Project management

PM Manager Skill

Skill hỗ trợ Project Manager thực hiện toàn bộ tác vụ quản lý dự án, tích hợp trực tiếp với Jira & Confluence qua Atlassian MCP.

⚠️ Bước đầu tiên bắt buộc: Luôn gọi getAccessibleAtlassianResources để lấy cloudId trước khi thao tác với Jira hoặc Confluence.

---

Bản đồ tác vụ

📋 Quản lý dự án

#	Tác vụ	Trigger chính	Output
1	Sprint Planning	"lập kế hoạch sprint", "sprint planning"	Confluence page + Jira Sprint
2	Roadmap	"lập roadmap", "kế hoạch quý"	Confluence page timeline
3	PRD	"viết PRD", "đặc tả tính năng"	Confluence page
4	User Stories	"viết user story", "tạo issue"	Jira issues
5	Meeting Notes	"tổng hợp meeting", "họp xong"	Confluence page + Jira tasks
6	Risk Register	"rủi ro dự án", "risk register"	Confluence page
7	Resource Planning	"phân bổ nhân lực", "team capacity"	Confluence page
8	Cost Management	"ngân sách", "budget", "chi phí"	Confluence page
9	Timeline	"timeline", "gantt", "milestone"	Confluence page

🏥 Giám sát & Cảnh báo

#	Tác vụ	Trigger chính	Output
10	Sprint Health Check	"health check sprint", "sprint đang thế nào"	Báo cáo Confluence 🟢🟡🔴
11	Daily Task Health Check	"daily check", "task hôm nay"	Báo cáo standup nhanh
12a	Cảnh báo quá hạn	"issue quá hạn", "overdue"	Danh sách ưu tiên theo mức độ
12b	Cảnh báo thiếu thông tin	"missing fields", "completeness"	Completeness score + danh sách fix

📊 Agile / Scrum / XP

#	Tác vụ	Trigger chính	Output
13	Tạo slide từ wiki	"slide từ Confluence", "tạo pptx"	File .pptx
14	Scrum Ceremonies	"retro", "review sprint", "grooming"	Confluence + Jira
15	Agile Estimation	"planning poker", "estimate story"	Điểm + phân tích
16	Kanban	"WIP limit", "cycle time", "bottleneck"	Phân tích + gợi ý
17	Anti-pattern detection	mô tả quy trình team	Cảnh báo + đề xuất

📖 Chi tiết Agile/Scrum/XP: references/agile-frameworks.md 📖 Chi tiết Atlassian MCP & JQL: references/atlassian-mcp.md

---

Quy trình thực hiện

1. Nhận yêu cầu → Xác định tác vụ (tra bảng trên)
2. Thu thập thông tin còn thiếu (hỏi ngắn gọn)
3. Preview output → xin xác nhận trước khi đẩy lên Jira/Confluence
4. Tạo nội dung & tích hợp

Nguyên tắc hành xử:

• 🔍 Preview trước: Hiển thị nội dung sẽ tạo, hỏi xác nhận trước khi push
• 🔗 Liên kết chéo: PRD trên Confluence → tự động link Epic Jira tương ứng
• 🇻🇳 Tiếng Việt: Ưu tiên tiếng Việt trong output trừ khi yêu cầu khác
• ⚡ Chủ động: Nếu nhận nội dung thô (transcript, ghi chú), tự trích xuất action items / rủi ro / quyết định mà không cần hỏi thêm

---

Chi tiết từng tác vụ

1. Sprint Planning

Trigger: "lập kế hoạch sprint", "sprint planning", "tạo sprint"

Thông tin cần thu thập:

• Tên Sprint, số thứ tự
• Ngày bắt đầu / kết thúc
• Mục tiêu Sprint (Sprint Goal)
• Danh sách issue/story sẽ đưa vào sprint
• Velocity trung bình của team (nếu có)
• Capacity từng thành viên (ngày làm việc)

Output → Confluence: Tạo trang "Sprint [N] Planning" trong không gian Confluence với cấu trúc:

# Sprint [N] Planning — [Ngày]

## 🎯 Sprint Goal
[Mục tiêu cụ thể, đo lường được]

## 📅 Timeline
- Start: [ngày]
- End: [ngày]
- Working days: [số ngày]

## 👥 Team Capacity
| Member | Available Days | Points Capacity |
|--------|---------------|-----------------|
| ...    | ...           | ...             |

## 📋 Sprint Backlog
| Story | Points | Assignee | Priority |
|-------|--------|----------|----------|
| ...   | ...    | ...      | ...      |

**Total committed:** [X] points / [Y] story points capacity

## 🚧 Dependencies & Blockers
[Liệt kê]

## ✅ Definition of Done
[Tiêu chí hoàn thành]

Output → Jira: Tạo Sprint mới và move các issue vào sprint đó.

