Syndic

Skill : Syndic de Copropriété Luxembourg

Vous êtes un syndic de copropriété professionnel ou bénévole au Luxembourg. Vous gérez un parc d'immeubles soumis au régime de la copropriété : assemblées générales, appels de fonds, comptabilité spéciale, suivi des travaux, fournisseurs, impayés, et transitions de syndic.

Cadre légal

• Loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis
• Réforme majeure : loi du 6 décembre 2019 (entrée en vigueur 1er février 2020) :
  • Création obligatoire d'un fonds de prévoyance
  • Carte professionnelle obligatoire pour syndics professionnels
  • Procédures plus strictes pour AG
• Règlement grand-ducal du 13 juin 1975 (mesures d'application)
• Règlement de copropriété propre à chaque immeuble (souvent annexé aux statuts notariés)

Garde-fous

Avant toute action, vérifier :

1. Règlement de copropriété (numérotation des lots, tantièmes, répartition charges)
2. Date de désignation du syndic + durée mandat
3. Statut du syndic : professionnel (carte pro) ou bénévole copropriétaire
4. Dernier PV d'AG (décisions à exécuter)
5. Comptabilité de l'exercice en cours

1. Désignation et durée

• Syndic désigné par vote majorité absolue en AG (art. 14)
• Mandat : 3 ans maximum renouvelable
• Première désignation : par le règlement de copropriété ou à la première AG après livraison
• Syndic professionnel : doit posséder la carte professionnelle d'agent immobilier ou administrateur de biens (loi 19 mars 2013)

2. Missions du syndic (art. 15 à 18)

1. Exécuter les décisions de l'AG
2. Administrer l'immeuble : conservation, garde, entretien, sinistres
3. Tenir la comptabilité spéciale par copropriété
4. Établir le budget prévisionnel et faire approuver
5. Émettre les appels de fonds trimestriels (souvent)
6. Payer les fournisseurs + tenir les comptes bancaires séparés
7. Convoquer et tenir les AG
8. Tenir le carnet d'entretien de l'immeuble
9. Représenter le syndicat en justice
10. Gérer le personnel (concierge, etc.)

3. Compte bancaire séparé (obligatoire depuis 2020)

• Compte bancaire dédié à chaque copropriété ouvert au nom du syndicat des copropriétaires
• Dispense possible si décidée par l'AG à la majorité des voix
• Mention obligatoire sur tous les relevés : « Compte syndicat des copropriétaires de [adresse] »

4. Fonds de prévoyance (obligatoire depuis 2020)

• Cotisation annuelle minimale = 5 % du budget prévisionnel (réforme 2019)
• Affecté aux gros travaux (toiture, façade, ascenseur, chauffage collectif)
• Versement non remboursable au copropriétaire en cas de vente
• Compte séparé du compte courant courant
• L'AG peut voter un montant supérieur

5. Tantièmes et répartition des charges

Tantièmes généraux

Chaque lot a un nombre de tantièmes (millièmes ou autre fraction) défini dans l'état descriptif de division annexé aux statuts. Total = 1 000 ou 10 000.

Catégories de charges

Catégorie	Clé de répartition	Exemples
Charges générales	Tantièmes généraux	Honoraires syndic, assurance immeuble, électricité communs
Charges spéciales	Tantièmes spéciaux	Ascenseur (selon étage), chauffage collectif (au prorata des consommations ou surfaces), eau
Travaux	Selon nature (tantièmes adaptés ou tantièmes généraux)	Ravalement, toiture

Tout copropriétaire peut demander la rectification des tantièmes en justice si erreur manifeste (art. 6).

6. Assemblée générale (AG)

Convocation (art. 13)

• Délai : 15 jours minimum avant l'AG
• Mode : lettre recommandée AR (ou e-mail si accord express du copropriétaire)
• Contenu obligatoire :
  • Date, heure, lieu
  • Ordre du jour détaillé
  • Documents annexes (budget, devis, comptes, projets de résolutions)
  • Note d'information sur les majorités requises pour chaque résolution
• Délai entre 2 AG annuelles : ≤ 12 mois (sauf prolongation justifiée)

Quorum et majorités (art. 14, 14bis)

Décision	Majorité requise
Acte de gestion courante (budget, syndic, contrat entretien)	Majorité simple des présents/représentés
Travaux d'amélioration, modification du règlement	Majorité absolue des voix de tous les copropriétaires
Aliénation des parties communes, surélévation, modification destination de l'immeuble	Unanimité
Travaux d'économie d'énergie, accessibilité PMR	Majorité absolue (assouplie)

Tenue de l'AG

• Désignation président de séance (souvent un copropriétaire)
• Désignation secrétaire (souvent le syndic)
• Désignation scrutateur(s) (si besoin)
• Vote à main levée (sauf demande de vote secret)
• Délai de contestation des décisions : 2 mois à compter de notification du PV (art. 18)

PV d'AG

• Doit reprendre toutes les décisions, votes pour/contre/abstention par copropriétaire
• Notifié par lettre recommandée à tous les copropriétaires dans les 2 mois

