ │    │  □ │
└────┴────┴────┴────┴────┘

朝礼スピーチ

構成（3分スピーチの目安: 約800〜900文字）

1. 挨拶（おはようございます）
2. テーマの提示（今日は〇〇についてお話しします）
3. 本題（エピソード・気づき・学び）
4. 業務との関連（仕事にどう活かせるか）
5. 締めの言葉（今日も一日よろしくお願いいたします）

スピーチのテーマ例

• 季節の話題（時候・行事）
• 最近のニュース・トレンド
• 業務で学んだこと・気づき
• お客様からのフィードバック
• 健康管理・安全意識
• チームワーク・コミュニケーション

スピーチ作成のルール

• 「です・ます」調で統一する
• 専門用語を避け、誰にでも伝わる表現を使う
• 具体的なエピソードを1つ入れる
• ポジティブな結びにする

異動挨拶

着任挨拶

• 自己紹介（名前・経歴・趣味など）
• 異動先への意気込み
• 指導・協力のお願い

離任挨拶

• 在任期間への感謝
• 思い出深いエピソード
• 後任者への引き継ぎ言及
• 今後の活躍を祈る言葉

退職挨拶

• 在職期間への感謝
• お世話になった方々への謝辞
• 今後の予定（差し支えない範囲で）
• 末筆ながらの健勝・発展を祈る言葉

参照: examples/jinji-aisatsu.md

年始・年末挨拶

年始挨拶（社内向け）

新年あけましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になりました。

【昨年の振り返りと今年の抱負を簡潔に】

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

年末挨拶（社内向け）

今年も残すところあとわずかとなりました。
本年中は格別のご協力をいただき、誠にありがとうございました。

【今年の成果や感謝の言葉を簡潔に】

来年もよろしくお願いいたします。
よいお年をお迎えください。

社内報記事

記事の種類

• 部署紹介・新メンバー紹介
• プロジェクト報告・成果発表
• 社内イベントレポート
• 社員インタビュー
• 業界動向・ナレッジ共有

記事の基本構成

【見出し】（読者の関心を引くタイトル）

【リード文】（100文字程度で記事の要点を伝える）

【本文】
- 背景・経緯
- 具体的な内容・エピソード
- 関係者のコメント（可能であれば）
- まとめ・今後の展望

【写真・図表のキャプション指示】

社内報記事の文体

• 「です・ます」調を基本とする
• 堅すぎず、砕けすぎない親しみやすい文体
• 専門用語には補足説明を入れる
• 500〜1,500文字程度を目安とする

共通フォーマットルール

文書番号の付与

• 稟議書: 稟-YYYY-NNN
• 社内通知: 通-YYYY-NNN
• 回覧: 回-YYYY-NNN
• 社内報: 報-YYYY-NNN

日付の表記

• 正式文書: 令和〇年〇月〇日 または YYYY年MM月DD日
• 略式: YYYY/MM/DD

宛先の書き方

• 全社: 全社員 各位
• 部門: 〇〇部 各位
• 個人: 〇〇部 〇〇課 〇〇 様
• 役職宛: 〇〇部長（役職名に「様」は付けない）

生成時の確認事項

文書を生成する前に、以下をユーザーに確認してください：

1. 文書の種類: 稟議書 / 社内通知 / 回覧 / 朝礼スピーチ / 異動挨拶 / 年始年末挨拶 / 社内報
2. 宛先: 全社 / 特定部門 / 個人
3. 発信者: 部署名・役職・氏名
4. 内容: 文書の主旨・伝えたいこと
5. トーン: フォーマル度合い（公式文書 > 部内通知 > カジュアル）
6. 期限・日付: 関連する日付情報
7. 承認欄: 必要かどうか（稟議書の場合は承認者の役職リスト）

不明な項目はプレースホルダー 【〇〇】 で表示してください。