---

2. Roadmap

Trigger: "lập roadmap", "kế hoạch quý", "quarterly planning", "product roadmap"

Thông tin cần thu thập:

• Thời gian roadmap (Q1/Q2/năm...)
• Các epic/theme lớn
• Milestone quan trọng
• Phụ thuộc giữa các hạng mục

Output → Confluence: Trang Roadmap với bảng theo quý:

## Roadmap [Năm/Kỳ]

### Mục tiêu chiến lược
[Tóm tắt định hướng]

### Timeline

| Epic / Initiative | Q1 | Q2 | Q3 | Q4 | Owner | Status |
|-------------------|----|----|----|----|-------|--------|
| ...               | 🟩 | 🟩 | ⬜ | ⬜ | ...   | ...    |

Chú thích: 🟩 In Progress / Planned  ✅ Done  ⬜ Not started  🔴 Blocked

### Milestones
| Milestone | Target Date | Dependencies |
|-----------|-------------|--------------|
| ...       | ...         | ...          |

---

3. PRD (Product Requirements Document)

Trigger: "viết PRD", "product requirements", "đặc tả sản phẩm", "tính năng mới"

Thông tin cần thu thập:

• Tên tính năng / dự án
• Vấn đề cần giải quyết (Problem Statement)
• Đối tượng người dùng (Target Users)
• Scope trong / ngoài (In/Out of scope)
• Success metrics
• Timeline dự kiến

Output → Confluence (dùng template chuẩn):

# PRD: [Tên tính năng]

**Status**: Draft | Review | Approved
**Author**: [Tên PM]
**Last Updated**: [Ngày]
**Epic**: [Link Jira Epic]

---

## 1. Problem Statement
[Mô tả rõ ràng vấn đề & tại sao cần giải quyết]

## 2. Goals & Success Metrics
| Goal | Metric | Target |
|------|--------|--------|
| ... | ... | ... |

## 3. User Stories (tóm tắt)
[Link sang Jira hoặc liệt kê các story chính]

## 4. Scope
**In Scope**: ...
**Out of Scope**: ...

## 5. Requirements
### Functional Requirements
[Danh sách yêu cầu chức năng]

### Non-Functional Requirements
- Performance: ...
- Security: ...
- Scalability: ...

## 6. Design & Technical Notes
[Link Figma, Tech Spec nếu có]

## 7. Timeline
| Phase | Duration | Deliverable |
|-------|----------|-------------|
| ... | ... | ... |

## 8. Risks & Mitigation
[Xem Risk Register liên quan]

## 9. Open Questions
- [ ] ...

---

4. User Stories

Trigger: "viết user story", "tạo story", "tạo issue", "acceptance criteria"

Format chuẩn:

**As a** [loại người dùng],
**I want to** [hành động / tính năng],
**So that** [lợi ích / giá trị đạt được].

**Acceptance Criteria**:
- [ ] Given [bối cảnh], When [hành động], Then [kết quả]
- [ ] ...

**Story Points**: [1 / 2 / 3 / 5 / 8 / 13]
**Priority**: Critical / High / Medium / Low

Output → Jira: Tạo issue loại "Story" với description theo format trên, gán epic, label, assignee nếu có.

Nếu người dùng cung cấp một tính năng/PRD, tự động tách thành nhiều User Stories nhỏ theo nguyên tắc INVEST:

• Independent, Negotiable, Valuable, Estimable, Small, Testable

---

5. Meeting Notes & Action Items

Trigger: "tổng hợp meeting", "họp xong", "ghi lại cuộc họp", "meeting notes", "action items"

Thông tin cần thu thập:

• Tên cuộc họp, ngày/giờ
• Người tham dự
• Nội dung thảo luận (paste transcript hoặc ghi chú thô)
• Quyết định đã đưa ra

Output → Confluence:

# Meeting Notes — [Tên cuộc họp] | [Ngày]

**Attendees**: [Danh sách]
**Facilitator**: [Tên]
**Note taker**: [Tên]

---

## 📋 Agenda & Discussion

### [Chủ đề 1]
- [Tóm tắt điểm thảo luận]
- **Quyết định**: [Nếu có]

### [Chủ đề 2]
...

---

## ✅ Action Items

| # | Action | Owner | Due Date | Status |
|---|--------|-------|----------|--------|
| 1 | ... | ... | ... | Open |
| 2 | ... | ... | ... | Open |

---

## 🔜 Next Meeting
- **Ngày**: [...]
- **Agenda dự kiến**: [...]

Output → Jira: Tự động tạo các Jira task cho từng action item (nếu người dùng xác nhận).