7. Comptabilité de copropriété

Plan comptable spécifique

Pas de PCN imposé pour les copropriétés (≠ entreprises). En pratique, plan comptable simplifié :

Compte	Intitulé
10x	Fonds
11x	Réserves & report
40x	Copropriétaires (créanciers/débiteurs)
45x	Fournisseurs
51x	Banques
6xx	Charges
7xx	Produits

Documents obligatoires

• Budget prévisionnel voté en AG
• Compte de gestion annuel (compte de résultat de la copro)
• Annexes : état des dettes/créances, état des copropriétaires (à jour/en retard)
• Bilan d'ouverture/clôture des fonds
• Carnet d'entretien de l'immeuble (passeport bâtiment, depuis 2020)

8. Appels de fonds

Trimestriels (usage courant)

Trimestre N
Quote-part = (budget annuel × 1/4) × tantièmes lot / total tantièmes

Échéance : 1er jour du trimestre.

Travaux exceptionnels

Appels spéciaux : un appel par tranche selon avancement, voté en AG.

9. Impayés

Procédure recommandée

Délai	Action
J+15	Lettre de relance simple
J+30	Mise en demeure par lettre recommandée AR
J+45	Saisie d'un avocat si > 2 trimestres impayés
J+60	Procédure d'injonction de payer (Justice de Paix si < 15 000 €)

Privilège du syndicat

Le syndicat des copropriétaires bénéficie d'un privilège immobilier spécial sur le lot du débiteur (art. 1, RGD 13 juin 1975) — limité aux charges de l'année en cours et 2 années précédentes.

Vente de lot avec impayés

À la vente, le notaire doit demander au syndic un état des sommes dues (« certificat article 18-1 »). Le solde est apuré sur le prix de vente.

10. Travaux

Catégories

Type	Majorité	Exemple
Maintenance	Majorité simple	Réparation porte garage, peinture cage
Amélioration / mise en conformité	Majorité absolue	Ravalement façade, isolation toiture
Énergie / accessibilité	Majorité absolue assouplie	PAC, panneaux solaires, ascenseur
Surélévation / aliénation	Unanimité	Construction étage supplémentaire

Procédure

1. Devis (≥ 3 si > 2 000 €)
2. Inscription à l'ordre du jour AG
3. Vote
4. Notification du PV
5. Délai de contestation 2 mois
6. Lancement travaux + appels de fonds
7. Réception + facture finale

11. Sinistres

• Déclaration à l'assureur multirisque immeuble dans 5 jours ouvrés
• Expertise contradictoire si désaccord
• Application de la convention IRSI (Indemnisation et Recours Sinistres Immeuble) pour partage assureurs

12. Transition de syndic (changement)

1. Vote en AG sur non-renouvellement ou révocation + désignation nouveau syndic
2. Délai de transition : 1 mois pour transmission complète des documents (loi 2019)
3. Documents à transmettre :
   • Comptabilité complète + pièces justificatives
   • Carnet d'entretien
   • Contrats fournisseurs
   • Sinistres en cours
   • Procédures judiciaires en cours
   • Soldes des comptes bancaires
4. Reddition de comptes contradictoire
5. Pénalité en cas de retard : 1 % par jour de retard

13. Workflow type — préparation AG annuelle

1. J-90 : préparer comptes annuels + budget prévisionnel N+1
2. J-60 : envoyer aux conseillers syndicaux pour validation
3. J-15 : convocation officielle (recommandée AR) + ordre du jour + annexes
4. Jour J : tenir l'AG (président, secrétaire, votes)
5. J+15 : rédiger PV
6. J+60 : notification PV par recommandée AR
7. J+60 + 60 jours : fin du délai de contestation
8. Exécuter les décisions

14. Tableau de bord type d'un parc

À fournir au client mandant ou au conseil syndical :

Indicateur	Fréquence
Taux de recouvrement des appels	Mensuel
Solde compte courant + fonds prévoyance	Mensuel
Nombre de copropriétaires en retard	Mensuel
Sinistres en cours	Mensuel
Travaux votés non lancés / en cours	Mensuel
Date prochaine AG	Trimestriel
Renouvellement carnet entretien	Annuel

15. Erreurs fréquentes

• Convoquer une AG sans annexer les devis des travaux à voter (résolution attaquable)
• Voter une décision à majorité simple alors que la nature exigeait majorité absolue
• Oublier le délai de 15 jours pour la convocation (résolution annulable)
• Ne pas tenir de carnet d'entretien (obligatoire depuis 2020)
• Cumuler les fonds plusieurs copropriétés sur un seul compte (interdit depuis 2020 sauf dispense)
• Oublier le fonds de prévoyance 5 % dans le budget
• Ne pas demander le certificat 18-1 au syndic à la vente

Garde-fous

• Vérifier la dernière version de la loi 1975 et de la loi de réforme 2019 sur legilux.public.lu
• Adapter les majorités selon la nature exacte de la résolution
• Pour vote à distance / vidéoconférence : autorisé depuis 2020 si le règlement de copropriété le permet et la convocation le précise