---

6. Risk Register

Trigger: "risk register", "quản lý rủi ro", "rủi ro dự án", "risk assessment", "liệt kê rủi ro"

Thông tin cần thu thập:

• Tên dự án / sprint
• Danh sách rủi ro đã biết (hoặc Claude sẽ gợi ý dựa trên context)

Output → Confluence:

# Risk Register — [Tên Dự án]

**Cập nhật lần cuối**: [Ngày]
**Owner**: [PM]

## Ma trận rủi ro

| ID | Rủi ro | Khả năng xảy ra | Mức độ ảnh hưởng | Risk Score | Chiến lược xử lý | Owner | Trạng thái |
|----|--------|-----------------|------------------|------------|-------------------|-------|------------|
| R1 | ... | Cao/Trung/Thấp | Cao/Trung/Thấp | ... | Avoid/Mitigate/Transfer/Accept | ... | Open |

## Chi tiết từng rủi ro

### R1: [Tên rủi ro]
- **Mô tả**: ...
- **Trigger**: Dấu hiệu nhận biết khi rủi ro xảy ra
- **Kế hoạch ứng phó**: ...
- **Contingency**: Nếu rủi ro xảy ra, sẽ làm gì

Risk Score = Khả năng × Mức độ (thang 1-5):

• 1-4: Thấp 🟢 | 5-9: Trung bình 🟡 | 10-25: Cao 🔴

---

7. Resource Planning

Trigger: "resource planning", "phân bổ nhân lực", "ai làm gì", "team capacity", "nguồn lực"

Thông tin cần thu thập:

• Danh sách thành viên và role
• Thời gian có thể làm việc (ngày/tuần)
• Các dự án / sprint đang song song
• Kỹ năng chuyên biệt cần thiết

Output → Confluence:

# Resource Plan — [Tên Dự án / Sprint]

## Team Overview
| Member | Role | Skill | Availability (%) | Allocated Project |
|--------|------|-------|-----------------|-------------------|
| ...    | ...  | ...   | ...             | ...               |

## Allocation Matrix (theo tuần)
| Member | Week 1 | Week 2 | Week 3 | Week 4 | Total |
|--------|--------|--------|--------|--------|-------|
| ...    | X%     | X%     | X%     | X%     | ...   |

## Cảnh báo Over-allocation
[Liệt kê thành viên bị overload > 100%]

## Gap Analysis
[Kỹ năng / nhân lực còn thiếu]

---

8. Cost Management

Trigger: "quản lý chi phí", "budget", "ngân sách", "cost tracking", "chi phí dự án"

Thông tin cần thu thập:

• Tổng ngân sách dự án
• Các hạng mục chi phí (nhân lực, công cụ, vendor, ...)
• Chi phí thực tế đến hiện tại

Output → Confluence:

# Budget Tracker — [Tên Dự án]

## Tóm tắt ngân sách
| Hạng mục | Budget | Actual | Forecast | Variance | Status |
|----------|--------|--------|----------|----------|--------|
| Nhân lực | ... | ... | ... | ... | 🟢/🟡/🔴 |
| Công cụ  | ... | ... | ... | ... | ... |
| **Total**| ...  | ...  | ...      | ...      | ...    |

## Chi tiết nhân lực
| Member | Rate | Days Planned | Days Actual | Cost Planned | Cost Actual |
|--------|------|-------------|------------|--------------|-------------|
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |

## Cost Variance Analysis
- **CPI** (Cost Performance Index): [Actual/Budget]
- **SPI** (Schedule Performance Index): [nếu có earned value]
- **Nhận xét**: [Phân tích nguyên nhân chênh lệch]

## Forecast to Complete
[Dự báo chi phí đến khi hoàn thành]

---

9. Timeline Management

Trigger: "timeline", "gantt", "milestone", "lịch dự án", "schedule", "deadline"

Thông tin cần thu thập:

• Các phase/milestone chính
• Ngày bắt đầu / kết thúc từng phase
• Dependencies giữa các task
• Buffer time dự kiến

Output → Confluence: Bảng timeline + phân tích critical path

# Project Timeline — [Tên Dự án]

## Milestones
| Milestone | Target Date | Owner | Status | Notes |
|-----------|-------------|-------|--------|-------|
| Kickoff   | ...         | ...   | ✅     | ...   |
| MVP       | ...         | ...   | 🔄     | ...   |
| Go-live   | ...         | ...   | ⏳     | ...   |

## Phase Breakdown
| Phase | Start | End | Duration | Dependencies | Owner |
|-------|-------|-----|----------|-------------|-------|
| ...   | ...   | ... | X days   | ...         | ...   |

## Critical Path
[Liệt kê chuỗi task dài nhất ảnh hưởng đến deadline]

## Schedule Health
- **Tổng thời gian còn lại**: X ngày
- **Buffer còn lại**: X ngày (X%)
- **Rủi ro trễ deadline**: 🟢 Thấp / 🟡 Trung bình / 🔴 Cao

---

10. Sprint Health Check

Trigger: "health check sprint", "sprint đang thế nào", "tình trạng sprint", "sprint status", "review sprint", "sprint có vấn đề gì không"

Thông tin cần thu thập:

• Tên project / sprint cần check (hoặc lấy sprint đang active)

Quy trình:

1. Gọi Jira lấy tất cả issues trong sprint hiện tại (sprint in openSprints())
2. Phân tích theo các chỉ số bên dưới
3. Tạo báo cáo Health Check lên Confluence

Chỉ số đánh giá:

Chỉ số	Tốt 🟢	Cảnh báo 🟡	Nguy hiểm 🔴
% Story hoàn thành	≥ tiến độ thời gian	Chênh lệch < 20%	Chênh lệch ≥ 20%
Số issue blocked	0	1–2	≥ 3
Số issue chưa assign	0	1–2	≥ 3
Số issue chưa estimate	0	< 10%	≥ 10%
Scope creep (issue thêm giữa sprint)	0	1–2	≥ 3
Story point còn lại vs. ngày còn lại	Cân đối	Hơi lệch	Lệch nhiều

Output → Confluence:

# 🏥 Sprint Health Check — [Sprint Name] | [Ngày]

## Tổng quan
| Chỉ số | Giá trị | Trạng thái |
|--------|---------|------------|
| Ngày đã qua / Tổng ngày | X / Y ngày | ... |
| Story points done / total | X / Y pts | 🟢/🟡/🔴 |
| Issues Done / Total | X / Y | ... |
| Velocity dự báo | X pts | ... |

## ⚠️ Vấn đề phát hiện
- 🔴 [Mô tả vấn đề nghiêm trọng + link issue Jira]
- 🟡 [Cảnh báo + đề xuất xử lý]

## 📋 Chi tiết theo trạng thái
| Status | Số lượng | Story Points |
|--------|----------|-------------|
| To Do | ... | ... |
| In Progress | ... | ... |
| In Review | ... | ... |
| Done | ... | ... |
| Blocked | ... | ... |

## 🎯 Khuyến nghị
1. [Hành động cụ thể cần làm ngay]

## 📈 Dự báo kết quả Sprint
- **Lạc quan**: Hoàn thành X% mục tiêu
- **Thực tế**: Hoàn thành Y% mục tiêu
- **Rủi ro**: [Mô tả nếu sprint có nguy cơ fail]

---

11. Daily Task Health Check

Trigger: "daily check", "kiểm tra task hôm nay", "task nào đang có vấn đề", "standup report", "báo cáo daily", "task health"

Quy trình:

1. Lấy tất cả issues In Progress trong sprint active
2. Kiểm tra từng issue theo các tiêu chí bên dưới
3. Tạo báo cáo nhanh dùng trong Daily Standup

Tiêu chí cảnh báo cho từng task:

• 🔴 Quá hạn: Due date đã qua mà chưa Done
• 🔴 In Progress quá lâu: Task ở In Progress > 3 ngày không cập nhật
• 🟡 Thiếu assignee: Issue không có người phụ trách
• 🟡 Thiếu due date: Issue In Progress mà không có deadline
• 🟡 Thiếu story points: Chưa estimate
• 🟡 Blocked chưa giải thích: Có label Blocked mà không có comment
• ⚪ Không có activity: Không có comment/update trong 24h

Output (hiển thị trong chat + tùy chọn lưu Confluence):

# 📋 Daily Health Check — [Ngày]  Sprint: [Tên]

### 🔴 Cần xử lý ngay
| Issue | Vấn đề | Assignee | Due Date |
|-------|---------|----------|----------|
| KEY-123 Tên task | Quá hạn 2 ngày | @Nam | 15/03 |
| KEY-145 Tên task | In Progress 5 ngày, không update | @Mai | - |

### 🟡 Cần chú ý
| Issue | Vấn đề | Đề xuất |
|-------|---------|---------|
| KEY-130 | Thiếu due date | Thêm deadline |
| KEY-132 | Blocked, chưa có giải pháp | Comment hướng xử lý |

### ✅ Đang tiến triển tốt
KEY-120, KEY-125, KEY-128: Đúng tiến độ

### 📣 Gợi ý cho Standup hôm nay
- Ưu tiên unblock KEY-145 — đã bị block 2 ngày
- Confirm due date cho KEY-130 trước EOD

---

12. Cảnh báo Quá hạn & Thiếu thông tin

Trigger: "cảnh báo deadline", "issue nào quá hạn", "thiếu thông tin", "missing fields", "overdue", "issue chưa đủ thông tin", "kiểm tra completeness"

12a. Cảnh báo quá hạn

Lấy issues với JQL: project = [KEY] AND due < now() AND status != Done

## ⏰ Danh sách Quá hạn — [Project] | [Ngày]

| Mức độ | Issue | Tiêu đề | Assignee | Due Date | Trễ (ngày) |
|--------|-------|---------|----------|----------|------------|
| 🔴 Nghiêm trọng | KEY-12 | ... | @Nam | 10/03 | 8 ngày |
| 🟡 Cảnh báo | KEY-34 | ... | @Mai | 14/03 | 4 ngày |

Tổng: X issues quá hạn | Nghiêm trọng: X | Cảnh báo: X

12b. Cảnh báo thiếu thông tin

Kiểm tra các trường bắt buộc theo loại issue:

Loại Issue	Trường bắt buộc kiểm tra
Story	Assignee, Story Points, Due Date, Acceptance Criteria, Epic link
Task	Assignee, Due Date, Description
Bug	Assignee, Priority, Steps to Reproduce, Severity
Epic	Owner, Target Date, Description

## ⚠️ Thiếu thông tin — [Project]

| Issue | Loại | Thiếu trường | Hành động |
|-------|------|-------------|-----------|
| KEY-23 | Story | Story Points, AC | Cần estimate & viết AC |
| KEY-45 | Bug | Steps to Reproduce | Dev cần bổ sung |
| KEY-67 | Task | Assignee | PM cần assign |

Completeness Score: X% (Y/Z issues đầy đủ thông tin)

Sau khi hiển thị, hỏi: "Bạn có muốn tôi tạo Jira task reminder cho từng vấn đề không?"

---

13. Tạo Slide từ Wiki/Confluence

Trigger: "tạo slide từ wiki", "tạo presentation từ Confluence", "xuất slide", "làm deck từ trang Confluence", "convert wiki sang powerpoint", "tạo pptx từ", "slide từ"

Thông tin cần thu thập:

• URL hoặc tên trang Confluence cần chuyển thành slide
• Mục đích buổi trình bày (nội bộ / khách hàng / stakeholder)
• Số slide tối đa (mặc định: chia hợp lý theo nội dung)
• Có cần speaker notes không?
• Màu chủ đạo (mặc định: xanh Atlassian #0052CC)

Quy trình:

1. Lấy nội dung trang Confluence qua getConfluencePage
2. Phân tích cấu trúc heading → slide
3. Tạo file .pptx bằng python-pptx
4. Xuất file → present_files để người dùng tải về

Nguyên tắc chuyển đổi Wiki → Slide:

Yếu tố Wiki	Chuyển thành
Tiêu đề trang	Slide 1: Title slide
Heading H1	Slide mới: Section divider
Heading H2	Slide mới: Content slide
Heading H3	Bullet point hoặc sub-slide
Bảng (table)	Slide bảng / so sánh
Danh sách	Bullets (tối đa 5 bullets/slide)
Đoạn văn dài	Tóm tắt thành 3–5 key points
Code block	Slide code với font monospace

Cấu trúc slide mặc định:

Slide 1:    [Title] — Tên trang + Ngày + Author
Slide 2:    [Agenda] — Danh sách các mục chính
Slide 3..N: [Section + Content] — Theo cấu trúc Heading
Slide cuối: [Next Steps / Q&A]

Kỹ thuật tạo PPTX:

• Dùng python-pptx (pip install python-pptx)
• Font: Calibri (heading 36pt bold, body 20pt)
• Theme màu: accent color theo yêu cầu người dùng
• Layouts: Title Slide, Section Header, Bullet Content, Table, Blank
• Nếu speaker notes được yêu cầu: thêm nội dung chi tiết hơn từ wiki gốc vào notes của mỗi slide